Google 雲端硬碟怎麼用？15 GB 空間、分享與資料夾整理一次看懂

把檔案放進雲端硬碟，很像把紙本資料收進辦公室的檔案櫃。櫃子本身不難買，真正麻煩的是之後誰拿得到哪一格、哪一格的鑰匙又給了誰。檔案一多，找不到的人越來越多，分享出去的連結也越來越說不清楚開放給了誰。

這類混亂多半出在一開始沒想好資料夾怎麼分。Google 雲端硬碟的共用權限是跟著資料夾走的，資料夾分得清楚，後面分享、收回、交接都會省下一大半力氣。

操作入口其實不難找，比較容易出錯的是空間怎麼算、權限怎麼沿用，以及人員離開時檔案歸誰。

Google 雲端硬碟是什麼？

「雲端硬碟」本身是泛稱，各家服務都有自己的版本，多數人最常用到的是 Google 雲端硬碟（英文名 Google Drive，口語也有人簡稱 gdrive）。它是 Google 帳戶附帶的雲端檔案空間，登入就能使用，上傳的檔案和自己建立的 Google 文件、試算表、簡報與表單，都放在同一個地方。

在網頁版左側可以看到幾個固定專區：「首頁」列出近期開啟、共用或編輯過的檔案，「我的雲端硬碟」放你上傳或同步的檔案與資料夾，「與我共用」放別人分享給你的內容，另外還有「已加星號」與「垃圾桶」。起始網頁可以到設定裡改成「首頁」或「我的雲端硬碟」，依個人習慣調整即可。

用 Google 帳戶登入，網頁、手機與電腦共用同一份檔案

網頁版、手機 App 與電腦版（Windows、macOS 專用的應用程式）登入的是同一個帳戶，看到的是同一份檔案。在網頁上改了檔名、移動了資料夾，手機與電腦上的畫面也會跟著變，因為資料都存在雲端，不是各裝置各存一份。

常被搞混的是「我的雲端硬碟」與「與我共用」的關係。別人分享給你的檔案不會自動出現在「我的雲端硬碟」，沒有另外整理的話，就只會留在「與我共用」裡，用捷徑把它歸位是常見的解法。

離線使用有一些前提。Google 的說明文件指出，透過網頁版離線時只能檢視與編輯 Google 文件、試算表與簡報，而且要用 Chrome 或 Microsoft Edge，安裝並啟用 Google 文件離線版擴充功能，再到雲端硬碟設定勾選離線選項。電腦版則另有一套規則，雙向同步與串流兩種模式在離線時的表現並不相同。

公司或學校帳戶與個人帳戶的共用選項不同

同樣是 Google 雲端硬碟，個人 Gmail 帳戶與公司或學校管理的 Google 帳戶，看到的共用選項並不一樣。公司或學校帳戶的系統管理員可以限制誰能存取發布的檔案，分享時也可以從建議的收件者中選擇共用對象，符合條件的帳戶還能對共用對象新增存取到期日。

所以用公司帳戶時，若發現某個分享選項跟教學畫面不一樣，先別急著懷疑自己找錯地方，可能只是組織的設定不同。

雲端硬碟、Gmail 與相簿共用 15 GB 免費空間

每個 Google 帳戶都附有 15 GB 的免費儲存空間，這份額度由雲端硬碟、Gmail 與 Google 相簿共用，Android 版 WhatsApp 的備份也算在內。換句話說，信箱裡堆了大量附件，雲端硬碟能用的空間就會變少，這幾項服務等於是從同一個水桶裡舀水。

空間不夠時，可以另外購買儲存空間，最低從 Google One 的 100 GB 方案起。公司與學校帳戶的容量則依方案而異，由管理員決定。

原生 Google 文件、垃圾桶與共用檔案的空間計算

三個計算規則最容易讓人誤會。第一，原生的 Google 文件、試算表、簡報等檔案，2021 年 6 月 1 日後建立或編輯的會耗用配額，在這個日期之前上傳或最後一次編輯的則不會。也就是說，一份舊文件只要近期又被編輯過，就會開始占用額度。

第二，垃圾桶裡的檔案在永久刪除之前仍然占空間，隱藏的應用程式資料與背景系統檔案也會計入總用量。很多人刪了一堆檔案卻發現空間沒變，原因多半出在垃圾桶沒有清空。

第三，共用資料夾裡的檔案只耗用原始擁有者的配額，不影響共用對象的空間。但如果你替共用檔案建立副本，或把自己的檔案新增到別人與你共用的資料夾，這些新檔案就會算在你自己的額度上。擁有權轉移之後，檔案也會改算新擁有者的空間，不再占用原擁有者的額度。

空間用盡後 Gmail 也會受影響，清理先從垃圾桶開始

帳戶儲存空間用盡後，有三個地方會受到影響：雲端硬碟無法上傳或建立檔案，Gmail 的收發郵件可能受到影響，相片與影片也沒辦法再備份到 Google 相簿。帳戶本身仍然可以登入使用，但在用量降回配額以內之前，受影響的 Google 文件、試算表、簡報等檔案，任何人都無法編輯或複製。

如果空間用量超出配額達 2 年，帳戶內的 Gmail、雲端硬碟與相簿內容可能會被移除。Google 的說明文件寫明，內容將被刪除前，至少會提前 3 個月以電子郵件或產品內通知聯絡，並讓使用者有機會處理。

清理的順序可以這樣排：先清空垃圾桶，這是釋出空間最快的方法；如果隔一段時間後仍顯示用盡，再到雲端硬碟左側的「儲存空間」，按「儲存空間使用量」就能依檔案大小排序，先處理最大的幾個檔案最有效率。

重複檔案則要手動找，Google 說明文件給的方法是在清單檢視下依名稱排序，或用搜尋列找特定名稱與類型；實務上可以再留意檔名帶有 (1) 或「副本」字樣的檔案。刪除後，空間用量不一定馬上反映，Google 表示大量刪除後通常需要 48 至 72 小時才會顯示正確的數字。

檔案上傳、Office 編輯、設計檔預覽與下載

多數人遇到的問題其實很具體：Word、Excel 丟上去能不能直接改，以及別人分享的檔案為什麼下載不了。容量方面倒不太需要擔心，單一檔案最大可到 5 TB（指非 Google 原生格式的檔案），Google 試算表則另有 1,000 萬個儲存格的上限，日常使用很少碰到。

網頁版與手機 App 的上傳入口和格式轉換設定

網頁版的做法是按左上方的「新增」，再選「檔案上傳」或「資料夾上傳」，也可以直接把檔案拖曳到畫面上。上傳的位置可以是私人資料夾，也可以是共用資料夾。

手機 App 的入口同樣是「新增」，以 iPhone 與 iPad 為例，開啟 App 後輕觸「新增」，再選「檔案上傳」，接著挑檔案、選位置，最後輕觸「上傳」。在 Chrome 裡開啟 PDF 時，還可以按檢視器右上角的「儲存到雲端硬碟」圖示，檔案會存進「透過 Chrome 儲存」資料夾。

上傳 Word 之類的檔案時，系統預設不會轉成 Google 格式。想要自動轉換，要到雲端硬碟設定裡勾選「將上傳的檔案轉換成 Google 文件編輯器格式」，不想改動原格式就維持預設。

Word、Excel 檔案可直接編輯，巨集與密碼另有限制

Office 檔案在雲端硬碟裡按兩下，就能在 Google 文件、試算表或簡報中開啟並直接編輯。另一個做法是 Office 相容模式（OCM），它只能在電腦上的 Chrome 使用，需要先安裝擴充功能，可以從雲端硬碟、文件、試算表、簡報主畫面與 Gmail 開啟並編輯 Office 檔案。

選哪一種，取決於要不要和別人即時共編。Google 的說明文件建議，要與其他人即時協作，就直接在 Google 文件、試算表或簡報中編輯 Office 檔案；只是自己在電腦上開檔修改，Office 相容模式也能處理。

以這種方式直接編輯 Office 檔案，有幾項限制要先知道。首先是不支援巨集，Word 與 PowerPoint 內嵌的圖表和影片會被轉成圖片。受密碼保護的檔案只有 .docx、.pptx 與 .xlsx 能預覽或編輯，選擇編輯時，檔案上的密碼會被移除，存取權改由雲端硬碟的共用功能控管。要存回 Office 格式時，可以選 .docx、.xlsx 與 .pptx。

AI、PSD 等設計檔能預覽，交付時仍要附原始檔

設計與行銷工作者常要把檔案交給同事或客戶，這時雲端硬碟的預覽支援就很實用。Google 的說明文件列出，Adobe Illustrator（.AI）、Photoshop（.PSD）、PDF、PostScript（.EPS）、SVG、TIFF 與 TrueType 字型（.TTF）都可以預覽，其中 TIFF 最適合搭配 RGB 的圖片。

不過說明文件也明講，雲端硬碟的預覽顯示的是完整檔案的精簡版本，實際用軟體開啟時，畫面可能略有不同。所以交付最終檔案時，建議另外附上原始檔，或匯出 PDF、PNG 讓對方確認，不要只靠預覽畫面。

交付客戶的資料夾可以這樣安排，一個專案一個資料夾，裡面再分「原始檔」「輸出檔」「待確認」三個子資料夾，整個專案資料夾只分享一個連結。這是實務上的建議，不是 Google 的規定，好處是對方只需要記住一個入口，而權限也只需要在最上層設一次。

下載格式的選擇與下載失敗的常見原因

原生的 Google 文件、試算表與簡報下載時，可以依檔案類型另存為 PDF、Microsoft Word（.docx）、PowerPoint（.pptx）、JPEG 等格式。格式依後續用途選，要交給別人當定稿就用 PDF，要讓對方繼續修改再選 Word 或 PowerPoint。

別人分享的檔案下載失敗，常見原因有四種：

1. 擁有者限制了檢視者與加註者的列印、下載與複製。這種情況只能請擁有者調整設定。
2. 瀏覽器封鎖了第三方 Cookie，網頁版就可能無法下載，需要把雲端硬碟的網址加入允許清單。
3. 瀏覽器擴充功能造成干擾，可以停用擴充功能後再試。
4. 出現「最近有太多使用者查看或下載這個檔案」的錯誤，這是短時間內大量瀏覽或下載造成的暫時限制，通常 24 小時內會重設。

遇到第 4 種情況時，如果你有檢視權限，可以先到「與我共用」建立副本，再從「我的雲端硬碟」下載副本。反過來說，擁有者要提供給大量對象下載時，Google 建議直接與特定的 Google 群組共用，而不是只靠公開連結。

資料夾整理從簡單的層級與固定命名開始

Google 的說明文件自己就寫明，整理雲端硬碟的檔案「沒有所謂正確的方法」。文件給的建議包括簡短有意義的檔名、資料夾與子資料夾、顏色、星號與說明，目標是讓檔案容易找、容易分享，結構簡單優先。

怎麼分資料夾還牽涉到權限，因為共用權限會一路沿用到裡面的所有檔案。分的時候順便想一想，這一包東西是不是要給同一批人看，這個判斷放在整理階段做，比事後逐檔調整權限省事得多。

專案資料夾加日期命名，層級先簡單再調整

Google 建議的做法是先從簡單的結構開始，再視需要調整，也就是每個專案各建一個資料夾，專案裡再依主題或工作分資料夾。層級要不要再往下切，可以用「找檔案要點幾次」來判斷，點了三、四層還沒找到，多半是切得太細了。這是實務上的判斷，不是 Google 給的數字。

檔名可以帶日期、專案名稱或關鍵字，說明文件的示範有日期（YYYY-MM_DD_Project_Notes）、專案名稱（Book Report_The Forest）與關鍵字（Math Homework_Chapter 5）。實際使用時，可以固定成「日期＋專案＋內容」的骨架，像「2025-03_龐果協會_活動海報」，排序後同一專案的檔案自然會靠在一起。

兩個細節值得留意。一次整理大量檔案時，變更可能要過一段時間才會顯示出來。另外，移動檔案需要在來源與目的地都有權限，沒有權限的話，只會在目的地建立捷徑，原檔仍留在原處。

顏色、星號與資料夾說明的標記用法

顏色用來讓人一眼分辨資料夾類型，Google 建議同類專案用同一種顏色。星號則是把常用的檔案或資料夾集中到「已加星號」專區，右鍵選「整理」，再選「新增至『已加星號』專區」即可。

說明欄適合記錄資料夾的用途或交接資訊，做法是對檔案或資料夾按右鍵，選「檔案資訊」下的「詳細資料」，在側邊面板底部就能新增。三種標記各管一件事才有效果，如果顏色已經用來區分客戶，星號就留給近期要處理的檔案，別讓兩種標記重複表達同一件事。

捷徑讓同一份檔案出現在不同位置

同一份檔案想放進兩個專案時，用捷徑比複製更好，因為原檔只有一份，改一次，兩邊都看得到最新內容。建立方式是對檔案按右鍵，選「整理」，再選「新增捷徑」並指定位置；在 Chrome 裡也可以先按 Ctrl+C，到新位置按 Ctrl+Shift+V。

捷徑也有幾個限制。刪除捷徑不會刪掉原始檔案，也無法建立指向另一個捷徑的捷徑；另外，資料夾不能建立副本，只能建立捷徑。

「與我共用」專區裡的檔案也可以用同樣的方式歸位。對檔案或資料夾按右鍵，選「整理」後新增捷徑，放到「我的雲端硬碟」或他人與你共用的任何雲端硬碟，之後就不用每次回「與我共用」去翻找。要注意的是，無法透過「電腦」檢視畫面直接把檔案新增到「我的雲端硬碟」。

雲端硬碟的篩選器與進階搜尋運算子

檔案多了以後，光靠整理不夠，還得會搜尋。搜尋列旁的篩選器可以依類型、使用者與上次修改日期過濾，並可以和檔名或內容關鍵字搭配，像是類型選「簡報」，再輸入「客戶」，就只會列出名稱或內容含「客戶」的簡報。搜尋結果預設依關聯性排序，點欄位標題可以改排序。

篩選器不夠用時，可以用進階搜尋運算子。下面這幾個對整理與分享最實用：

進階搜尋另外還有 creator（找特定使用者在共用雲端硬碟中建立的檔案）與 sharedwith（找特定 Workspace 帳戶或群組有權存取、但不是該帳戶擁有的檔案）等運算子，日常整理不必全部記住，上面這幾個就很夠用。用法不確定時，先用篩選器方塊縮小範圍，也是一個穩當的做法。

分享權限以資料夾為單位沿用到所有檔案

多數教學只教到「按共用、貼上電子郵件」，沒有說明權限會沿用，而日後最常出問題的正是這一點。分享的核心概念只有一句話，權限跟著資料夾走，角色怎麼選、範圍怎麼開、設錯了怎麼收回，都要從這句話出發。

檢視者、加註者、編輯者與擁有者的權限差異

分享時有四種角色，差別如下：

共用的對象是資料夾時，各角色的意思略有不同。編輯者可以在資料夾內開啟、編輯、刪除或移動任何檔案，也可以新增檔案；加註者可以在各檔案加註解與建議，但不能變更內容或再分享給別人；檢視者只能查看資料夾並開啟裡面的檔案。

還有幾個上限要知道。單一檔案最多只能共用給 600 組個人電子郵件地址，Google 文件、試算表與簡報最多同時在 100 個分頁或裝置中編輯。另外，分享時如果不想讓對方收到通知信，可以取消勾選「通知共用對象」。

指定對象分享與一般存取權的三個層級

分享有兩條路。第一條是輸入電子郵件或 Google 群組，指定特定對象；第二條是調整「一般存取權」，讓更多人只憑連結就能開啟。一般存取權有三個層級：

• 限制：只有具備存取權的使用者才能開啟檔案。
• 知道連結的使用者：不必登入 Google 帳戶，只要拿到連結就能使用。
• 公開：任何人都可以在 Google 上搜尋到並存取檔案，不需要登入。

這三種怎麼選，可以用對象多寡來判斷。只給特定對象看的檔案，用「指定對象」最穩；需要多人取用而無法一一列出時，才使用連結，同時也要知道連結一旦外流，拿到的人都能開。公開的範圍最大，連沒登入的人都有機會在 Google 上找到。

個人帳戶與公司帳戶的選項也不同。公司或學校帳戶可以選擇僅與特定目標對象共用，例如所屬部門，其中符合條件的帳戶還能為存取權新增到期日。此外，「發布到網路」是另一個獨立的功能，發布出去的內容需要自行停止發布，才會從網路上消失。

上層資料夾的權限會延伸到子資料夾與新增的檔案

Google 的說明文件寫得很清楚，共用資料夾或變更資料夾權限時，裡面的檔案與子資料夾會一起套用新的權限，日後新增到資料夾裡的檔案也會沿用。降低或移除某人對資料夾的權限，裡面所有項目也會跟著變動。

這個機制反過來也有限制。如果使用者對上層資料夾的存取權較高，就無法單獨調降他們對個別檔案的存取權，嘗試時雲端硬碟會引導你改為管理上層資料夾的權限。

另一種情況則是例外，如果某人對資料夾內的某個檔案本來就有更高的權限，例如資料夾只給檢視，某個檔案卻給了編輯，那他對這個檔案仍保有較高的權限。兩條規則看起來相反，其實都在說同一件事，對同一個人來說，資料夾給的權限是底線，個別檔案只能往上加，不能往下調；真的要調低，就得改用下面講的存取限制子資料夾。

這也是為什麼前面強調分資料夾的邏輯。一個資料夾裡混了「要給全公司看」和「只給主管看」的檔案，權限就很難設得乾淨；一開始就依對象分開，後面的設定自然單純。

機密檔案改放設有存取限制的子資料夾

遇到「大資料夾分享給一大群人，其中一個子資料夾只給少數人看」的需求，標準做法是對那個子資料夾開啟存取限制。步驟是用電腦開啟雲端硬碟，在資料夾上按右鍵，依序選「共用」、「共用」，點「設定」圖示，再開啟「限制存取『資料夾名稱』」，接著新增或移除可以存取的使用者。

沒有權限的人會看到什麼，取決於限制是怎麼套用的。手動套用的限制，沒有權限的人看到的是灰色、無法開啟的資料夾；系統自動套用的限制，沒有權限的人則完全找不到那個資料夾。

幾個限制需要留意。使用者無法對單一檔案直接設限，需要限制特定檔案時，要先建立一個新的子資料夾，把檔案移進去，再對這個子資料夾設限，最後分享給需要的人。存取限制的設定目前也無法一次管理多個資料夾。

誰能開關這個設定也有差別。在「我的雲端硬碟」，由資料夾擁有者啟用或停用，編輯者在被允許變更權限與分享時也可以；在共用雲端硬碟則由管理員處理。雲端硬碟電腦版則完全不能變更存取限制設定，即使是擁有者也一樣。

最後還有一個優先順序要注意，「具有存取權的使用者」與「一般存取權」一律優先於「已移除存取權」的清單，所以只要所屬群組有存取權，或檔案開放了一般存取，就算名字出現在移除清單裡，仍然開得了檔案。

與 Google 群組共用，存取權隨成員異動自動調整

小團隊或長期協作的專案，把資料夾分享給 Google 群組，會比一個個輸入電子郵件好管理得多。新成員加進群組，就自動取得群組擁有的檔案與資料夾存取權；成員離開群組，存取權也跟著消失，不需要回頭逐一調整。

做法分三步：先建立 Google 群組，再新增成員，最後把資料夾分享給這個群組。有一個細節要注意，群組成員需要先透過邀請信或連結開啟過這個資料夾，它才會出現在「與我共用」專區。

群組分享還有一個附帶的好處，檔案要給大量對象時，與群組共用比公開連結更不容易觸發前面提到的暫時下載限制。

擁有者可收緊的再分享、下載與到期日設定

擁有者可以收緊三件事。第一，取消勾選「編輯者可共用內容及變更權限」，編輯者就不能再變更權限或把檔案分享給別人。第二，在「可執行下載、複製及列印的使用者」下，只勾選要允許的角色，限制檢視者與加註者下載、列印與複製。第三，對共用對象新增存取到期日，這項功能僅適用符合條件的公司或學校帳戶。

如果在這個設定裡只指定「編輯者」，所選文件的複製貼上行為也會跟著改變，使用者可以在文件內複製貼上，可以把外部內容貼進文件，但無法把文件內容複製後貼到外部文件。在雲端硬碟電腦版中，受下載限制的檔案會顯示為 .gdrive 捷徑。

不過 Google 在說明文件裡自己也提醒，這些限制無法阻止使用者透過其他方式共用檔案內容，例如截圖。所以真正機密的內容，不要只靠「關下載」，更穩妥的做法是搭配前面講的「指定對象」與「限制存取的資料夾」。另外，單一檔案即使關閉了編輯者共用，只要有人取得整個資料夾的編輯權限、再把資料夾分享出去，新的使用者仍然可以存取這個檔案，因為檔案會自動沿用資料夾的權限。

刪除檔案不等於收回權限，交接改用擁有權轉移

收回權限最直接的做法，是把檔案的一般存取權改為「限制」，這樣只有具備存取權的使用者能開啟，也會覆寫沿用自上層資料夾的一般存取權設定（例如資料夾開放「知道連結的任何人」）。這裡調的是連結的開放範圍，跟前面講的個人權限是兩回事。個別人員的存取權，則可以在共用視窗的人員名稱旁選「移除存取權」。

刪除檔案不等於收回權限。自己擁有的共用檔案丟進垃圾桶後，在永久刪除之前，原本有檢視、加註或編輯權限的人仍然可以建立檔案副本，所以真的要收回，得進垃圾桶永久刪除。如果刪的是別人擁有的共用檔案，按下的其實是「移除」，系統只會從你的雲端硬碟拿掉，檔案仍在擁有者那裡，其他協作者也仍能存取。

人員交接時，擁有權轉移是更乾淨的做法。轉移有幾個規則：

• 只能轉給檔案或資料夾原本就共用的對象。
• 轉移資料夾不會連帶轉移裡面的檔案，檔案仍歸原擁有者。
• 對方接受之後，你會降為編輯者，新擁有者可以移除你的存取權，而且一旦接受就無法取消。
• 檔案轉移後改占新擁有者的儲存空間。
• 公司或學校帳戶只能把擁有權轉給組織內的其他使用者，個人帳戶的檔案則不能轉給公司或學校帳戶的使用者。

如果要找尚未處理的轉移要求，可以在搜尋列輸入 pendingowner:me。人員離職前，最好先把擁有權轉出去，公司帳戶則可以由 Google Workspace 管理員大量轉移。

垃圾桶、活動記錄與版本還原

分享與整理難免出錯，檔案可能被誤刪、被改壞，或是不知道誰動了什麼。雲端硬碟內建的三道保險各對應一種狀況，垃圾桶救誤刪，活動記錄查變更，版本記錄退回舊版，能不能救回來，要看各自的保留期限與限制。

垃圾桶保留 30 天，共用對象在永久刪除前仍可存取

移到垃圾桶的檔案，系統會在 30 天後永久刪除，期間可以還原，做法是到左側的「垃圾桶」，對檔案按右鍵選「還原」，也可以依「移至垃圾桶的日期」排序來找。

丟進垃圾桶不等於檔案已經消失。垃圾桶裡的檔案仍然占用儲存空間，擁有者丟進垃圾桶的共用檔案，共用對象在永久刪除之前也還能存取，所以要馬上釋出空間或真正收回存取權，都得手動清空垃圾桶。資料夾若有和電腦雙向同步或串流，移到垃圾桶的動作也會同步到兩邊。

活動記錄與非 Google 格式檔案的版本保留規則

活動記錄的位置在「我的雲端硬碟」右上方的「資訊」圖示，點選後切到「活動」，就能看到檔案發生過哪些變動，包括編輯或加註、變更檔案與資料夾名稱、移動或移除、上傳新檔案到資料夾，以及共用或取消共用。點選特定檔案，則能看到那份檔案自己的活動。

PDF、圖片這類非 Google 格式的檔案，舊版本有保留限制。如果版本已儲存 30 天，或已有 100 個較新的版本，系統可能會永久刪除該版本。想保留特定版本，可以到檔案的「更多」選單，選「管理版本」，在要留的版本上選「永久保存」，打勾的版本就不會被刪除，也可以下載。

Google 文件、試算表與簡報的版本記錄則是另一套機制，與雲端硬碟檔案的版本管理不同。需要還原這類文件的舊版時，要打開那份文件從裡面查看，而不是到雲端硬碟的檔案清單裡找。

共用雲端硬碟讓團隊檔案不隨人員離職消失

用公司帳戶的人常會聽到「共用雲端硬碟」，個人 Gmail 帳戶則多半用不到。它跟「我的雲端硬碟」最核心的差別在檔案的歸屬，裡面的檔案屬於團隊而不是個人，成員離開團隊後，檔案仍留在原處，其他成員可以繼續使用。

這剛好對應前面講的擁有權轉移，是解決人員交接問題的另一條路。Google Workspace 學習中心列出的常見用途有五種：專案、活動、範本（存放可供複製與重複使用的檔案）、全公司的檔案，以及機密檔案（加上額外的安全防護與存取限制）。

共用雲端硬碟也有自己的角色，像是管理員與內容管理員，權限規則與「我的雲端硬碟」不同，細節通常交由管理員處理。這項功能僅供公司或學校帳戶使用，而且要所屬的 Google Workspace 版本支援、管理員也允許才能建立，個人 Gmail 帳戶無法自己建立。

雲端硬碟內建 Gemini 屬於付費方案功能

雲端硬碟也內建了 Gemini，能做的事包括摘要檔案與資料夾、用自然語言搜尋檔案、針對檔案內容提問。但要使用，必須訂閱符合資格的 Google Workspace 或 Google AI 方案，一般免費的個人帳戶看不到這些功能，不需要到處找開關。另外要留意語言，Google 說明文件列出的電腦版雲端硬碟 Gemini 支援語言目前有簡體中文、沒有繁體中文，用繁體中文提問時，功能可能不完整。

摘要的對象包括 Google 文件、簡報、試算表、PDF、影片、圖片，以及資料夾。點選檔案或資料夾後，按工具列的「摘要」即可，不過 Gemini 回覆時，可能不會用到所選資料夾中的部分檔案，而且每次只能分析一個資料夾。想針對內容提問，可以在側邊面板用「新增來源」，或在提示詞輸入「@」加上檔案或資料夾名稱。

搜尋功能則讓你用一般說話的方式找檔案，不必記得精確的關鍵字。詢問檔案內容時，搜尋結果頂端可能出現 AI 摘要，並附有文內的引用資料。AI 的回答仍要點開引用的來源檔案核對，重要的內容不要直接照單全收。

雲端硬碟用久了，檔案數量只會越來越多，早一點把資料夾的分法與共用權限想清楚，後面的整理、分享、交接都會輕鬆得多。下一次要分享整包檔案之前，可以先回頭看看那個資料夾裡放的是不是同一批人要看的東西，多花這幾分鐘，往後收回權限或交接檔案時就不必逐檔處理。