Outlook 加入公司信箱：新版、傳統版、Mac 與手機的 IMAP 設定

Outlook 像一扇收信的窗口，信件其實放在窗口後面那台信箱伺服器上。所以公司信箱在 Outlook 裡設定不起來，多半不是窗口壞了，而是填進去的連線資料跟伺服器那一側對不上，常見的症狀是信收得到卻寄不出去，或是密碼視窗一直跳出來。

公司網域信箱（例如龐果設計用的 [email protected]）要用什麼方式加進去，取決於它放在哪裡。放在網站主機或一般郵件服務的信箱，通常得用 IMAP 手動填入伺服器資料；放在 Microsoft 365 的信箱，Outlook 則走 Exchange 自動連線，根本沒有 IMAP 欄位可填。走錯這一條路，是很多人設定到一半才發現白忙的原因。

再加上 Outlook 同時有新版與傳統版兩套介面，入口與可填的欄位都不一樣，先分清楚信箱類型與軟體版本，每個欄位才填得進對的位置。

IMAP、POP 與 Exchange 三種連線的差異

Microsoft Outlook 是客戶端軟體，負責顯示、整理與寄出信件，信箱本體則在服務商的伺服器上。連線方式決定信件放在哪裡、換一台電腦還看不看得到，所以設定前先弄懂這三種協定的行為，比背步驟更重要。

公司信箱只要不是放在 Microsoft 365，就幾乎都該選 IMAP。IMAP 與 POP 都只處理信件，兩者的差別在信件放在哪裡，IMAP 讓信留在伺服器，POP 則把信搬回單一電腦。根據 Microsoft 的說明，多數帳戶用的是 IMAP，少數可能用 POP。

IMAP 讓信件留在伺服器上同步

根據 Microsoft 的說明，用 IMAP 讀信時，其實並沒有把信下載後存在電腦裡，而是直接從郵件服務讀取，所以手機、筆電、平板看到的是同一份信。實際的效果很直觀，在手機刪掉一封信，電腦上也跟著不見，換一台電腦重新加入帳戶，信件依然都在。

IMAP 只在你點開信件時才下載內容，附件也不會自動下載，因此查看信件的速度比 POP 快。對公司信箱這種多人、多裝置輪流使用的情境來說，這種留在伺服器上的做法最合適。

不過要記得一件事，Microsoft 的 Outlook 手機版說明指出，用 IMAP 或 POP 設定帳戶時，只會同步電子郵件，不會同步行事曆或連絡人。需要同步行事曆與連絡人時，就得考慮 Exchange 這類帳戶。

POP 只適合固定一台電腦收信

POP 的做法正好相反。它會連上郵件服務，把所有新信下載到電腦，下載之後，這些信就從郵件服務刪除，從此只有那台電腦看得到。寄出的信也只存在本機，不會留一份在伺服器上。

這樣的代價很明確，換一台電腦，舊信就看不到，手機上更是什麼都沒有。所以只有「一台電腦專用、需要離線看信」這種情況，才有理由選 POP。

有時候自動設定失敗，其實不是軟體的問題。Microsoft 的說明提到，軟體加入帳戶時通常會先自動嘗試 IMAP，失敗的話，可能是這個信箱只開了 POP，這時就得向服務商詢問 POP 與 SMTP 的伺服器名稱，改用手動設定。許多網路服務供應商提供的信箱正是 POP 型。

Exchange 連動信件、行事曆與連絡人

Exchange 不是 IMAP 的升級版，而是另一種帳戶類型。根據 Microsoft 的說明，它是工作或學校用的電子郵件帳戶，信件、連絡人與行事曆都存放在 Exchange 伺服器上，再與 Outlook 同步，所以同步的項目比 IMAP 多出許多。

企業使用 Microsoft 365 時，信箱多半就是這一類，因為 Microsoft 365 的信件服務正是建立在 Exchange 之上。Office 365 是 Microsoft 365 的舊稱，網路上常見的「O365 Outlook」說法，通常指的就是這種企業信箱在 Outlook 裡的使用情境。

這類帳戶加入 Outlook 時走的是自動流程，輸入信箱與密碼就會連線，不需要自己填伺服器資料。

信箱所在的服務，決定走 IMAP 或 Exchange

同樣叫做公司信箱，放在 Microsoft 365 與放在一般網站主機，Outlook 的設定路線完全不同。所以動手之前，先向網管或信箱服務商問清楚信箱放在哪裡，再決定往哪條路走，比對著設定畫面亂試省時間得多。

如果信箱放在 Microsoft 365，就走 Exchange 自動設定，不用也不該去找 IMAP 欄位；如果放在其他服務商，才進入 IMAP 手動設定。至於 @hotmail.com、@live.com 這類個人信箱，屬於 Outlook.com 帳戶，加入方式又是另一套。

Microsoft 365 信箱由 Outlook 自動走 Exchange

公司用 Microsoft 365 時，Outlook 透過 Exchange 連線，輸入信箱與密碼就能加入；如果公司啟用了多重驗證，依畫面提示完成驗證即可。這裡最容易誤入歧途的地方，是以為既然是信箱，就一定找得到 IMAP 的設定欄位。

原因出在 Microsoft 已經調整了驗證方式。根據 Microsoft 的說明文件，Exchange Online 已對所有租用戶停用 POP、IMAP 的基本驗證，連管理員與 Microsoft 支援人員都無法重新開啟。2020 年起，Exchange Online 的 POP、IMAP 開始支援 OAuth 2.0，較新版本的 Thunderbird 這類郵件軟體可以用這種方式連線，但 Microsoft 明確表示，沒有計畫讓 Outlook 用戶端支援 POP 與 IMAP 的 OAuth。Outlook 改用另一種方式連線，Windows 版走 MAPI/HTTP，Mac 版走 EWS。

Microsoft 的疑難排解說明也指出，傳統版 Outlook 無法手動設定 Microsoft 365 或 Exchange 伺服器帳戶，除非要改用 POP 或 IMAP 連線，而這兩種存取有沒有開啟，得向管理員確認。遇到連不上的狀況，與其在 Outlook 裡反覆調整欄位，不如直接找 Microsoft 365 管理員，對方可以在 Exchange 管理中心針對個別信箱啟用或停用 IMAP 與 POP3。

網站主機附的信箱與其他郵件服務走 IMAP

公司信箱如果是網站主機附贈的，或是用其他一般郵件服務，就得向服務商取得 IMAP 與 SMTP 的連線資料，再自行手動填進 Outlook。多數服務商會把這些資料放在信箱管理後台或開通通知信裡，找不到時，請網管或服務商提供。

Outlook 的自動偵測不一定會成功，因為自動設定得靠服務商先設好對應的探索資訊，一般網站主機常常沒有設。Microsoft 的說明也提到，服務商沒有列在常見清單上時，要聯絡服務商的技術支援或郵件系統管理員取得設定。

另一種常見狀況是服務商根本沒開 IMAP。這時就算資料都填對，也連不上，得先請對方在信箱端開啟 IMAP 存取，再回到 Outlook 繼續。

新版 Outlook 與傳統版 Outlook 的辨認方式

同一台 Windows 電腦上的 Outlook 可能有新版與傳統版兩套介面，操作步驟完全不同，入口選錯，照著步驟找按鈕就會處處對不上。好在兩者的差別一眼就看得出來，用畫面上的線索就能分辨。

另一個常被混為一談的問題是版本名稱。「Outlook 365」「買斷版」「新版 Outlook」三個詞指的東西不一樣，弄清楚它們之間的關係，才知道自己手上用的是哪一套。

Outlook 365 訂閱版與買斷版都內建傳統版

很多人口中的「Outlook 365」，其實不是一個正式的產品名稱，指的是 Microsoft 365 訂閱方案內含的桌面版 Outlook。根據 Microsoft 的說明，傳統版 Outlook 是需要下載安裝的桌面程式，包含在許多含桌面版應用程式的 Microsoft 365 訂閱方案中，也包含在 Office Home & Business 這類買斷版裡。

新版 Outlook 則是另外一套 App，可以免費取得，支援 Microsoft 帳戶、公司或學校帳戶，也支援 Gmail、Yahoo、iCloud 等第三方帳戶，以及其他透過 IMAP 連線的第三方帳戶。所以同一台電腦上，可能同時有訂閱版的傳統版與新版兩套軟體。

還在用舊版本的話，要多留意支援期限。Office 2016 與 Office 2019 的支援已在 2025 年 10 月 14 日結束，不再有安全性更新；Office 2021 與 Outlook 2021 的支援在 2026 年 10 月 13 日結束，結束後同樣不再提供安全性更新與技術支援。信箱裡放的是工作往來的信件，用沒有安全性更新的軟體收發，風險得自己評估。

右上角有設定按鈕的就是新版 Outlook

Microsoft 提供的判斷方式很簡單，Outlook 視窗右上角有「設定」按鈕，就是新版，沒有就是傳統版。傳統版從「檔案」索引標籤進入帳戶資訊與產品版本；新版也有「檔案」索引標籤可以進到帳戶資訊，所以光看有沒有「檔案」分不出來，認「設定」按鈕最準。

想確認版本號碼，新版是從設定進入一般，再看關於 Outlook；傳統版則是在「檔案」底下找 Office 帳戶。

另外，Windows 內建的郵件程式（Mail）不是 Outlook，這點很容易搞混。如果畫面跟上面兩種都對不上，先檢查是不是打開了這個內建程式，或是用到已經不再支援的舊版本。

兩套版本之間也能互相切換。傳統版右上角若有「試用新 Outlook」的開關，可以切換到新版；新版右上角也有一個開關，點下去可以選擇切回傳統版。

向信箱服務商備齊的連線資料

IMAP 設定失敗，最常見的原因是資料抄錯，或加密方式與連接埠沒搭對。先把要用到的資料一次備齊，不論是哪一種 Outlook，都能填得順。這些資料只有信箱服務商知道，Outlook 自己查不到，所以得向服務商或網管索取。

以假資料示範，要備齊的欄位共有七項：

這張表裡的伺服器名稱與連接埠都是示範值，實際要填的內容以服務商提供的為準。Microsoft 的說明也列出手動設定需要的項目，包括姓名與電子郵件地址、帳戶類型、內送與外寄郵件伺服器、使用者名稱與密碼，並要求在外寄伺服器勾選需要驗證。

伺服器名稱與登入帳號的填法

收信（IMAP）與寄信（SMTP）是兩台各自設定的伺服器，名稱要分開填。根據 Microsoft 的說明，伺服器名稱通常長得像 imap.服務名.com、pop.服務名.com、smtp.服務名.com；也有服務商把收信與寄信指到同一個名稱，例如示範用的 mail.pongo-demo.tw。

使用者名稱最容易出錯。Microsoft 的 Mac 版 Outlook 說明提到，視電子郵件提供者而定，使用者名稱通常是完整的電子郵件地址，也可能只是 @ 符號之前的那一段。以 [email protected] 為例，有的服務商要填完整地址，有的只要填 hello，要看服務商的資料才知道。

密碼則要注意大小寫。貼上密碼時多帶了空白，或是大小寫打錯，都會讓後面的登入一直失敗。

連接埠與加密方式要成對填寫

連接埠與加密方式是成對出現的，不能各填各的。一組是一連線就開始加密，另一組是先連線、再升級為加密：

IETF 的 RFC 8314 建議，郵件軟體與伺服器之間使用 TLS 1.2 以上，並偏好一連線就開始 TLS 的方式，也就是 IMAP 993、POP3 995、SMTP 寄信 465。不過 SMTP 寄信的 587 加 STARTTLS 目前仍被廣泛使用，RFC 8314 也提到過渡期兩種都可以支援。

Microsoft 自家 Outlook.com 的設定就是 IMAP 993 搭配 SSL/TLS、POP 995 搭配 SSL/TLS、SMTP 587 搭配 STARTTLS，可見兩種加密方式都是正規選項，只是不能混搭。填錯其中一邊，是連不上的常見原因，症狀通常是連線逾時，或出現憑證相關的警告。遇到這種情況，把連接埠與加密方式整組改成服務商提供的那一組，通常就能解決。

雙重驗證信箱改用應用程式密碼

有些信箱服務商開了雙重驗證，或不允許第三方軟體用一般密碼登入，這時 Outlook 會要求輸入「應用程式密碼」。Microsoft 的說明指出，應用程式密碼是隨機產生的一次性密碼，用來提供對線上帳戶的暫時存取，讓你不必把主帳戶的密碼交給不夠安全或未知的應用程式。

這組密碼得到服務商的網站產生，Outlook 裡沒有產生的地方。取得後複製起來，等 Outlook 要求輸入密碼時貼上，取代原本的登入密碼。

不是每一家服務商都要求應用程式密碼。Microsoft 的說明是視服務商而定，新版或傳統版 Outlook 加入 IMAP、iCloud 這類帳戶時才可能需要，服務商沒有要求的話，用一般密碼就能登入。

新版 Outlook 加入公司信箱的流程

新版 Outlook 的流程比較短，但有兩個地方跟傳統版不同，一是伺服器欄位收在 IMAP 畫面裡、要展開才看得到，二是第三方信箱的內容可能會與 Microsoft 的雲端同步。

新增 IMAP 帳戶後展開更多設定填入伺服器

根據 Microsoft 的說明，新增帳戶有兩條入口：從「檢視」索引標籤選「檢視設定」，或從「檔案」索引標籤選「帳戶資訊」。進入後選「帳戶 > 您的帳戶」，在「電子郵件帳戶」下選「新增帳戶」，輸入電子郵件地址（要完整含網域，例如 [email protected]），再選「繼續」。有密碼提示就輸入密碼，最後選「完成」。

如果自動偵測認不出信箱的服務商，畫面可能會請你選擇帳戶類型，這時公司網域信箱就選 IMAP，再依畫面指示填入設定。另外，部分非 Microsoft 信箱（例如 Gmail、Yahoo、iCloud）得先到服務商的網站調整設定，才允許 Outlook 連入。

進到 IMAP 的畫面後，除了密碼，還可以展開更多設定（英文介面是「Show more」），收信與寄信伺服器、連接埠與加密方式的欄位都在裡面，照服務商提供的資料逐一核對再繼續。Microsoft 的說明頁沒有逐項列出這個畫面的欄位，用字也可能隨更新調整，按鈕名稱以實際畫面為準；畫面上找不到需要的欄位時，就改走傳統版的手動流程。

信件同步到 Microsoft 雲端的取捨

用新版 Outlook 加入第三方信箱，信件可能不只放在公司的郵件伺服器上，Microsoft 那邊也會有一份。根據 Microsoft 的說明，非 Microsoft 帳戶同步到 Microsoft 雲端後，信件、行事曆與連絡人的副本會在信箱服務商與 Microsoft 的資料中心之間同步。

換來的好處是，原本只有 Microsoft 365 或 Exchange Online 帳戶才用得到的功能，現在也能用在這個信箱上，而在服務商那邊，原本的信箱使用方式不會改變。Microsoft 也說明，Outlook 的使用與帳戶資料適用 Microsoft 服務合約與隱私權聲明，服務商自己的條款與隱私權政策也仍然適用。

IMAP 帳戶在這個同步中只支援信件，不含行事曆與連絡人。至於 Windows 新版有哪些帳戶種類走雲端同步，Microsoft 各說明頁的列法不完全一致，雲端同步的總說明頁只列 Gmail 與 Yahoo，Mac 版的說明頁則把 iCloud、IMAP 與 POP 帳戶也列進去，實際範圍以最新的說明為準。在意信件存放位置的公司，可以先跟管理者確認清楚，再決定用哪一套 Outlook。Mac 版則可以在新增帳戶時選擇直接與服務商同步。

自動設定失敗時改用傳統版 Outlook

新版 Outlook 自動設定失敗，常見的徵兆是反覆登入失敗，或提示需要應用程式密碼。這時別急著換軟體，先確認應用程式密碼有沒有產生、服務商端有沒有開啟 IMAP 存取，因為問題常出在服務商端的條件不符，而不是 Outlook 本身。

確認過這些條件還是不行，退路就是改用傳統版。根據 Microsoft 的說明，點新版 Outlook 右上角的開關並選擇切回，傳統版就會開啟，接著以「手動設定或其他伺服器類型」填入伺服器資料，步驟與下面傳統版的手動流程相同。

傳統版 Outlook 以進階設定加入 IMAP 帳戶

傳統版 Outlook（含 Microsoft 365 訂閱方案內含的 Outlook 365 與買斷版）提供最完整的 IMAP 手動流程，伺服器、連接埠與加密都可以自己控制。整個流程是先試自動偵測，失敗再手動填寫，最後補上寄信驗證。

先讓 Outlook 嘗試自動偵測

很多人一開始就直接手動，其實先讓 Outlook 試一次自動設定最省事。選「檔案 > 新增帳戶」，輸入電子郵件地址後選「連線」；出現密碼提示就輸入密碼，選「確定」，再選「完成」，帳戶就加好了。

自動設定成功的樣子，是不需要自己填任何伺服器資料，帳戶就連上並開始收信。若自動偵測失敗或出錯，才轉成手動設定，這在公司網域信箱上很常見，通常是服務商沒有設定自動探索，而不是你設錯了什麼。

手動填入收信與寄信伺服器

手動設定的入口，一樣是「檔案 > 新增帳戶」。輸入電子郵件地址後，先選「進階選項」，勾選「讓我手動設定我的帳戶」，再選「連線」；接著選帳戶類型。Microsoft 的說明提到，走到手動設定這一步，多半是選 IMAP；少數只開 POP 的信箱才選 POP，連接埠也要換成服務商提供的 POP 連接埠（加密連線常見的是 995）。

帳戶設定畫面通常已預填大部分設定，缺的再依服務商提供的資料補上，包括收信伺服器、寄信伺服器，以及各自的連接埠與加密方式，填完選「下一步」。連接埠與加密的搭配，回頭對照前面那張表，不要混搭。

最後輸入密碼，選「連線」，等 Outlook 驗證完成。Microsoft 365 訂閱版與買斷版的畫面可能略有差異，遇到按鈕文字不同時，以實際畫面為準。

寄信伺服器要勾選需要驗證

很多「收得到信、寄不出去」的原因，出在寄信（SMTP）伺服器沒有設定驗證。寄信伺服器也要確認你是誰，才允許你用公司網域寄信，沒有通過驗證的寄信要求，伺服器通常會拒絕。

設定位置在「更多設定 > 外寄伺服器」，勾選「我的外寄伺服器（SMTP）需要驗證」，並可選「使用與內送伺服器相同的設定」。接著到「進階」頁籤，再核對連接埠與加密方式是否與服務商提供的一致，最後依序選「確定」「下一步」「完成」。

另外，Microsoft 的疑難排解說明提到，新增 IMAP 帳戶時，如果 Outlook 從頭到尾都沒要求輸入密碼，要回來確認 IMAP 設定頁上的「需要使用安全密碼驗證（SPA）登入」沒有被勾選。

Mac 版 Outlook 加入公司信箱

Mac 版 Outlook 的入口在功能表列，而不是「檔案」。新版 Mac Outlook 加入 Google、iCloud、Yahoo 與 IMAP 這類信箱時，預設會同步到 Microsoft 雲端，但有明確的選項可以改成直接與服務商同步，信件放在哪裡可以自己決定。

Mac 版新增帳戶時手動挑選信箱服務商

根據 Microsoft 的說明，在 Outlook 功能表選「設定」，再從側邊面板選「帳戶」，選「+ 新增帳戶」，輸入電子郵件地址後選「繼續」，依提示往下進行。後續要再新增帳戶，可選「工具 > 帳戶 > + 新增帳戶」。新增 Yahoo 或其他 IMAP、POP 帳戶時，可能會被帶往對方的網站，要求允許 Outlook 存取郵件、連絡人與行事曆，選「允許」，最後選「完成」。

公司網域信箱不是 Gmail 或 Yahoo，Outlook 可能自動選錯服務商。遇到這種情況，視窗上方有一個「Not [Google, iCloud, Yahoo, etc.]?」的連結，點進去就能從清單自己挑選。

舊版 Mac Outlook 的 IMAP 欄位包括帳戶描述、全名、電子郵件地址、使用者名稱、密碼、內送與外寄伺服器、覆寫預設連接埠、使用 SSL 連線，內容與前面各節填的資料相同，只是版面不一樣。

信件可以改成直接與服務商同步，不經 Microsoft 雲端

Mac 版新增帳戶時，輸入信箱後選視窗上方「Not [Google, iCloud, Yahoo, etc.]?」的連結，再選「Sync directly with」開頭的選項，就會關閉雲端同步，改成直接與服務商同步。公司對信件放置位置有要求的，就在這一步決定。

這個功能有兩個限制。Microsoft 註明 POP 帳戶因為不與 Microsoft 雲端同步，在這份服務商清單裡選不到；Office 365 與 Outlook.com 帳戶則一定要經過 Microsoft 雲端，沒有直接同步可選。至於 IMAP 帳戶，若維持雲端同步，一樣只同步郵件，不含行事曆與連絡人。

手機版 Outlook App 的 IMAP 手動設定

手機上的 Outlook App 也能加入公司信箱，但自動偵測不到時，要手動切換到 IMAP 並開啟進階設定。跟電腦版一樣，手機上用 IMAP 設定的帳戶也只同步信件，不含行事曆與連絡人。

如果手機是公司管理的裝置，或帳戶是 Microsoft 365 工作帳號，公司可能另有政策限制，遇到限制時就找管理員。iPhone 與 Android 的入口與按鈕略有不同。

iPhone 與 iPad 開啟進階設定

在 Outlook for iOS 依序選「Settings > Accounts > Add Account > Email Account」，輸入電子郵件地址，點「Add Account」。如果出現選擇電子郵件服務商的畫面，就選 IMAP。重點在密碼那一頁，輸入密碼的同時要把「Use Advanced Settings」打開，畫面才會出現伺服器欄位，填入服務商提供的資料後，點「Sign In」。

要改密碼時，得到服務商的網站改。改完之後，Outlook 偵測到同步錯誤，會要求重新輸入新密碼。如果同步仍然有問題，可以先把帳戶刪除，再重新加入一次。

Android 選擇 IMAP 再填進階設定

Android 版的流程類似。依序選「設定 > 新增帳戶 > 新增電子郵件帳戶」，輸入電子郵件地址後點「繼續」。被要求選擇電子郵件服務提供者時，選 IMAP 或 POP3。

接著開啟「進階設定」，輸入密碼與伺服器設定，最後點「核取記號」完成。如果自動設定失敗，就得手動輸入服務商提供的伺服器名稱、使用者名稱與密碼，這些資料可以回頭查前面備齊的那張表。

加入後的收信、寄信與資料夾測試

帳戶加完，不等於設定成功。要確認是否真的生效，可以實際走一輪流程，用 [email protected] 寄一封信到另一個外部信箱，再從那個外部信箱回覆，最後比對手機與電腦上的資料夾是否一致。能寄出、能收到回信，就代表收寄兩端都通了；少了其中一邊，就要回頭找原因。

IMAP 帳戶在多裝置上應該呈現同一份資料夾，在手機刪掉的信，電腦上也要跟著不見。若兩邊不一致，先確認各裝置都已完成同步。

寄信失敗時，信件會停在寄件匣。Microsoft 針對新版 Outlook 建議由快到慢依序排查，先檢查網路連線，接著是同步問題，然後是附件大小，最後是最近有沒有改過密碼。傳統版 Outlook 則先看視窗底部，如果顯示「離線工作」，到「傳送/接收」索引標籤按一下「離線工作」解除，信件才會恢復進出。要注意，新版 Outlook 裡的第三方帳戶，包括 Gmail、Yahoo、iCloud 與一般 POP、IMAP 帳戶，無法用按鈕手動同步。

連不上與密碼反覆跳出的排查順序

排查的原則是依症狀找原因，找到自己那一條就停。同一個症狀，先排除大小寫、使用者名稱與密碼是否過期這些簡單的原因，再回頭看伺服器與連接埠。問題超出這些範圍，就直接找信箱服務商或管理員。

Outlook 自動偵測失敗的 2 個常見原因

傳統版自動設定失敗，常見的原因有兩個，一是需要應用程式密碼，而不是平常登入用的密碼，二是 Outlook 找不到伺服器設定。前者要到服務商的網站產生應用程式密碼，再貼進密碼欄。

後者就改走手動流程。依序選「檔案 > 新增帳戶」，輸入電子郵件地址，選「進階選項」，勾選「讓我手動設定我的帳戶」，選 POP 或 IMAP，輸入密碼後選「連線」，最後選「完成」，欄位怎麼填可以對照前面傳統版的步驟。

密碼視窗反覆跳出，多半是帳號密碼對不上

密碼視窗反覆彈出來的原因不只一種。Microsoft 的說明列出幾個常見的情況，一是大寫鎖定被打開，而密碼區分大小寫；二是使用者名稱填錯，例如服務商要求填完整的 [email protected]，卻只填了 hello；三是之前能正常收發，現在卻反覆要求密碼，可能是在服務商那邊改過密碼，Outlook 還沒更新。

另一種可能是密碼過期。有些企業帳號的政策會要求每隔幾個月更換密碼，過期後原本的密碼就不能用了。

密碼要到服務商的網站或透過系統管理員變更，不是在 Outlook 裡改。改完之後，要立刻回 Outlook 更新，兩邊的密碼才會一致。

收信正常但寄信失敗時先查 SMTP 設定

收得到信、寄不出去，幾乎都落在 SMTP 這一側。常見的原因有三個，分別是寄信伺服器沒有勾選需要驗證、寄信的連接埠與加密方式沒搭對，還有附件太大擋在寄件匣。

排除時同樣可以由快到慢，先看網路連線是否正常，再回頭確認「我的外寄伺服器（SMTP）需要驗證」有沒有勾選，接著核對連接埠與加密，最後檢查附件。部分服務商會限制郵件大小，超過的信件會停在寄件匣，連帶擋住排在後面的信。把這封大信刪掉或改用較小的檔案，後面的信才會恢復寄送。

新版 Outlook 帳戶顯示需要注意，要移除再重新加入

新版 Outlook 的 IMAP、POP 帳戶有一種專屬狀況，服務商更改了 Outlook 用來溝通的後端資訊時，連線就會中斷，帳戶進入「需要注意」的狀態，無法再登入。處理的辦法是從所有裝置移除帳戶，再重新加入。

動手之前要知道，移除帳戶之後，在 Outlook 中建立的行事曆事件、儲存的連絡人與信件草稿都會一併消失，建議先把信箱匯出成 PST 檔案備份。

移除的路徑從標題列的省略號進入，依序選設定 > 帳戶 > 您的帳戶，並對有問題的帳戶選「管理」。接著選「移除」，然後選「從所有裝置移除」並確認。移除完成後，再選「新增帳戶」把信箱加回來。

公司信箱加進 Outlook 之前，先問清楚信箱放在哪裡，再向服務商備齊那七項連線資料，剩下的就是照畫面把每個欄位填進對的位置。連不上的時候，從使用者名稱、連接埠與加密這幾處回頭查，多半能找到原因。