流程圖的菱形與橢圓各代表什麼？從 4 個基本符號畫到泳道圖

路口的紅綠燈不需要附說明書，駕駛看到紅燈，就知道該停下來。流程圖要發揮的作用其實一樣。不論誰拿到這張圖，看到橢圓就知道是起點或終點，看到菱形就知道這裡得做決定，不必另外問「這個形狀是什麼意思」。

只是這套約定並不是天生就有的。早年各家公司、各個團體各畫各的符號，同一個形狀在不同人手上代表不同意思，一張原本用來溝通的圖，反而成了誤會的來源。

現在常見的符號、圖的類型與畫法規則，大多是為了解決這個問題才逐步整理出來的。弄懂這些約定，不論是讀別人畫的圖，還是自己動手畫，每個形狀、每條線都會有明確的用意。

流程圖是什麼？

流程圖是用一組標準化的符號，把一件事的步驟順序與分歧點畫出來的圖。ANSI 的標準對流程圖下的定義，是以符號表示作業、資料、流向、設備等，針對問題的定義、分析或解決方式所做的圖形表示。簡單來說，文字說明要讀完整段才看得懂的順序，流程圖讓人一眼就看到先做什麼、遇到什麼情況走哪條路，以及最後怎麼結束。

流程圖的用途大致可歸成四種：說明一件事怎麼進行、釐清哪裡含糊、讓不同的人溝通、找出流程的問題。聖母大學（University of Notre Dame）的商業分析資源頁指出，流程圖用標準符號呈現流程的步驟順序，而最基本的流程圖就可以用在規劃新專案、改善成員之間的溝通、建模與記錄流程、解決現行流程的問題，以及分析與管理工作流程。換句話說，流程圖是一種溝通工具，目的是讓不同的人看同一張圖得到同一個理解，所以流程圖製作看重的是讀圖的人能不能照著走，版面漂不漂亮倒在其次。

至於符號為什麼需要標準，ANSI 在前言裡說明了原因。流程圖的目的是改善人與人之間對資訊處理問題的描述與分析溝通，而早期流程圖偶爾造成誤解，原因之一就是各個符號的含義缺乏一致性。美國之外，ISO 也有對應的國際標準，ANSI 的 1970 年版就已配合 ISO 的建議調整用語，現行的國際標準是 ISO 5807。

適合用流程圖說明的工作場合

不是所有內容都適合畫成流程圖。判斷的標準很簡單，就是看這件事裡有沒有「有人接手、有人判斷、有人等」。如果只是把一串項目列出來，列成清單就夠了；步驟之間有先後、有分岔、有交接，流程圖才派得上用場。

常見的場合有四種：

1. 新人交接與標準作業說明：把「接到案子之後怎麼走」畫成一張圖，新人不必反覆追問前輩，就能照著進行。
2. 多人協作時的責任歸屬：每一步由誰負責、交給誰，在圖上一目了然，爭議也比較容易釐清。
3. 找出重工與停滯的流程：加州大學爾灣分校（UC Irvine）的流程改善工具頁指出，流程圖類工具用來視覺化記錄流程，幫助團隊找出流程中的缺口、延遲與重工迴圈。
4. 程式邏輯對照：寫程式前先用圖把判斷與迴圈畫出來，比直接對著程式碼推敲容易發現漏洞。

至於只是列出項目，或只是表達層級關係的內容，用別種圖表會更貼切。

流程圖符號的標準來自 ANSI 與 ISO 5807

符號標準的源頭是美國的 ANSI X3.5。1970 年 9 月 1 日核准的 X3.5-1970，是 X3.5-1968 的擴充版，1968 版又是 1966 年標準的修訂。1968 版的符號形狀在 1970 版維持不變，部分定義與名稱稍作修改，以便與 ISO 建議 R 1028-1969 完全一致，另外補充了幾項說明，並新增了 13 個符號。1973 年 3 月 19 日，美國行政管理預算局核准它成為聯邦資訊處理標準。美國國家標準與技術研究院（NIST）的線上典藏至今仍保有這份標準的全文掃描檔，後面提到的 ANSI 規定，都以 X3.5-1970 這個版本為準。

ISO 5807:1985 是目前仍在使用的國際版本，標題是「資訊處理中資料、程式與系統流程圖、程式網路圖與系統資源圖所用的文件符號與慣例」，1985 年 2 月出版，全文 25 頁。它的範圍是定義資訊處理文件用的符號，並說明這些符號在各種圖裡怎麼使用，2019 年經覆核確認仍然有效。

實際使用上，這代表兩件事。第一，ISO 官網上這份標準是付費販售的，完整條文要購買才能取得，日常看到的符號表多半是各機構或教材整理出來的版本，不同來源的圖形細節與命名會有些微差異，各種繪圖工具也各有自己的圖形庫。第二，核心的起訖、處理、判斷這幾個形狀，各處幾乎一致，真正會碰到差異的是較少見的特殊符號，遇到時以同一張圖前後一致為準。

ANSI 標準對這件事也有明確的設計。每個功能都有一個基本符號，隨時可以使用；另有特化符號，可以取代基本符號來提供額外資訊；沒有對應的特化符號時，就用基本符號。符號的大小可以不同，但長寬比要維持。聖母大學的頁面同樣建議，使用常見的流程圖符號與標準化記法，讓所有人在同一個基礎上溝通。

流程圖最常用的 4 個基本符號

起訖、處理、判斷與流向線這四個符號，就能畫出大多數流程。每個符號只要掌握形狀、代表什麼、裡面寫什麼，以及常見的誤用這四件事就夠了。

橢圓形的起點與終點符號

橢圓（也可以畫成圓角矩形）標示流程從哪裡開始、到哪裡結束。ANSI 的終端符號代表流程中的終端點，例如開始、停止、中止、延遲或中斷。裡面通常寫「開始」「結束」，也可以寫更具體的事件，像「專案結案」「客戶不接受報價」，讀者一看就知道流程是在哪種狀況下收尾。

起點通常只有一個，終點則可以有好幾個。因為不同的判斷結果會走到不同的結局，每個結局最好各有自己的終點並寫明結果，不要全部擠向同一個「結束」，否則讀者分不出這條路是順利完成還是中途停止。常見的誤用有兩種，一種是起點畫了兩個，讓人不知道從哪裡讀起；另一種是終點只寫「結束」，沒有交代結果。

矩形的單一步驟處理符號

矩形是流程圖裡最常見的符號，代表一個動作或步驟。ANSI 對處理符號的定義相當寬，任何執行已定義的作業或一組作業，造成資訊的值、形式或位置改變，或決定接下來要走哪個流向，都算處理。聖母大學則簡化成一句話，矩形代表流程中的一項活動或任務。

矩形裡的字用「動詞加對象」的短句，像「確認需求範圍」「提出報價單」，讀者一眼就看出這一格在做什麼。一個方框只放一個動作，如果一格裡出現「並且」「然後」，通常就是兩件事，拆成兩個方框會更清楚。反過來說，幾個動作如果只是同一件事的細節，而且讀者沒有分開了解的必要，就可以合併成一格，免得圖被拉得太長。

菱形的條件判斷與分支符號

菱形代表需要做決定的位置。ANSI 把判斷符號歸在特化的處理符號裡，用於決策或切換型的作業，決定要從多條替代路徑中走哪一條。聖母大學說明，菱形通常會分出「是」「否」兩個選項。

菱形裡面寫的是問題，不是動作，而且最好能用是或否回答，像「需求是否明確？」，而不是「確認需求」。從菱形引出去的每一條線，都要標明它代表哪個條件。ANSI 的標準也要求，從判斷符號出來的每個出口都要標示對應的邏輯路徑。沒有標條件的出口，讀者無從判斷該走哪一條。

判斷的出口可以多於兩個，但初學者先用兩個出口最不容易亂。判斷的結果如果是「否」，常見的做法是回到前面某個步驟重做，這就形成了迴圈。

箭頭的流向線與讀圖順序

箭頭負責連接符號，並決定讀圖的順序。ANSI 的標準規定，正常的流向是由左到右、由上到下；流向不是這兩種時，反向的流線上要放箭頭。需要更清楚時，順著正常方向的線也可以加箭頭，所以每條線都畫上箭頭是常見的做法，讀圖時比較不費力。

還有兩個細節值得注意。流線可以交叉，標準裡說明交叉代表兩條線彼此沒有邏輯關係，所以讀者會把交叉點理解成「這兩條路互不相干」。另外，兩條以上的流入線可以合併成一條流出線，這種匯流的畫法，流入與流出的線在接合點附近都應該有箭頭。

符號裡的文字也有統一的讀法。ANSI 的標準規定，每個符號附帶的文字一律由左到右、由上到下閱讀，不論流向如何。換句話說，就算流程線是往回走，方框裡的字也不要轉向。

資料、文件與子流程的延伸符號

基本四件組之外，還有一批能多帶一層資訊的符號。前面提過，ANSI 的特化符號可以取代基本符號，用來提供額外資訊。不過，不是每張圖都要用上這些符號，多數業務流程只需要基本符號，再挑幾個真正用得到的延伸符號就夠用。聖母大學的建議是保持流程圖簡單，納入所有必要的細節，不多也不少。

實務上最常遇到的延伸需求有三種，分別是資料與文件的進出、流程裡的流程，以及圖面的接續與註解。一旦用了某個延伸符號，整張圖前後就要用同樣的方式使用，這比選哪一種形狀更重要。

輸入輸出、文件與資料庫符號

平行四邊形表示資料或資訊的輸入輸出。ANSI 的輸入輸出符號，代表讓資訊可供處理（輸入），或記錄處理後的資訊（輸出）。它有兩個常見的特化形態，一是手動輸入符號，代表處理當下以手動方式輸入資訊，例如透過連線的鍵盤、開關或按鈕；二是顯示符號，代表資訊在處理當下顯示給人使用。

文件符號是底邊有波浪線的矩形，表示人可以讀取的文件或資訊，像報價單、合約、報表；多份文件則畫成疊起來的波浪矩形。聖母大學的說明還提到，資料庫用圓柱表示，代表存在硬碟等儲存裝置、可以搜尋與篩選的資料。

放進服務流程裡，這三個符號各有對應的情境：「客戶填寫需求表單」是輸入，用平行四邊形；「產出報價單」是一份文件，用文件符號；「專案紀錄存入系統」是把資料存進儲存裝置，用圓柱。

預定義流程、延遲與手動操作符號

預定義流程符號處理的是「流程裡的流程」。ANSI 把它定義為在別處（不在這組流程圖內）指定的具名流程，由一或多個作業或程式步驟組成；在聖母大學的說明裡，它畫成左右各有兩條直線的矩形。它的好處是讓主圖保持簡短。像接案流程裡的「設計製作」，內部有許多步驟，收成一格，細節另畫一張圖，既能重複使用，主圖也不會被淹沒。

延遲符號與手動操作符號，分別標出「停下來等」與「必須由人完成」的位置。延遲符號是一端圓弧的 D 形，聖母大學的說明用它表示流程繼續前的暫停，「等待客戶回覆」這類步驟就適合畫成這個形狀。手動操作符號在 ANSI 的標準裡是上寬下窄的倒梯形，定義為任何由人的速度驅動、不使用機械輔助的離線流程，適合標出得靠人手完成、不經過系統的步驟。

連接符號、註解符號與拆圖的時機

流程大到一頁放不下，或線拉得太長勢必交叉時，可以用連接符號把線斷開，再在另一處接起來。ANSI 的標準說明，流程因為圖面的限制而中斷時，用一對連接符號表示延續，出口連接符號與對應的入口連接符號裡要放相同的識別碼，字母或數字都可以。同一頁內的連接符號畫成小圓圈，成對使用；路徑要跨到另一頁時，聖母大學的說明改用跨頁連接符號，外形像棒球本壘板的五邊形。

註解符號用來把補充說明掛在某個步驟旁邊，又不干擾主流程。依 ANSI 的標準，註解符號以虛線連到任何符號上需要說明的位置，用來加上說明或備註，圖形是一側開口的括號。

至於什麼時候該拆圖，聖母大學的建議是，流程圖太大、太難追蹤時，把子流程拆成獨立的流程圖，再用跨頁連接符號讓整體保持可管理。一個簡單的判斷方式是，如果整張圖得縮到看不清字才放得下，就是該拆的時候了。

常見的流程圖類型與適用情境

同一套符號可以畫出不同用途的圖。選哪一種取決於想回答什麼問題，主要看要畫到多詳細，以及需不需要標明誰負責。

「流程圖」和「流程地圖」這兩個詞，在實務上常被交替使用。聖母大學的頁面說明這兩個詞通常互換使用；加州大學爾灣分校則提醒，流程地圖可以比一般流程圖詳細得多，甚至可以包含時間軸。所以看到不同的名稱時，先看圖的內容，不必被名詞困住。

基本流程圖，一條主線走完所有步驟

基本流程圖是最單純的一種，從開始到結束依序畫出步驟與判斷點。聖母大學形容它是這類圖表中最簡單的形式，用常見符號呈現流程的輸入輸出與完成流程的步驟，最適合顯示流程從頭到尾怎麼完成，不含大量細節，通常依序進行。加州大學爾灣分校的說明也類似，它依先後順序呈現流程步驟與判斷點，是通用的工具，製造、行政或服務流程都能用，也能用在專案計畫上。

第一次替某個流程建檔、做交接，或需要向別人說明整體做法時，從基本流程圖開始最穩當。前面聖母大學列出的規劃新專案、改善溝通、記錄流程與排解問題這幾種用途，指的也正是這種最基本的流程圖。和其他類型相比，它沒有角色分道，也不把子流程展開，重點是讓人看見一條完整的主線。

高階流程圖與 SIPOC，先看流程全貌

高階流程圖只留下必要的步驟與最少的細節。聖母大學指出，它也叫由上而下圖（top-down map）、價值鏈圖（value chain map），或 SIPOC，適合與不需要知道作業細節的主管或第三方討論，最適合溝通流程的核心步驟。

SIPOC 的五個字母，分別代表供應者（supplier）、輸入（input）、流程（process）、輸出（output）與客戶（customer）。加州大學爾灣分校形容它是「50,000 英尺高空」的視角，用來辨識流程的基本元素，最適合在專案開始時使用。做法是先決定流程的第一步與最後一步，再填入 5 到 8 個高階步驟，每個步驟用動詞描述，不討論細節，最後找出每位客戶與他們收到的輸出，以及每項關鍵輸入與它的供應者。

詳細流程圖，記錄每個分支與子流程

詳細流程圖把每個步驟、判斷、輸入輸出與子流程全部畫出來。聖母大學指出，它提供每個步驟的所有細節，包含子流程，並記錄判斷點與每一步的輸入輸出；因為細節完整，它最能找出低效率之處，也最適合用來透徹理解流程，包括所有細節與意外狀況。

從高階走到詳細，其實就是逐層展開的過程。普渡大學（Purdue University）的課程頁在談結構化流程圖時，列出一條規則，任何處理矩形都可以替換成一串處理步驟，而且這條規則可以依任意順序重複套用。換句話說，高階圖上的一個矩形，可以展開成一整串更細的步驟，再把其中的一格繼續展開。

詳細流程圖的代價是圖會變大。這時要搭配前面介紹的連接符號，或乾脆拆成多張圖，讓每一張都維持在讀者能一頁看完的範圍。

泳道圖，把每一步分給負責的角色

泳道圖把畫面切成一條條橫向或縱向的道，每一道是一個角色或單位，步驟放進負責人的那一道。聖母大學指出，泳道圖也稱跨職能流程圖或部署流程圖，依利害關係人分欄，每個活動列在相關人員的欄位裡，凸顯角色之間的互動，可以找出延遲、重複與可能失敗之處，最適合釐清多位利害關係人的任務與角色關係。

畫法的重點是先在左側列出相關人員或職務，形成泳道，再把步驟依序放進對應的道。加州大學爾灣分校指出，這種圖容易檢視人員或工作群組之間的交接、可能的排隊與重工迴圈，對行政與服務流程特別有用。

看出交接點之後，下一步是減少來回。加州大學爾灣分校的提醒是，避免個人或單位之間來回反覆交接，盡量合併或重排工作，讓一個人或一組人能一次完成自己的任務；如果來回是因為資訊缺漏，就設法讓資訊不完整時，工作無法進入下一步。

程式流程圖，用圖形對照演算法的邏輯

如果是為了寫程式或學演算法而搜尋流程圖，要找的就是這一類。普渡大學的課程頁說明，流程圖是演算法的圖形表示，通常限制在一頁內以保持簡單，也是文件化的好來源，可以用來記錄任何流程。同一套符號用在程式邏輯上，常見的結構有循序、判斷與迴圈，判斷會產生兩條執行路線，結束後可以再匯合。

和業務流程圖相比，程式流程圖裡輸入輸出符號（讀寫檔案、鍵盤輸入、螢幕輸出）與預定義流程（呼叫副程式）出現得更頻繁。結構化的程式流程圖，依定義只有一個進入點與一個離開點。

動線圖與價值流圖，描繪移動路線與浪費

動線圖與價值流圖畫的不是步驟順序，而是東西怎麼移動。動線圖（Spaghetti Diagram）描繪人員或物料在工作區域裡的實際移動路線，線條纏在一起像一盤義大利麵而得名。加州大學爾灣分校指出，它常用來改善辦公室、工廠、商店或倉庫的空間配置，看圖時要留意線條在哪些地方反覆回到同一處。

價值流圖（Value Stream Map）的目的，是擷取流程中所有關鍵的流動，包括工作、資訊與物料，以及重要的流程指標。它比其他流程圖複雜，但更適合找出並量化浪費，尤其是時間與成本。加州大學爾灣分校建議，先做 SIPOC 或泳道圖找出基本步驟，再著手畫價值流圖。也因此，這兩種圖雖然常和流程圖放在一起談，各自都有專門的畫法與用途。

龐果設計接案流程的完整示範

把前面的符號與類型放進一個實際的接案情境，比單看定義更容易理解。這個假想的流程從龐果設計接到王小明提出的網站需求開始，一路走到結案。所有步驟、判斷與角色都是為了示範而設想的，不代表實際的作業內容，也不涉及價格或天數。

這個示範用到了起訖、處理、判斷、輸入輸出、文件與預定義流程這幾種符號，先畫成一張基本流程圖，再改畫成泳道圖來看交接。

示範流程從需求洽談走到專案結案

這條流程的起點是「客戶提出需求」，終點有兩個：「專案結案」與「未成案」。從頭走一遍是這樣：

1. 開始：王小明向龐果設計提出需求。
2. 收到客戶需求（輸入）。
3. 確認需求範圍。
4. 判斷「需求是否明確？」，是就往下走，否就補問需求，補問完回到步驟 3。
5. 提出報價單（文件）。
6. 判斷「客戶是否同意報價？」，是就往下走，否就調整報價後再次提出，或結束於「未成案」。
7. 簽約並收訂金。
8. 設計製作（預定義流程，細節另畫）。
9. 判斷「客戶是否確認設計稿？」，是就往下走，否就修改設計稿後再回到確認。
10. 交付檔案。
11. 專案結案。

三個判斷都依是或否分出去向，每條出口的條件也都標清楚了。需求不明確時回頭補問，報價不被接受時調整或結束，設計稿沒通過時修改後再確認。其中第一個與第三個判斷各自構成固定的回頭迴圈，第二個判斷則視情況回頭重報，或直接結束。

「設計製作」之所以收成預定義流程這一格，是因為它的內部有構思、製作、內部檢查等許多步驟，全部畫出來會讓主線被淹沒。收成一格之後，主圖維持在能一眼看完的長度，細節則另畫一張圖。

接案流程裡每個符號的選用理由

看到一個步驟，要決定用哪個符號，可以照固定的順序問：它是不是起點或終點？是不是在做決定？是不是有資料或文件進出？是不是另有一整串子流程？四個都不是，才用矩形。這個順序正好呼應前面提到的 ANSI 原則，先找對應的特化符號，找不到才回到基本符號。

同一類的步驟，前後要用同一個符號。所有產出文件的步驟都用文件符號，不要前面用文件符號、後面卻改用矩形，否則讀者會懷疑兩者之間是不是有什麼差別。

接案流程改畫成泳道圖後的交接點

把這條流程分給三條泳道：客戶、專案窗口與設計師。客戶負責提出需求、回覆是否同意報價、確認設計稿；專案窗口負責確認需求範圍、補問需求、提出與調整報價單、簽約收訂金與交付檔案；設計師負責設計製作與修改設計稿。只要一個步驟接到另一條泳道，就是一次交接。

交接最密集的環節是設計稿的確認與修改。設計師交出設計稿，客戶回覆意見，意見再回到設計師手上，一來一回的次數是整條流程裡最多的。需求不明確時的補問，也是客戶與專案窗口之間反覆的環節。

依照加州大學爾灣分校的原則，減少來回交接要從源頭下手。報價之前先把需求資訊收齊，例如把需求表單的關鍵欄位設為必填，資料不完整就不進入報價；設計稿交給客戶確認之前，專案窗口先自行檢查資訊是否完整。這些都是假想流程裡的示範做法，用來說明泳道圖能幫忙看出什麼。

流程圖製作的 4 個階段與畫法規則

想自己畫一張流程圖，先別急著打開軟體或拿起筆。流程圖製作大致分成四個階段，先定範圍，再畫出現況，接著遵守少數幾條畫法規則，最後交給實際做事的人驗證。符號都是同一套，差別在於動手前有沒有想清楚這張圖要回答什麼。

動手前先定義範圍與細節程度

加州大學爾灣分校整理的基本流程圖步驟，起手式有三件事，一是定義並替要畫的流程命名，二是討論並決定流程的邊界，也就是起點與終點，三是討論並決定要放入多少細節。先講清楚這張圖要回答什麼問題，從哪一步開始、到哪一步結束，要畫到多細，再動筆。範圍太大，圖會失控；細節太多，讀者看不完。

聖母大學的建議則是先規劃，建立流程邊界以便只納入必要資訊，設定明確的目標，並與利害關係人討論流程，也可以直接觀察實際執行者示範。另外要找出對流程有深入了解的人，掌握角色、步驟順序、時程與資源，並標出瓶頸與重複之處。畫圖的人不一定最熟悉流程，每天做這件事的人才是資訊的來源。

從現況畫起，依序補上分支與迴圈

先畫「現在實際怎麼做」，不要一開始就畫理想中的版本。聖母大學的做法同樣是先畫現況，不追求完美或理想的狀態，再從那裡改進。加州大學爾灣分校把圖分成三種：現況（as-is）圖捕捉流程目前怎麼運作；需要大幅重新設計時，用理想（should-be）圖；改版實施之後，再用更新（to-be）圖描述新的流程。

列步驟時，加州大學爾灣分校建議集體腦力激盪，把所有活動列出來，每項寫在一張便利貼上，排成合理的順序，等全員同意順序正確之後，才畫上箭頭。接著用主線先把流程畫通，再補上判斷分支與回頭的迴圈。例外狀況放到最後補，主線才不會被切得支離破碎。

讀圖方向、出口標示與圖面大小的規則

標準與各大學教材裡，最影響可讀性的規則有下面幾條：

1. 流向由左到右、由上到下，往回走的線要加上箭頭。
2. 判斷的每個出口都標上條件。
3. 符號裡的字一律橫排閱讀，不論流向如何。
4. 線盡量避免交叉，因為交叉在標準裡代表兩條線沒有邏輯關係，容易被讀成彼此無關。
5. 一頁放不下就拆圖，並用連接符號接起來。
6. 整張圖前後使用同一套符號與字級。

最常見的畫錯有這幾種：判斷的菱形只有一個出口，或出口沒有標條件；往回走的線沒有箭頭；線穿過其他符號；同一類的步驟忽而用這個符號、忽而用那個符號。

這些規則背後是同一個方向，就是讓圖保持簡單。聖母大學建議，需要放額外資訊時，可以另設備註區，再從步驟指向備註；普渡大學的課程頁也提到，流程圖通常限制在一頁，以保持簡單。

完成後交給實際執行的人驗證並持續更新

畫好的圖要拿給每天做這件事的人看。聖母大學的做法是與流程的所有參與者一起檢視這張圖，取得回饋，並驗證圖的正確性；雙方對現況取得共識之後，再收集改善的意見，例如刪除步驟來簡化，或加入新的步驟。這個階段也順便確認大家對各個符號的理解一致，避免同一個形狀被讀成不同的意思。

之後流程改變時，圖也要跟著改，否則它很快就會成為沒人相信的舊圖。加州大學爾灣分校建議，讓流程地圖成為「活文件」，也就是在團隊會議中參照它、用於訓練與再訓練，並且在每次流程變更時更新。同時也建議直接觀察流程，與實際的作業人員交談，了解真實的情形。

流程圖與其他圖表的分界

流程圖畫的是順序與判斷。ANSI X3.5-1970 在範圍說明裡，也把它界定為以符號表示作業的順序、資料的流向與文書作業的流向。順序之外的需求，改用別的圖表會更貼切；流程若要交給系統執行，也有更嚴謹的專用記法。

層級關係與發想改用樹狀圖或心智圖

判斷用哪一種圖，可以看想表達的是什麼。想表達「接下來做什麼」，用流程圖；想表達「底下包含什麼」，像組織架構、網站架構這類項目之間只有上下層級的關係，改畫樹狀圖；想表達「想到什麼」，也就是從一個中心主題向外發想，則改畫心智圖。

最典型的誤用有兩種。一種是把組織架構畫成帶箭頭的流程圖，箭頭本來應該代表先後，卻只是在表達隸屬；另一種是把腦力激盪的想法放進方框，再用箭頭連起來，其實想法之間並沒有順序。選對圖，讀者才不會把「隸屬」讀成「先後」。

交給系統執行的流程改用 BPMN 記法

流程若要交給軟體執行，或企業要做嚴謹的跨部門流程建模，常見另一套專用的記法，稱為 BPMN（Business Process Model and Notation）。OMG（Object Management Group）的說明頁形容它是容易使用、類似流程圖的記法，目標是讓設計、管理與執行業務流程的人可以直接使用，同時精確到能把圖轉換成軟體的流程元件，並稱它已成為業務流程圖的事實標準。

BPMN 長得像流程圖，但規則更嚴謹。一般用來說明、交接與記錄的流程，用前面這些基本符號就夠了；等到流程真的要跟系統對接，再改學 BPMN 也不遲。

流程圖的價值不在符號畫得多標準，而在別人讀完之後得到的理解，跟畫圖的人一致。先把範圍定清楚，用最少的符號畫出現況，再拿給真正做這件事的人看一遍，一張流程圖就已經能發揮溝通的作用；之後想補上子流程、改成泳道，或換成更嚴謹的記法，都可以在這個基礎上逐步增加。