Trello 怎麼用？從看板、卡片到自動化，免費版限制一次看懂

Trello 的看板像一面貼滿便利貼的牆，每一欄是一個階段，每張便利貼是一件事，貼在哪一欄，就代表走到哪一步。把這面牆搬到螢幕上，同時進行的案子停在哪、下一步輪到誰，掃一眼就知道。

對同時處理多個案子的設計接案者來說，耗神的往往不是畫稿，而是追進度，像是報價寄出去之後沒有回音、客戶說「再看看」就沒了下文、訂金收了沒有還得翻信箱找。這些資訊散在 email、通訊軟體和記憶裡，每個案子各有一份，永遠湊不成全貌。

Trello 是 Atlassian 旗下的視覺化工作管理工具，用看板（Board）、列表（List）、卡片（Card）三層結構，把案子收進同一個畫面。這面牆好不好用，取決於三層結構怎麼對上接案的工作，也取決於哪些功能在免費版就能用。

Trello 是什麼？

Trello 的運作單位只有三層，每一層管的事不同。看板是存放某個專案、團隊或流程全部資訊的地方，Trello 的入門指南舉的例子包括上線新網站、追蹤業務進度。列表依進度階段把卡片分組，一張看板能加幾個列表沒有上限，名稱與排列順序也可以隨需要調整，卡片就沿著列表從頭移動到尾。卡片是看板上最小、也最細的單位，可以是一件待完成的事，也可以是一筆要記住的資料，張數同樣不設上限，所有方案都一樣。

把這三層放進接案，對應關係很直接。一個客戶案是一張卡片，列表是案子所處的階段，把卡片拖曳到另一個列表，就等於進度往前一步。

以龐果設計接到王小明的官網改版案為例，看板上會多出一張「王小明｜官網改版案」的卡片，它從剛收到詢價的那一列出發，隨著報價、簽約、交稿、結案一路往右移。哪個案子停太久、哪一列塞了太多卡，不用翻任何訊息就看得出來。

Trello 的介面語言可以切換，各語言版本的按鈕名稱不一定相同，Trello 說明文件則一律使用英文原名，例如 Share、Automation、Power-Ups。記住英文名稱，不論介面切成哪種語言，都能對照說明文件找到同一個按鈕。

接案看板的兩種切法，一案一板與總看板

建立列表之前，得先決定看板怎麼切。這是接案用 Trello 最先碰到的決定，之後的權限設定、用量上限都會受它影響。

切法有 2 種：所有案子共用一張總看板，每個案子一張卡；或是每個案子自己一張看板，案子內的階段與交付物各自成列表、成卡片。免費版另有一個限制會把人推向其中一邊，那就是開啟中的看板最多 10 個，Standard 以上則不限看板數。

不必從空白看板開始。Trello 範本庫的設計類別下，有兩張範本正好對應這兩種切法，Freelance Branding Project 是一案一板的結構，Artist Commissions 則是一張總看板的結構。另有一張 Web Design | Development，範本頁說明它是替自由接案者與個人網頁設計、開發專案準備的快速設定。這些範本都是個別作者分享到範本庫的，借來當骨架再依自己的流程改名就好。

判斷的條件其實不複雜。同時進行的案子多、只想一眼看全部進度，總看板比較順手；單一案子階段多、要附很多資料，或需要和客戶共用，一案一板比較合適。

一張總看板，每個案子一張卡

總看板的列表是「案子的進度階段」，每個客戶案是一張卡，從左往右移動。Artist Commissions 範本就是這個結構，列表依序是 Information、Briefing、Quote、Downpayment、Pre-Production、Review、Production、Invoice、Deliver、Complete，每筆委託一張卡，卡名的格式是「客戶名 – 內容描述」，委託做到哪，卡就停在哪一列。

這種切法適合同時進行多案的接案者，哪個案子停在報價、哪個案子在等收款，整面看板一次讀完，也容易發現哪一列塞車。看板只有一張，免費版 10 個開啟中看板的上限幾乎不會用到。

代價在於資訊都放同一張看板上，客戶一旦被加進來，就會看到其他案子的卡片與報價，所以總看板不適合和客戶共用。

一案一看板，列表對應專案內的階段

一案一板的列表是這個案子內部的階段，卡片則是具體的交付物或待辦。Freelance Branding Project 範本採用的就是這種結構，列表依序是 New Client Onboarding、Creative Brief、Discovery、Design Phase、First Client Review Meeting、First Round of Revisions、Client Review、Final Handoff，每個列表放那個階段要交接的資料卡，例如利害關係人、專案時程、通話記錄、服務合約、訂金。

換成龐果設計的官網改版案，就是用一張專屬看板，把需求確認、設計、客戶審閱、修改、交付各排一列。單一案子拖得長、資料多，或客戶需要看到進度時，這種切法更清楚，而且客戶只會進到自己那一張看板。

看板數量會隨案量增加，所以免費版得留意 10 個開啟中看板的上限。這個上限算的是開啟中的看板，案子結案後把看板封存（closed），名額就會釋放出來。

接案流程拆成列表，從詢價到已結案

列表怎麼命名，決定了這面牆好不好讀。一個列表代表的不是「這是什麼工作」，而是「案子現在停在哪一步、球在誰手上」，這樣掃一眼看板，就知道接下來該追誰、該動手做哪一件。

龐果設計的示範列表組有 5 列：詢價、報價中、進行中、待客戶確認、已結案，另外加一列放暫緩或未成交的案子。

列表依案子所處的進度命名

每個列表要先訂出清楚的進出條件，卡片才不會亂放：

1. 詢價：剛收到需求、還沒回覆報價的案子。卡片上先放客戶的需求描述與來信。
2. 報價中：報價單已經送出，等客戶決定。卡片上要補報價金額與預計回覆的日期。
3. 進行中：客戶同意報價、也付了訂金，案子正式開工。卡片上放交付項目、負責人與各階段的到期日。
4. 待客戶確認：稿件已交出，等客戶回饋或付款。
5. 已結案：交付完成、款項收齊。

另外那一列「暫緩或未成交」，用來放客戶說「先不做了」的案子。這些案子不要直接刪掉，因為客戶半年後回頭問起，報價與當時談過的內容還找得到。

卡片拖到下一列之前，先把這一列該補的資料補齊，列表反映的進度才準確。Standard 以上的方案還有列表顏色與收合列表兩個功能，前者能替不同階段上色，後者能把暫時用不到的列表收起來省空間，免費版都沒有。

球在客戶手上的案子要有獨立列表

「待客戶確認」值得獨立成一列，不併進「進行中」，原因在於這兩種案子需要的動作完全不同。進行中的案子，球在龐果設計手上，要自己動手做；待客戶確認的案子，球在王小明手上，能做的只有追。把兩種混在同一列，等客戶回覆的案子最容易被遺忘。

獨立一列之後，每週掃這一列一次，就知道該追誰、哪些案子已經等太久。這一列的卡片都應該設到期日，也就是請客戶回覆的期限，逾期的卡片會自動變色，一眼就看得出來。

這一列還能搭配自動化，卡片被拖進這一列時，就自動寄信通知客戶，Trello 的自動化指南就拿這個情境當範例。

詢價信轉寄成卡片，省去手動建檔

接案最常見的起點，是一封詢價 email。Trello 每張看板替每位成員各準備了一組專屬的 email 地址，把詢價信轉寄過去，就會自動建立一張卡片。信件主旨成為卡片標題，內文成為描述，附件則掛成卡片附件。

專屬地址在看板選單的 Email-to-board 取得。新卡片預設落在第一個列表的最下方，在 Email-to-board 的設定裡可以改成指定的列表與位置，所以可以直接設成落進「詢價」那一列。主旨裡寫 #標籤名，還能順便加上標籤，例如看板上有個叫 ToDo 的標籤，主旨帶 #ToDo 就會掛上去。

使用上有幾個限制要知道：

• 同一封信串的回覆，只要仍把看板地址放在收件人或密件副本裡，或直接轉寄到看板地址，7 天內會變成同一張卡的留言，超過 7 天的回覆則會建新卡。
• 專屬地址只有你自己看得到，分享給別人，對方就能以你的名義建卡或留言，所以不要隨便轉貼。
• 整封信連同附件的大小上限是 10 MB。
• 寄給 Trello 的信件，副本會在伺服器上保留 90 天，原信也會附在卡片上。

另外，若 Workspace 已啟用 AI，Email-to-board 還有 Summarize with AI 可以用，自動替信件摘要、抽出到期日並把待辦放進檢查清單，不過它只在卡片建立的當下觸發一次。AI 摘要屬於 Standard 以上的功能，免費版沒有。

結案與未成交的卡片封存，不直接刪除

卡片與列表都有「封存（archive）」與「永久刪除」兩種處理方式。封存的東西可以還原，永久刪除則無法復原，所以結案和未成交的卡片建議一律封存，之後想查當時的報價、客戶回饋，都還找得回來。

封存還有一個影響。已封存的卡片，相關動作的通知都不會再發，包括到期日提醒。已結案的卡片不會再因為到期日跳出提醒，是好事；但案子若還沒結清就先封存，就不會再有任何提醒催龐果設計去追尾款。

每週把已結案那一列的卡片自動封存，可以交給自動化的排程指令處理。

接案卡片裡要放進的欄位資料

卡片是看板上資訊密度最高的單位。Trello 的說明文件列出卡片可以加的項目，包括封面、自訂欄位、日期、標籤、附件、檢查清單、卡片鏡像、卡片類型與完成標記。

接案真正用得上的只有其中幾個，放在「王小明｜官網改版案」這張卡上看，各自的用途最清楚。指派成員與到期日這 2 項，免費版和付費版都有。

卡片的到期日、開始日與完成標記

到期日是追進度最直接的欄位。卡片可以設到期日、到期時間與開始日；滑鼠停在卡片上按 D 鍵，就能開啟日期選擇器。新建卡片時在標題裡直接打上日期，依說明文件的描述，AI 也會自動把它偵測成到期日。

到期日在卡片上會以徽章顯示，顏色代表剩下的時間：

• 淺灰代表距離到期還有超過 24 小時。
• 黃色代表 24 小時內到期。
• 紅色代表剛逾期，這個顏色會維持 24 小時。
• 淡粉紅代表已逾期超過 24 小時。
• 綠色代表已標記為完成。

要注意的是，顏色只是視覺提示，若想收到到期通知，必須另外設「到期提醒（due date reminder）」。提前標記完成的卡片，也不會觸發「卡片到期時」的自動化。

固定週期的案子，例如每月一次的網站維護，可以用 Due date recurring。卡片標記完成後，系統會依週期規則自動排出下一個到期日；不過這個重複設定無法在行動版新增。開始日與到期日會顯示在 Calendar view 與 Timeline view，但這 2 種視圖是 Premium 才有的功能。

檢查清單拆出各階段的交付項目

把一個案子要交的東西，例如草稿、修改稿、完稿、請款，拆成檢查清單，卡片正面就會顯示完成進度，不用點開卡片也看得出做了幾項。基本的檢查清單所有方案都有。

進階版的檢查清單（Advanced checklists）可以替每一項設到期日、指派成員，這是 Standard 以上才有的功能。若龐果設計有 2 位成員一起做官網改版，就能把「首頁版型」指給其中一位、「手機版調整」指給另一位，各自有自己的期限。

被指派到的項目會出現在 Home 的 Your Items 區塊，依到期日排序；通知會以 email 與 App 內通知發送，Trello 說明文件註明行動裝置的推播目前還不支援。有日期的檢查清單項目，也會顯示在 Calendar view，同樣是 Premium 的功能。

標籤標示案件類型與付款狀態

列表管的是「進度」，標籤管的是「性質」，兩者剛好是兩個維度。標籤以顏色加文字套用在卡片上，同一張卡片可以掛多個，龐果設計可以建一組：網站案、品牌案、已收訂金、待請款。

標籤的價值在於搭配看板篩選（filter）。篩選可以依標籤、成員、到期日與關鍵字找出卡片，所有方案都能用。想知道哪些案子該請款了，篩選「待請款」標籤，就能從所有列表裡把相關卡片挑出來，不必逐列翻找。

不過標籤只能分類，放不了金額、日期這種數值。報價金額與收款狀態若要記得清楚，用自訂欄位更合適。

附件放檔案，大型設計檔改放連結

附件可以直接上傳，也可以只貼雲端連結。來源包括電腦上傳、Trello、Confluence、Jira，以及任何網址，例如 Google Drive、Dropbox、OneDrive。

兩種方式的差別在於，從電腦上傳的附件，會在 Trello 內留一份實際副本；貼連結則只存網址，檔案仍在原處。單檔上傳上限是免費版 10 MB、付費版 250 MB，而且 Trello 沒有總儲存量的上限；連結附件不受 10 MB 限制。Trello 的附件說明頁在常見問題裡也寫明，目前不支援 WEBP、HEIC、TIFF 格式。

設計接案者的檔案動輒數百 MB，又常常要持續更新，所以實務上大檔案與還在修改的檔案放連結，Trello 只當索引，會比較順。另一個放連結的理由與安全有關。自 2023 年 12 月 1 日起，上傳的附件需要登入、且有該看板權限才能開，把附件連結轉給沒有看板權限的人，對方會被要求先登入（公開看板例外）。Trello 說明文件建議需要更高安全性時，改放雲端硬碟連結。

上傳的圖片會自動產生卡片封面。若想把雲端檔案直接掛在卡片上，Google Drive Power-Up 能把 Drive 的檔案或資料夾連到卡片，檔案仍保留在 Google 那邊。

成員指派、留言與無限期保存的活動紀錄

卡片可以指派成員（Assignee），讓每個案子有明確的負責人。小團隊分工時，看板上一眼就看得出誰在跟哪個案子。例如王小明的官網改版案由其中一位成員負責，另一位成員接手品牌案，兩個人手上各有多少案子、哪些快到期，篩選成員之後就能分開檢視。

卡片留言可以用 @ 提及成員，討論脈絡留在卡片裡，不用另外翻訊息。活動紀錄（activity log）無限期保存，所有方案都有，案子當時是誰、在什麼時候改了哪個日期，事後都查得到。

若看板上有客戶，可以在看板設定裡限制誰能留言，可選的範圍和客戶是成員還是觀察者有關。

報價金額與收款狀態交給自訂欄位

標籤放不下數字，報價金額、訂金到期日、收款狀態這類結構化的資料，適合用自訂欄位（Custom Fields）。自訂欄位支援日期、文字、數字、下拉選單與核取方塊，可以在卡片上補齊更多脈絡。

自訂欄位是 Standard 以上才有的功能，Trello 在 2021 年 8 月推出這個方案時，就把它列為主打功能之一。龐果設計可以設 2 個欄位，「報價金額」用數字，「收款狀態」用下拉選單，選項是未收、訂金已收、尾款已收。

免費版沒有自訂欄位，替代做法是把金額寫進卡片描述，收款狀態則沿用標籤，用「已收訂金」「待請款」之類的標籤表示。這樣不能像自訂欄位一樣按金額排序，但追進度已經夠用。

舊稱 Butler 的 Automation 自動化，把重複的接案動作交給規則

接案看板最花時間的，往往是重複的小動作，像是新詢價進來要加檢查清單、卡片進了待客戶確認要設期限、案子結案要標記完成。Trello 內建的無程式碼工具可以處理這些事，現在的名稱是自動化（Automation），早期稱 Butler，中文資料裡還常看到這個舊名。

自動化在所有 Trello Workspace 都能用，付費 Workspace 的配額更高。入口在開啟看板後，從看板標題列選 Automation。Automation 也會依使用習慣提出建議（Suggestions），新手可以直接把系統建議的自動化加進看板，不必從零設定。

自動化共有 5 種類型：規則、卡片按鈕、看板按鈕、排程指令與到期日指令，差別在於觸發的方式。

規則自動觸發，按鈕手動一鍵執行

5 種類型各自的觸發方式如下，其中規則與按鈕最常用在接案上。

• 規則（Rules）：條件符合就自動執行，例如有新卡片加進看板，就指派成員並移到列表最上方。
• 卡片按鈕（Card button）：出現在卡片背面，按一下才執行，例如指派成員、把到期日設在下週、加上指定標籤。
• 看板按鈕（Board button）：出現在看板標題列，按一下才執行，例如重排或移動列表內符合條件的卡片。
• 排程指令（Scheduled）：依固定時間執行，例如每天依到期日排序某個列表。
• 到期日指令（Due Date）：依卡片到期日觸發，例如到期前 7 天加上指定標籤。

套進龐果設計的示範情境，可以設 3 條規則。第一條，新卡片進「詢價」列，就自動加上一份檢查清單，列出報價前要問客戶的事項，並設好到期日，這個寫法呼應 Trello 自動化指南裡「處理新進需求」的範例。第二條，卡片被拖進「待客戶確認」列，就設好回覆期限，並寄 email 給客戶；Trello 的指南用同樣的做法示範「需要回饋時自動寄信給客戶」。第三條，檢查清單全部完成，就把到期日標記為完成，並移到「已結案」列。

按鈕適合那些「偶爾需要，但不想每次手動做好幾個動作」的情況，例如在卡片上加一顆按鈕，一次完成指派負責人、設下週到期日與加標籤。規則則適合每次都會發生、不需要人判斷的動作。

逾期卡片自動標紅與每週定時整理看板

到期日指令與排程指令處理的是「時間到了就做」的事，接案最實用的是逾期警示與每週清場。

Trello 自動化指南示範的到期日指令，會在卡片到期的當下把它移到列表最上方、加上紅色標籤，再用 @card 留言詢問目前進度。套在龐果設計的看板上，逾期的案子會自動標紅、浮到列表頂端，不必等人發現。前面提過，提前標記完成的卡片不會觸發「卡片到期時」的規則，所以提前結案的案子不會被這條規則誤報成逾期。

排程指令適合定期的看板維護。Trello 指南舉的例子，是每週一早上 9 點封存 Done 列的所有卡片、把 Next Sprint 列的卡片移到 To Do 列，並把 Doing 列的卡片依到期日排序。對應到接案，就是每週一自動封存「已結案」列的卡片，再把「進行中」列依到期日排好，每週一開工時，看板已經整理乾淨。

自動化每月的執行次數與用量上限

自動化有用量限制，這決定了免費版能自動化到什麼程度。先分清楚兩個單位。每次觸發算 1 次執行（run）；自動化裡的每個動作，至少算 1 次操作（operation），所以一次執行若同時設標籤與加到期日，就是 2 個操作。

各方案每月的配額如下：

項目	Free	Standard	Premium 與 Enterprise
執行次數（runs）	250	1,000	無限
操作數（operations）	2,500	20,000	150,000，另每位用戶加 10,000，單一 Workspace 上限 250,000
寄信封數（emails）	250	1,000	每位付費用戶 1,000，上限 100,000

這些配額由整個 Workspace 內的所有看板共用，每月 1 日 00:00（GMT）重置。另有幾項不分方案的限制。單次執行最多做 20 個動作，卡片按鈕與看板按鈕各自最多同時啟用 20 個，寄信動作每次最多 50 位收件人，每寄一封就消耗一封的配額。

最容易忽略的是人數的問題。免費版 Workspace 的協作者超過 10 人時，看板會變成唯讀，看板上的自動化也不會再執行。自動化突然沒反應，不一定是規則寫錯，有可能是人數超過了上限。

Power-Ups 不限數量，把外部工具接進看板

Power-Ups 是看板的擴充功能與整合。有的 Power-Up 接上外部服務，有的只替看板多加一項功能、不連到別的服務，這是它和一般所說的整合（integrations）不同的地方。

在看板標題列的 Power-Ups 選單選 Add Power-Ups，搜尋之後加入，就能啟用。中文資料常寫「免費版每個看板只能用 1 個 Power-Up」，這個限制在 2021 年 8 月已經取消，現在不論哪個方案，一張看板能加的 Power-Ups 都沒有數量限制。

Trello 列出超過 200 個可用的應用與整合，多數免費，少數由合作夥伴提供的需要另外訂閱，費用由第三方開發者收取，不屬於 Trello 的方案價格。

接案用得上的例子不少：

• Google Drive：把雲端的檔案或資料夾掛在卡片上，大型設計檔不用佔 Trello 的空間。
• Slack：把看板的更新送進頻道，團隊不用一直開著 Trello 也能掌握動態。
• Card Repeater：讓固定週期的卡片重複出現，適合每月維護的案子。
• Card Aging：長時間沒動的卡片會變舊，提醒哪個案子被放太久。

停用 Power-Up 的時候，要決定是否保留它的資料，先想清楚再按。

Table、Calendar 等視圖要升級 Premium 才有

預設的看板視圖是列表加卡片，Trello 另外有 5 種看板視圖，每種看到的東西不同：

• Calendar：用月曆或週曆檢視單一看板的卡片。
• Table：以可篩選的列表檢視單一看板的卡片。
• Timeline：把卡片的到期日放在時間軸上檢視。
• Dashboard：檢視單一看板卡片的統計與圖表。
• Map：在地圖上檢視卡片的地點。

這 5 種看板視圖都是 Premium 與 Enterprise 才有。此外還有 Workspace 層級的 Table view 與 Calendar view，可以跨看板檢視，同樣是 Premium 以上。Free 與 Standard 不含任何一種看板視圖。

不過沒有 Premium，也不是完全看不到全貌。

免費版內建的篩選與 Planner

看板篩選所有方案都能用，可以依標籤、成員、到期日與關鍵字挑出卡片。龐果設計想看「這週到期、而且是網站案」的卡片，用篩選就能做到，不需要任何視圖。

Planner 是另一個替代方案。免費版的 Planner 是唯讀（view-only），可以連結 Google 或 Microsoft 日曆，檢視排程中的卡片；要把卡片拖曳到日曆上排進可用的時段，也就是完整權限（full access）的 Planner，則要 Standard 以上。

Planner 是個人的日程視角，幫自己安排今天、這週要做哪些卡片；看板的 Calendar view 則是團隊的截止日總覽，可以看到特定看板或 Workspace 內所有帶日期的卡片。兩者用途不同，並不能互相取代。

Calendar 視圖的日程安排與 Table 視圖的跨看板清單

Calendar view 可以選週或月的範圍，把有開始日、到期日的卡片，以及有日期的檢查清單項目排進日曆。卡片可以直接拖曳調整位置，到期日會跟著自動修改，也能在視圖裡直接建立與編輯卡片。有開始日與結束日的卡片，會橫跨多個日期。

有些限制要知道。只有到期日能同步到外部日曆，開始日與期間只存在 Trello 內；Calendar view 目前也不顯示自訂的日期欄位。另外，Trello 說明文件寫明，Calendar view 目前不開放給免費 Workspace。

Table view 則把看板變成可排序、可篩選的試算表式清單。對龐果設計這種一案一板的接案者，Workspace 層級的 Table view 特別有用，因為它能把分散在多張看板上的卡片放進同一份清單，不必一張一張點開看。

Trello 免費版與付費版的差異對照

要判斷哪個方案夠用，看的不是功能多寡，而是目前的接案規模會碰到哪個門檻。

下表只列與接案相關的差異，價格是美元，以每位使用者每月計，年繳與月繳不同；實際金額以 Trello 方案頁當下顯示為準。

項目	Free	Standard	Premium
價格（年繳）	$0	$5	$10
價格（月繳）	$0	$6	$12.50
開啟中的看板	最多 10 個	不限	不限
Workspace 協作者	最多 10 位	不限	不限
單檔附件上限	10 MB	250 MB	250 MB
每月自動化執行次數	250	1,000	無限
自訂欄位、進階檢查清單	無	有	有
列表顏色、收合列表	無	有	有
卡片鏡像（card mirroring）	無	有	有
看板視圖（5 種）	無	無	有
觀察者（Observers）	無	無	有
AI 摘要與整理	無	有	有

Premium 可以先試用 14 天。Enterprise 則是給大型組織的方案，方案頁標示年繳每人每月 17.50 美元。

接案者最容易遇到的門檻有 3 個，分別是開啟中的看板超過 10 個、客戶與團隊合計超過 10 位協作者，以及想記金額與收款狀態卻發現沒有自訂欄位。

免費版的限制，10 個看板與 10 位協作者

免費版對一人接案者其實相當寬鬆，真正會碰到限制的有 3 件事：開啟中的看板最多 10 個、同一個 Workspace 最多 10 位協作者、自動化每月 250 次執行。三者之中，協作者的算法最容易誤會。

Trello 所說的協作者，是被邀請進 Workspace 或其中任何一張看板的人，包括 Workspace 成員、Workspace guest（只是看板成員、不是 Workspace 成員的人），以及還沒回覆的邀請。只屬於已關閉看板的人、已停用的帳號與已停用的 Workspace 成員，則不計入。

限制是以 Workspace 為單位，不是單一看板。超過 10 位時，Workspace 內的看板會變成唯讀，不能再新增協作者，看板上的自動化也停止執行；把人數減到 10 位以下，編輯功能就恢復。

Standard 與 Premium 各補上的功能

兩個付費方案各自解除不同的門檻，用接案的情境來對照最清楚。

Standard 解除的是數量上的限制，並補上更多資料欄位：

• 看板超過 10 個，Standard 不限看板數。
• 協作者超過 10 位，Standard 不限人數。
• 要記金額與收款狀態，可以用自訂欄位。
• 要替檢查清單項目指派人與日期，可以用進階檢查清單。
• 另外還有卡片鏡像、列表顏色與收合、較大的附件上限與較多的自動化額度。

Premium 在 Standard 之上，再補上 5 種看板視圖、無限的自動化執行次數、唯讀的觀察者與更多的管理控制。要用 Calendar、Table 這類視圖、要讓客戶只看不能改、或自動化次數不夠用，就是 Premium 才能解決的門檻。

付費方案按「可計費成員」計價。單一看板的 guest 不計費，但同一位 guest 若被加進第二張看板，就會成為 multi-board guest，改以一般成員的價格計費。

與客戶共用看板前，先確認權限與名額

客戶想看進度很合理，但把客戶加進看板，他能看到什麼、能改什麼、算不算名額，都和選擇的看板切法、方案有關。這是接案用 Trello 最容易出事的一環。

邀請的方式是開啟看板，選 Share，搜尋人名、帳號或 email，再選擇對方是成員（member）還是觀察者（observer）。對方沒有 Trello 帳號也可以邀請，他會收到 email 邀請，註冊帳號並驗證信箱之後才算加入。除此之外，Share 還能產生分享連結，也能核准別人送出的加入請求。

客戶成為成員後可以看到並編輯所有卡片

一般的看板成員，可以看到、也可以編輯看板上的所有卡片，這一點直接影響看板該怎麼切。總看板不要邀請客戶，否則王小明會看到龐果設計其他客戶的案子與報價。要共用，就用一案一板，只邀請該客戶進自己的那一張。

客戶不在 Workspace 內時，身分是 guest，只看得到被邀請的那幾張看板。免費版 Workspace 的所有成員都是管理員，能邀請別人、改設定，guest 則不是。

看板設定裡也有兩個和客戶有關的選項：誰能留言（選項有 Disabled、Members、Members and Observers、Workspace members，公開看板還多一個 Any Trello user），以及誰能新增或移除成員（只限管理員，或所有成員，預設是所有成員）。客戶是成員時，預設連新增成員的權限也有，若不希望客戶自己再拉人進來，記得把這個選項改成只限管理員。

唯讀的觀察者只開放給 Premium

想讓客戶「只看、不能改」，Trello 提供的角色是觀察者（Observer），也就是唯讀成員。但觀察者只有 Premium Workspace 才有。

Free 與 Standard 沒有唯讀角色，客戶一旦成為成員，就能編輯所有卡片，包括移動卡片、改日期。所以免費版或 Standard 想讓客戶只看不改，只能走公開看板，或是改用自動寄信的方式回報進度。

觀察者的留言權限也可以另外設定，在看板設定的留言選項裡選 Members and Observers，觀察者就能在卡片上留言，不需要升級成成員。

客戶也會占掉免費版的 10 個協作者名額

把 10 位協作者的上限放回接案情境，邀請進看板的每一位客戶，包括還沒接受的邀請，都占一個名額。龐果設計若自己加上 2 位團隊成員，Workspace 內已有 3 位協作者，剩下 7 個名額，就只能同時邀請 7 位客戶，用完就不能再邀人；超過上限則看板變唯讀、自動化停止。

名額可以騰出來。結案的客戶移出看板，或關閉看板，只屬於已關閉看板的人就不再計入。人數剛好 10 位時看板還能編輯，只是不能再邀新的人；一旦超過 10 位、看板變成唯讀，就要先減人才能再編輯。

付費方案的算法不同。Standard 與 Premium 的單看板 guest 不計費，但同一位客戶被加進第二張看板，就成為 multi-board guest，與一般成員同價計費，而且只有 Workspace 管理員能把 guest 加進第二張看板，因為這會增加訂閱費用。已關閉的看板，不計入 multi-board guest 的判斷。

公開看板只要有連結就能瀏覽

公開看板能讓客戶免註冊直接看，但範圍比想像的寬。看板的可見度除了 Enterprise 專屬的 Organization，還有 3 種：Private 只有看板成員看得到（付費 Workspace 的管理員也看得到）；Workspace 是 Workspace 成員可見，預設可編輯；Public 則是網路上任何人都看得到。

Trello 說明文件指出，公開看板不會被 Google 等搜尋引擎收錄，但只要有連結，任何人都打得開，只有看板成員能編輯。公開之後，任何有 Trello 帳號的人都可以投票或留言，這兩項功能可以在看板設定裡關掉。

私人看板的附件需要登入才能開，公開看板則相反，上面的附件與預覽不需要帳號就能存取。所以放著報價、合約或客戶個資的看板，不適合公開；公開看板比較適合展示進度流程這類不敏感的內容。

不開看板權限時，改用自動寄信回報進度

不想讓客戶進看板、又想讓他掌握進度，自動化提供 2 條路，一是卡片被拖進特定列表時自動寄信給客戶，二是每週定時寄出看板狀態的 email 報告。

設定自動寄信時，規則、卡片按鈕與到期日指令要在動作選單選 Content，看板按鈕與排程指令則選 Other，接著填入主旨與內文。內文可以用變數帶入卡片內容，例如客戶名稱，所以信件不必每次手寫。客戶是收信的人，不需要有 Trello 帳號。

另一條路是 Automation 選單裡的 Email reports，內建 board snapshot、due soon、overdue cards、my cards 這 4 種預建報告，可以設定寄送的日期與時間、收件人（最多 10 位）、主旨與訊息，適合每週固定回報案子狀態。自動化寄出的信會消耗 email 配額。免費版每月 250 封，每個動作最多 50 位收件人，每位收件人各算一封，所以案量大的時候要留意用量。

用 Trello 追接案進度，起手不需要把功能全部用上。先決定看板怎麼切，把列表命名成「案子現在停在哪、球在誰手上」，每張卡補上到期日，這面牆就已經比散在信箱裡的進度清楚得多。

自訂欄位、自動化、視圖這些功能，等案量多到手動追不動，再依實際遇到的限制，一項一項加進看板。