OneDrive 可以想成一個放在雲端的檔案櫃，鑰匙是一個 Microsoft 帳戶，電腦、手機和瀏覽器三道門都通到同一個櫃子。很多人搜尋 one drive，其實是被 Windows 電腦右下角的雲朵圖示、跳出來的登入視窗，或是「桌面資料夾已備份」的通知帶進來的，還沒弄清楚它在做什麼，就已經被推著開始用了。
先用了才搞懂，難免會遇上幾個容易出事的地方，例如同步會把刪除動作一起帶到每個裝置、免費空間只有 5 GB、資料夾備份會把桌面的內容整批搬進雲端。沒看懂就點下去，檔案不見或額度用完往往來得很突然。
要看懂這些狀況，得先分清楚 OneDrive 這個服務、Microsoft 帳戶，以及公司或學校帳戶這三者各自管什麼。
OneDrive 是什麼？
OneDrive 是 Microsoft 的雲端儲存服務。檔案放進去之後，同一份檔案可以從 OneDrive 網站、電腦上的 OneDrive 資料夾、手機 App 三個地方開啟。根據 Microsoft 的說明頁，在 OneDrive 資料夾裡新增、變更或刪除檔案，網站上也會跟著新增、變更或刪除，反過來也一樣，這就是常聽到的「同步」。
放進 OneDrive 的檔案，在共用出去之前都是私人的，要分享時才選擇用連結，或是指定特定的人開啟。另外要先分清楚，OneDrive 是服務，Microsoft 365 是訂閱方案，訂閱之後會附帶更多 OneDrive 空間。
Windows 內建的 one drive 與 Microsoft 帳戶
電腦裡出現的 one drive，多半不是自己裝的。Microsoft 的說明頁寫明，Windows 11 的電腦已經預先安裝 OneDrive，到開始功能表輸入 OneDrive 就能開啟。第一次開啟時登入的是個人 Microsoft 帳戶，之後檔案會顯示在檔案總管左側的「OneDrive – 個人」底下，操作起來跟一般資料夾差不多。
同一部電腦的 OneDrive 只能登入一個個人帳戶，但可以同時加入多個公司或學校帳戶。同時登入多個帳戶時，個人檔案顯示在「OneDrive – 個人」，公司或學校的檔案則顯示在「OneDrive – 公司名稱」。另外，免費額度是跟著 Microsoft 帳戶走的，Outlook.com 等服務也共用這個額度，並不是 OneDrive 專用。
公司或學校帳戶的規則由組織管理員決定
公司或學校提供的 OneDrive 由組織管理員管理，部分規則跟個人帳戶不一樣。登入兩種帳戶時，畫面和限制有出入，多半不是操作錯誤，而是管理者不同。
舉兩個例子。個人 Microsoft 帳戶的資源回收筒項目在 30 天後自動刪除，公司或學校帳戶則是 93 天，除非管理員另外變更設定；共用連結的某些選項在公司或學校帳戶裡可能呈現灰色，這表示組織的系統管理員可能限制了該功能。後面所有的數字與功能，一律以個人 Microsoft 帳戶為準。
免費 5 GB 空間與 Microsoft 365 附帶的容量
沒有訂閱的 Microsoft 帳戶，雲端儲存空間是 5 GB。對常拍照、常存影片的人來說，這個數字不算寬裕，所以不少人是在額度吃緊時，才第一次認真看待 OneDrive 的容量。
訂閱 Microsoft 365 之後，OneDrive 的容量會跟著提高。根據 Microsoft 儲存空間配額頁，各方案的額度如下。
| 方案 | 雲端儲存（含 OneDrive） | Outlook.com 信箱儲存 | 可使用人數 |
|---|---|---|---|
| 免費（無訂閱） | 5 GB | 15 GB | 1 人 |
| Microsoft 365 基本版 | 100 GB | 100 GB | 1 人 |
| Microsoft 365 個人版 | 1 TB | 100 GB | 1 人 |
| Microsoft 365 家用版 | 每人 1 TB | 每人 100 GB | 最多 6 人 |
| Microsoft 365 進階版 | 每人 1 TB | 每人 100 GB | 最多 6 人 |
| Microsoft 365 專業版 | 每人 1 TB | 每人 100 GB | 最多 6 人 |
表格「雲端儲存」那一欄的 1 TB 和 100 GB，指的是包含 OneDrive 在內的雲端儲存空間，信箱儲存那一欄則另外計算。個人版、家用版、進階版與專業版的訂閱者還能再加購 OneDrive 雲端儲存空間，Microsoft 說明頁寫的上限是 10 TB，不過只有訂閱帳戶的持有人才能加購，加購後新的額度最多可能要等 24 小時才會顯示。
有兩個常被問到的細節。早期的 OneDrive 100 GB 獨立方案，已經升級為 Microsoft 365 基本版；家用版則可以跟最多另外 5 個人共用訂閱，每個人各有自己的 1 TB，並不是 6 個人共用同一個 1 TB。
Outlook.com 附件與 Teams 內容也計入雲端額度
表格上的 5 GB 算的是整個 Microsoft 帳戶的雲端額度，會同時被好幾種內容消耗，下面這些都算在內：
- OneDrive 的檔案與相片，包含手機相簿與螢幕擷取畫面
- OneDrive 資源回收筒裡的項目
- Outlook.com 的附件與郵件內嵌的影像
- Microsoft Teams 的訊息附件與錄製內容
- Loop 的會議記錄與構想檔案
- Designer 專案裡的影像
所以有人明明沒存幾個檔案，額度卻快滿了，多半是 Outlook.com 的附件、Teams 的錄製內容，還有躺在資源回收筒裡等著被刪除的檔案，在悄悄占用空間。
至於信箱本身，也就是 Outlook.com 的電子郵件、行事曆、連絡人與已刪除的訊息，另有 15 GB 的信箱儲存空間，和雲端額度分開計算，只供 Outlook.com 使用，不會吃掉那 5 GB。
超出額度後的唯讀、凍結與刪除，取消訂閱也會觸發
額度用完之後的後果，比多數人以為的嚴重。Microsoft 的說明頁列出的狀況，會隨著時間逐步加重。
- 剛超出額度時，OneDrive 無法上傳、編輯或同步新檔案，手機相簿的自動上傳也會停下來，既有的檔案會保留，但只能唯讀；Outlook.com 無法收發郵件，Teams 也無法傳送或接收含附件的訊息。
- 超出額度滿 3 個月，OneDrive 帳戶會被凍結。
- 超出額度滿 6 個月，Microsoft 可能刪除 OneDrive 與其中的所有檔案，一旦刪除就無法復原。
電腦工作列上的 OneDrive 圖示會用標記提醒目前的狀態，黃色警告三角形代表儲存空間即將全滿，紅色圓圈加白色減號則代表已經超出配額。看到黃色三角形時就該動手整理，不必等到紅色圓圈出現。
另一個容易誤解的情境是取消訂閱。取消基本版或個人版之後，額度會回到 5 GB 的雲端儲存，加上 15 GB 的 Outlook.com 信箱儲存空間。如果 OneDrive 裡已經存了超過 5 GB 的內容，取消當下就等於進入超出額度的狀態。取消家用版的話，共用這個訂閱的每個人，額度都會減少。
查看用量並釋放空間的做法
想知道額度還剩多少，登入 Microsoft 帳戶的頁面，在「Microsoft 儲存空間」區域就能看到用量與配額。要清出空間，可以依序做這幾件事：
- 回頭檢視占空間較大的檔案與壓縮檔，確認不需要就刪掉。
- 清空 OneDrive 的資源回收筒，因為放在裡面的項目仍然計入額度。
- 檢查手機相簿的備份，影片、螢幕擷取畫面和社群圖片是最容易堆積的地方。
清空電腦的資源回收筒，和清空 OneDrive 的資源回收筒是兩回事，這點很容易混淆；必須在線上清空 OneDrive 的資源回收筒，額度才會釋放。刪除檔案之後，額度最多可能要 24 小時才會更新，所以清完沒有馬上看到變化是正常的。如果整理過後空間還是不夠，再考慮購買更多空間。
網頁、電腦與手機三種入口存取同一份檔案
OneDrive 有三個入口，登入的都是同一個 Microsoft 帳戶，看到的也是同一批檔案，差別只在各自適合的時機。
網頁版什麼都不用安裝，打開瀏覽器就能用，適合臨時換一台電腦，或是想先試試看的時候。電腦版會讓雲端檔案出現在檔案總管裡，操作起來像本機資料夾，適合每天都要處理檔案的人。手機版則負責隨身存取，順便把剛拍的相片收進 OneDrive。
OneDrive 網頁版免安裝就能上傳與整理檔案
網頁版從瀏覽器登入 onedrive.com 就能使用。上傳的做法是選「新增」，再選「檔案上傳」或「資料夾上傳」。Microsoft Edge 與 Google Chrome 支援整個資料夾上傳，其他瀏覽器則改用「上傳」，一次選取檔案。Microsoft 的說明頁提到，OneDrive 可以儲存 300 多種檔案類型。
整理檔案時，先點選項目角落的圓圈，頁面頂端就會出現可以對它操作的命令。如果是在 Word、Excel 這類 Office 應用程式裡編輯文件，也可以用「檔案」→「另存複本」→「OneDrive – 個人」直接存進來，這個做法需要 Microsoft 365、Office 2019 或 Office 2016。已經裝了電腦版的話，把檔案拖進檔案總管導覽窗格裡的 OneDrive，一樣會上傳。
先在網頁版熟悉這些基本動作，再決定要不要裝電腦版，是比較不容易手忙腳亂的順序。
Windows 與 Mac 電腦版的安裝與登入
Windows 11 已經內建電腦版，其他情況可以從 Microsoft 的 OneDrive 下載頁取得，開啟後輸入個人 Microsoft 帳戶，再選「登入」。Mac 沒有內建，要先從 Mac App Store 或同一個下載頁安裝，裝好後用 cmd + 空格鍵開啟 Spotlight，輸入 OneDrive 就能啟動。
設定過程中有兩個畫面值得停下來看。「這是您的 OneDrive 資料夾」可以選「變更位置」，Microsoft 的說明頁建議這是變更位置的最佳時機；「您的所有檔案、準備就緒、隨選」則是在說明檔案的「僅限線上」「本機可用」「永遠可用」三種狀態，也就是檔案隨選功能的圖示分別代表什麼。
裝好之後，Windows 的工作列與 Mac 的功能表列都會出現雲朵圖示，它是同步狀態和設定的入口。Mac 另外可以在系統設定的擴充功能裡啟用 OneDrive Finder 整合，直接在 Finder 看到每個檔案的同步狀態。
手機 App 的上傳、離線與文件掃描
iOS 與 Android 都可以到應用程式商店下載 OneDrive App。第一次使用，會用到的動作大致有這幾個：
- 上傳：點底部的「＋」，選擇上傳，再挑檔案。
- 分享：點檔案旁的三個點，選擇用電子郵件、連結或其他 App 傳出。
- 離線使用：點三個點，選「設為離線使用」，沒有網路時也能開。
- 還原刪除的檔案：點左上角「我」的圖示進資源回收筒，點三個點選還原。
iOS 與 Android 版 App 都內建「掃描」功能，可以掃白板、文件、名片或相片，裁切、旋轉、套用濾鏡之後輸入檔名儲存，檔案會自動存成 PDF。收據、紙本文件想隨手存進雲端時，用它比先拍照再整理來得省事。
同步與備份的差異，刪除也會雙向同步
同步和備份常被當成同一件事，其實管的範圍不同。同步是 OneDrive 資料夾裡的任何新增、修改、刪除，雲端和電腦會互相保持一致；備份則是把原本不在 OneDrive 資料夾裡的重要資料夾，例如桌面、文件、圖片，也納入保護。
同步是雙向的，刪除也會同步。在電腦上刪錯一個檔案，雲端與其他裝置上的那份也會跟著消失，所以才需要後面談到的還原機制。使用上還有幾項限制。單一檔案不能超過 250 GB；檔名的開頭與結尾不能是空格，也不能含有 \ : / * ? < > " | 這幾個字元；包含檔名在內的完整路徑，在電腦上最好少於 260 個字元，超過這個長度，Windows 檔案總管與 Office 傳統型應用程式可能無法開啟或重新命名檔案。
檔案隨選讓雲端檔案不占電腦空間
檔案隨選（Files On-Demand）是 OneDrive 電腦版最值得先搞懂的功能，也是新手最常看不懂圖示的地方。它讓雲端上的檔案顯示在檔案總管裡，卻不一定真的下載到電腦。從 OneDrive 組建 23.066 開始，這項功能對所有使用者預設啟用，需要 Windows 10 1709 版或更新版本。
雲端檔案在檔案總管裡有三種狀態，各有不同的圖示：
- 僅限線上（藍色雲朵圖示）：檔案只在雲端，不占電腦空間，點開才會下載，沒有網路就無法開啟。在線上或其他裝置建立的新檔案，預設就是這個狀態。
- 本機可用：點開過的僅限線上檔案會下載到電腦，之後可以離線開啟；需要空間時，按右鍵選「釋放空間」，就會變回僅限線上。
- 永遠可用（綠色圓圈加白色勾）：按右鍵選「永遠保留在此裝置上」的檔案，會下載並占用電腦空間，離線時也能使用。
有兩個陷阱要特別留意。刪除裝置上「僅限線上」的檔案，會把它從所有裝置與網路上的 OneDrive 一併刪除，而且不會進到電腦的資源回收筒；桌面搜尋也只能依檔名找到僅限線上的檔案，搜尋不到檔案內容。另外，同步時可以只選部分資料夾下載到電腦，把真正需要的留在手邊，其餘維持在雲端。
桌面、文件與圖片資料夾的備份設定
資料夾備份是 Windows 使用者最常被「推著」開始用的功能。它把桌面、文件、音樂、圖片、影片這幾個標準資料夾備份到 OneDrive，這些檔案因此受到保護，也能在所有裝置上使用，包含手機 App。備份桌面資料夾之後，桌面上的項目還會跟著帳戶，出現在其他執行 OneDrive 的電腦上。
Windows 的操作路徑是點通知區域的 OneDrive 雲朵圖示，依序選「說明與設定」→「設定」→「同步與備份」→「管理備份」，把顯示「未備份」的資料夾切換為開啟，再按「儲存變更」。要停止備份時，系統會讓使用者選擇「將檔案只保留在 OneDrive 中、將它們從電腦中移除」，或是「將檔案只保留在我的電腦上，並將它們從 OneDrive 中移除」。選之前要先想清楚檔案最後要留在哪一邊。
Mac 要啟用桌面與文件備份，必須使用獨立下載的同步應用程式，不能是 Mac App Store 的版本，裝置也要開啟完整磁碟存取。還有一點要留意，備份進來的內容會占用 OneDrive 額度，而桌面和圖片資料夾裡常常放了不少大檔，免費的 5 GB 很容易不夠用，開啟之前先看一下資料夾的大小會比較安心。
手機相簿自動上傳只走單向
手機版的備份機制是相簿自動上傳，重點在單向。手機拍的照片和影片會上傳到 OneDrive，但不會雙向同步，刪掉手機上已經上傳的照片，OneDrive 裡的副本不受影響。
開啟的方式依系統而異。iOS 是點頭像，進入「設定」再選「相機上傳」，想連影片一起備份，要打開「包括影片」；Android 是點頭像，在「相機備份已關閉」下點「開啟」，可以勾選「僅在充電時備份」，也能到設定的「備份裝置資料夾」加入其他資料夾。
有幾個限制會影響上傳的成功率。相機備份一次只能對一個帳戶使用；iOS 在電量低於 20% 時不允許備份，低電量模式與強制關閉 App 也會讓自動上傳停擺；Android 把 App 從工作切換器滑掉之後，同樣不會自動備份。相片或影片數量很多的時候，iOS 可以啟用「就寢時間備份」，連上 Wi-Fi 並充電，用 OneDrive 專用的上傳模式把剩下的相片補傳完。
分享連結與權限設定
OneDrive 的分享邏輯很單純，檔案預設私人，要分享才開放，之後也能隨時收回。真正容易讓人誤會的，是連結設定裡哪些功能免費就有、哪些要有 Microsoft 365 才能用。
分享的是 OneDrive 裡的檔案本身，不是另外複製一份寄出去，所以擁有者一改權限，對方能做的事就跟著改變；停止共用之後，對方手上的連結就會失效。
複製連結與指定對象的兩種分享方式
「複製連結」適合貼到訊息、社群或電子郵件，用來跟許多人共用，甚至是不認識的人。視權限設定而定，拿到連結的人可以檢視或編輯。這也是風險所在，連結可以被轉傳，誰拿到都能依權限開啟。連結的對象可以選「任何人」或「特定人員」，另外還有「擁有現有存取權限的人員」；組織內的選項則是公司或學校帳戶才有。
「與特定人員共用」則是輸入對方的電子郵件，連結只給指定的人，並且可以分別設定可編輯或可檢視，比較適合不想外流的內容。
電腦版有一個快速做法，在檔案總管或 Finder 對檔案按右鍵，選「共用 OneDrive 連結」，連結就會複製到剪貼簿。要注意這種方式產生的連結預設具有編輯權限。共用資料夾並給編輯權限時，對方可以把資料夾加進自己的 OneDrive，看到裡面所有的內容，而且收件者只能把整個資料夾加進去，不能只加單一檔案。想讓對方只看到某個檔案，就把它放進獨立的資料夾再共用。
分享連結的編輯權限、下載限制、到期日與密碼
點開連結的「設定」之後，會看到幾個選項，各自管的事和適用的帳戶不同。
| 設定 | 作用 | 誰能用 |
|---|---|---|
| 允許編輯 | 預設開啟；取消勾選後，對方可以不登入就檢視、複製或下載，但不能改動你的版本 | 所有帳戶 |
| 封鎖下載 | 不讓對方下載檔案，只在不允許編輯時生效 | 僅限公司或學校帳戶 |
| 設定到期日 | 連結到了指定日期就失效 | 僅限 Microsoft 365 訂閱者；共用資料夾時只能用於「任何人」連結 |
| 設定密碼 | 點連結時必須輸入密碼，密碼要另外告訴對方 | 僅限 Microsoft 365 訂閱者；共用資料夾時只能用於「任何人」連結 |
| 在檢閱模式中開啟 | 只有 Word 文件有這個選項，對方只能留下註解與建議 | 對已經有編輯權限的人無效 |
有編輯權限的人，在共用的資料夾裡可以複製、移動、編輯、重新命名、共用及刪除他能存取的任何項目，所以給編輯權限之前要先想過。想替連結設到期日或密碼，需要有 Microsoft 365 訂閱，這是免費與訂閱在分享功能上最明顯的分界。
停止共用的做法與連結失效的常見原因
檔案擁有者可以隨時停止或變更共用。做法是選取檔案或資料夾，點右上角的「資訊」開啟詳細資料窗格，在「管理存取權」裡按連結旁的 X 移除連結，也可以在「編輯連結」頁面變更密碼、更新到期日。
對方說連結打不開時，常見原因有幾個。OneDrive 內的檔案或資料夾一旦被移動，連結就會停止運作，擁有者停止共用也是一樣，這時要重新建立連結；把檔案移進已共用的資料夾之後，也需要再共用一次，才能確定對方看得到新檔案。另外，1drv.ms 開頭的短網址也是 OneDrive 的分享連結，只是用了縮寫網址格式。
誤刪檔案與舊版本的三層還原機制
因為刪除也會同步，刪錯一個檔案，每個裝置上的那份都會一起消失。針對這種情況，Microsoft 提供三層保護，由近到遠依序是資源回收筒、版本歷程記錄，以及還原整個 OneDrive。
三層對應的情境不同。刪錯一兩個檔案，先到資源回收筒找；檔案被改壞了，用版本歷程記錄退回舊版；整個 OneDrive 遭到大範圍破壞，例如大量誤刪、被覆寫或遇到惡意軟體，才輪到還原整個 OneDrive。三層能救回的期限和誰能使用也不一樣，從免費到需要訂閱都有。
資源回收筒保留 30 天
資源回收筒是最常用的救援。到 OneDrive 網頁版，在左側選「資源回收筒」，指向項目並點圓圈核取方塊，再按「還原」就行。個人帳戶的項目在放入 30 天後自動刪除，公司或學校帳戶則是 93 天；從 OneDrive 資源回收筒再刪除的項目，也就是已經永久刪除的，就無法復原了。手機 App 同樣可以還原。
有幾個細節容易漏看。資源回收筒裡的項目仍然占用額度；僅限線上的檔案被刪除時，不會進到電腦的資源回收筒，要回到網頁版去找；從個人保存庫刪掉的檔案，則要先解鎖保存庫，才會在資源回收筒裡看到。
版本歷程記錄與還原整個 OneDrive
版本歷程記錄適用所有檔案類型，包含 Microsoft 365 檔案、PDF、相片與影片，個人帳戶會保留 30 天。在 onedrive.com 對檔案按右鍵選「版本歷程記錄」，點想回到的版本旁的省略號，選「還原」；已安裝電腦版的話，在檔案總管按右鍵也能做同樣的事。還原之後，選取的版本會成為目前版本，原本的現行版本則退到清單中的上一版，所以退錯了還能再退回來。
還原整個 OneDrive 是更大範圍的救援，僅限 Microsoft 365 訂閱者，可以把 OneDrive 退回過去 30 天內的任一時間點。個人帳戶的入口在網頁版的「設定」→「選項」→「還原您的 OneDrive」，畫面會用圖表顯示過去 30 天每天的檔案活動量，方便找出出事的那一天。還原點之後建立的檔案會被移到資源回收筒，已從資源回收筒永久刪除的檔案無法復原，相簿也不會還原，不過剛做完的還原，可以再執行一次「還原」來復原。
遇到勒索軟體時，Microsoft 365 偵測到攻擊會在裝置上通知，並寄送電子郵件；沒有訂閱的使用者，第一次通知與復原是免費的。復原的順序是先確認檔案已受感染，再清理所有裝置，最後才還原 OneDrive，這個順序不能顛倒，因為裝置沒有先用防毒軟體清乾淨，還原後的檔案可能會再次被加密。
個人保存庫的額外驗證與存放限制
個人保存庫是 OneDrive 裡多一道身分驗證的受保護區域，適合放證件掃描檔、財務文件這類敏感資料。進入保存庫需要第二步驟的身分驗證，方式包括指紋、臉部、PIN，或透過電子郵件、簡訊傳送的代碼，也可以用 Microsoft Authenticator 解鎖。閒置一段時間後，保存庫會自動鎖定，網頁版是 20 分鐘，手機上預設更短，是 3 分鐘，也都可以手動鎖定。每個要使用的裝置，需要各自設定一次。
保存庫只能從網頁、手機 App 與 Windows 電腦使用。手機 App 還能直接掃描文件、拍照或錄影，把內容存進保存庫，敏感的證件翻拍就不必先留在相機膠卷裡。
容量上有一條免費與訂閱的界線。沒有 Microsoft 365 訂閱的話，保存庫最多只能放 3 個檔案，有訂閱則不限數量，只受儲存空間限制。另外，保存庫裡的檔案不能直接分享，要先移出保存庫，才能用前面談過的分享連結傳出去。
OneDrive 的 Copilot 檔案摘要與提問屬於付費功能
Copilot 是 OneDrive 近年加入的 AI 功能，價值在於不必開啟檔案，就能先問它裡面寫了什麼。它可以替檔案產生摘要，支援 Excel、PowerPoint、PDF 與 Word，也能比較多個檔案，或針對檔案的內容提問。
網頁版的用法是選取檔案後，點右下角的 Copilot 按鈕，選「摘要此檔案」；Windows 檔案總管則是在檔案上按右鍵，選「OneDrive」再選「摘要」。一次最多能選 5 個檔案，不支援影片與圖片，而且 Copilot 只會處理使用者自己選取、也有權限開啟的檔案。
使用條件要先看清楚，因為這不是免費帳戶就有的功能。Microsoft 的說明頁寫明它包含在 Microsoft 365 個人版與家用版的訂閱裡，其中家用版只有訂閱持有人本人能用，不能分享給家庭群組的其他成員；公司或學校帳戶則需要有 Copilot 授權。目前可以用在 OneDrive 網頁版與 Windows 電腦。Microsoft 也註明，並非所有功能在所有市場都能使用，雖然這項功能的說明頁有繁體中文版，實際有沒有出現，仍以自己登入後的畫面為準。
如果你搜尋 one drive 是因為電腦跳出了提示，不必急著把每個功能都開起來。先做兩件事就夠了，到 Microsoft 帳戶頁看一眼額度用了多少，再打開 OneDrive 設定，確認桌面、文件、圖片有沒有被備份進去；這兩個地方弄清楚，其餘功能等需要的時候再開也不遲。