PPT壓縮前先把副檔名改成 .zip：揪出最占空間的素材再對症縮小

一份簡報檔很像打包好的行李箱，外面看起來只是幾十頁投影片，真正占重量的卻是塞在夾層裡的高解析度照片、整段影片和嵌進去的字型。檔案超過信箱的附件上限、上傳到雲端要等很久，多半就是這些看不見的東西在作怪。要做 ppt壓縮，得先知道行李裡是什麼最重。

這也是為什麼，這件事很少靠一個按鈕就能解決。所謂 ppt壓縮，指的是在不影響簡報用途的前提下，把 .pptx 檔案的體積降下來；先弄清楚重量來自哪一種素材，再對症處理，才能一邊縮小檔案，一邊保住畫面和內容。不想動 PowerPoint 設定的話，也有幾款線上工具能直接上傳 .pptx 壓縮，只是檔案得先交到別人的伺服器上。

而要判斷重量從哪裡來，最快的辦法就是把簡報檔拆開來看看裡面裝了什麼。

PPT壓縮前先查出檔案體積的主要來源

.pptx 本身其實是一個 ZIP 容器。Microsoft 說明，Open XML 格式（.pptx 屬於這一類）採用 ZIP 壓縮技術儲存文件，檔案會自動壓縮，某些情況下最多可縮小 75%。每張投影片、母片、版面配置都是包內各自獨立的部分，圖片、影片、音訊這些素材也存放在包內，所以簡報檔的大小，幾乎就等於包內所有零件加起來的總和。

既然是這樣，把包裝拆開看一眼，就能知道哪幾樣東西最重。做法如下：

1. 先複製一份簡報當作檢查用的副本，不要直接在原檔上動手。
2. 把檔案總管（Windows）或 Finder（Mac）設成顯示副檔名，再把副本的 .pptx 改成 .zip。兩個系統的改法一樣，不用另外區分。
3. 解壓縮，或直接用壓縮檔工具開啟，通常會在 ppt 資料夾裡看到一個叫 media 的子資料夾，存放簡報用到的圖片和影片；資料夾名稱以實際看到的為準。
4. 把裡面的檔案依大小排序，排在最前面的幾個，就是第一批要處理的對象。

看完之後再依結果分流。media 裡有幾張特別大的圖片，就先處理圖片；有影片或音訊檔，就改看影音的壓縮；media 裡的檔案都不大、整份簡報卻仍然很重，那麼問題多半出在字型、內嵌的 Excel 資料、母片版面，或是舊格式本身。

另外，動手前要先把定稿的原檔另存一份備份。後面會提到的「捨棄編輯資料」「刪除圖片的裁剪區域」都不能還原，一旦存檔就回不去了。

圖片佔大宗時，用內建壓縮圖片處理整份簡報

圖片是最常見的體積來源，而 PowerPoint 內建的壓縮圖片，可以一次降低整份簡報裡所有圖片的解析度。簡報塞滿照片、需要壓縮ppt 時，內建功能比一張一張改尺寸快得多。

多數人擔心的是壓完之後畫面會變糊。這個擔心有道理，因為壓縮的本質就是捨棄一部分細節，所以投影放映用的版本和要印出來的版本，最好分開考慮，也一定要先備份。

Windows 和 Mac 的壓縮圖片入口與套用範圍

Windows 版要先點選簡報裡的任何一張圖片，視窗上方會出現圖片格式索引標籤；在調整群組裡按壓縮圖片，就會開啟壓縮選項的對話框。如果螢幕比較小，按鈕可能只剩圖示、沒有文字；沒看到圖片格式索引標籤時，先確認已經選取圖片，必要時在圖片上連點兩下。

對話框裡最容易漏掉的是「只套用到此圖片」（字樣以畫面為準），這個選項要取消勾選，壓縮才會套用到整份簡報；勾著的話，只會處理你選取的那一張。取消勾選之後，解析度先選「使用預設解析度」，按確定就完成了。

有一點要留意，如果先前曾對個別圖片做過壓縮設定，取消勾選「只套用到此圖片」就會把那些個別設定一起覆蓋掉。另外，壓縮會損失細節，Microsoft 建議要替圖片加藝術效果時，先壓縮並存檔，再套用效果。

Mac 版的入口不太一樣。要壓縮整份簡報的所有圖片，從檔案功能表選擇壓縮圖片；只想壓縮其中幾張，就按住 Shift 選取那幾張圖片，再到圖片格式索引標籤按壓縮圖片。對話框裡的「圖片品質」方塊會由高到低列出可選的解析度；同一個對話框裡還有「刪除圖片的裁剪區域」，以及「僅選取的圖片」與「此檔案中的所有圖片」兩個套用範圍。從檔案功能表進入時，這兩個範圍選項無法選擇，壓縮會直接套用到所有圖片。至於網頁版 PowerPoint，依 Microsoft 的說明，這些壓縮功能只在桌面版提供。

縮小檔案時把圖片解析度降到 150 ppi 以下

解析度是壓縮圖片真正決定畫質的旋鈕。Microsoft 在縮減圖片檔案大小的說明裡寫到，Microsoft 365 的預設圖片解析度是 220 ppi，可以自行變更，也可以直接關閉壓縮；另一份說明則寫明，PowerPoint 2016 以後的版本，預設影像解析度已經設為「高逼真度」，除非圖片超過文件畫布的大小，否則不壓縮，必要時也只做最小壓縮。實際的預設值，以檔案、選項、進階裡「預設解析度」顯示的為準。要縮小簡報檔案時，Microsoft 建議在預設解析度的清單中選擇 150 ppi 或更低的解析度。

壓縮圖片的對話框會依用途列出幾種解析度，例如適合列印、網頁或電子郵件的選項，字樣以畫面為準。選哪一個，取決於這份簡報最後怎麼用。只在螢幕或投影機上放映的簡報，用不到印刷級的解析度，降到 150 ppi 以下通常足夠；要印成講義或大幅輸出，就不要壓得太低，否則印出來的圖會明顯發糊。

另一個常被忽略的事實是，壓縮的效益取決於原圖本來有多大。小尺寸的截圖原本解析度就不高，壓縮後省不了多少空間，畫質卻可能更差；真正值得壓的，是前面檢查 media 時挑出來的那幾張大圖。

裁切過的圖片仍留著被裁掉的部分

很多人以為把圖片裁小，就等於把多餘的部分丟掉了。其實 PowerPoint 預設會把裁掉的區域留在檔案裡，只是不顯示。一張大尺寸的照片，即使在投影片上只露出中間一小塊，檔案裡存的仍是完整的原圖。

要真正移除這些多餘的部分，就在壓縮圖片的對話框裡勾選「刪除圖片的裁剪區域」，這樣做可以縮小檔案，也能避免別人看到被裁掉的內容。Microsoft 提醒，被裁掉的部分有可能被他人看到，圖片若貼在網路上，搜尋引擎也可能看得到。裁掉的部分含有機密、個資或不想外流的畫面時，存檔或對外傳送之前務必先刪除。

這個動作在兩個平台的差別在於能不能反悔。Windows 版在存檔之前還可以復原；Mac 版的說明則寫明刪除裁切區域後無法復原。不論用哪個平台，存檔後都回不去，所以先確認每一張圖的裁切位置都定案，再動手刪。網頁版雖然可以做基本的裁切，卻無法刪除裁切區域，這件事只有桌面版能做。

影像大小和品質裡的捨棄編輯資料與預設解析度

除了壓縮圖片的對話框，選項裡還有兩個對整份簡報生效的設定。路徑是檔案、選項、進階，在「影像大小和品質」區段裡設定；那一區的下拉清單可以選擇要套用到哪一份簡報。

第一個是「捨棄編輯資料」。PowerPoint 在你編輯圖片時，預設會保留原圖的資料，方便日後還原；勾選捨棄之後，這些資料會被移除，檔案因此縮小，代價是編輯過的圖片再也回不到原始狀態，要還原只能重新插入圖片。因此這一步適合在檔案定稿、準備寄出前才做；還要繼續修圖的簡報，先別捨棄。

第二個是確認「不要壓縮檔案中的影像」沒有被勾選。勾選它雖然能保持較高的畫質，但 Microsoft 也說明，未壓縮的圖片可能造成非常大的檔案。同一區裡的「預設解析度」，就是前面建議設在 150 ppi 以下的那一項。

簡報裡的圖片若還要放到網站上，網頁端的圖片壓縮是另一套做法，處理的時機和工具都不同。

影片與音訊交給壓縮媒體處理

簡報裡有影片或音訊時，影音檔多半比圖片更大，而前面的圖片壓縮對影音完全沒有作用。PowerPoint 內建的「壓縮媒體」就是為這種情況準備的，只是這個功能只有 Windows 版才有。

壓縮媒體的位置與 3 個品質等級

在 Windows 版開啟含有影音的簡報，到檔案、資訊，在多媒體區段找到壓縮媒體。各版本的區段名稱不太一樣，舊版 Office 2016 稱為「媒體大小和效能」。

品質分成三個等級，Microsoft 的說明如下：

要寄信就選最低的一級，要在現場大螢幕放映，則選較高的等級，免得畫面在大尺寸下顯得粗糙。Office 2016 的標籤不同，分別是簡報品質、網際網路品質和低品質，用途與上面三級相對應。

還有一個容易吃虧的地方，就是壓縮的過程中，嵌入的字幕和替代音軌會遺失。影片有字幕或多語音軌時，先確認這些內容有沒有備份，再決定要不要壓。

Mac 版與網頁版沒有壓縮媒體，影片要先在簡報外轉檔

Mac 版與網頁版 PowerPoint 都沒有這個功能，缺的不只是一個按鈕，而是整個影音壓縮的環節。這時的做法是把壓縮提前，也就是在簡報外先把影片轉成較小的檔案，再插入簡報，或是縮短影片的長度，只放真正需要的片段。

外部轉檔用哪套工具看個人習慣，要守住的是順序，先把影片處理好再放進簡報，別等插進去以後才發現檔案太大。

連結的影片讓檔案變小，但移到別台電腦可能無法播放

影片放進簡報的方式有嵌入和連結兩種。嵌入是把影片整個存進簡報裡，換簡報的電腦也能播放，缺點是檔案變大；連結則只在簡報裡記錄影片的位置，簡報檔因此變小，風險是路徑一變就找不到影片。

Microsoft 的建議是嵌入而不是連結，因為嵌入比較保險，檔案變大的問題可以靠壓縮媒體抵銷。如果仍然選擇連結，就要把被連結的影音檔放進與簡報相同的資料夾，整個資料夾一起搬動，並在現場事先測試。

另外，Microsoft 在改善影音播放與相容性的說明裡提到，某些較舊的影片格式可能無法正確壓縮或匯出，建議使用較新的媒體格式，例如 H.264 影片和 AAC 音訊。

內嵌字型改成只保留用到的字元

為了讓沒有那款字型的電腦也能正常顯示，很多人會把字型嵌入簡報裡，代價是檔案變大；有些字型本身就很大，一次嵌入好幾款，體積會明顯增加。不過嵌入範圍可以縮小，只留下簡報用到的字元，檔案就不用背整套字型的重量，取捨在於日後的編輯會受到限制。

內嵌字型的設定路徑與 2 個選項

路徑是檔案、選項、儲存，在「共用此簡報時保留逼真度」下勾選「在檔案中內嵌字型」，然後二選一（字樣以畫面為準）：

1. 只內嵌簡報中使用的字元：檔案最小，適合簡報已定稿、只需要被閱讀或放映的情況。
2. 內嵌所有字元：檔案較大，但別人拿到檔案後可以繼續編輯、加入新文字。

不需要嵌入時，取消勾選「在檔案中內嵌字型」並存檔，就能把已嵌入的字型移除；簡報再次開啟時，會改用其他字型取代。

別人要繼續編輯時改選內嵌所有字元

選了只嵌入用到的字元，別人拿到檔案後若要新增文字，沒有被嵌入的字會被替代字型取代，版面可能跟著走樣。所以簡報不只要看、還要被改的時候，應該選內嵌所有字元，並接受檔案較大的結果。

還有兩件事值得一併知道。第一，不是每款字型都能嵌入，這取決於字型製作者的設定；Microsoft 建議盡量使用 OpenType（.otf）或 TrueType（.ttf），避免 PostScript 字型（.pfb、.pfm）。Office 內建的雲端字型會自動下載，通常不需要嵌入。第二，各平台的支援範圍不同，Windows 版從 PowerPoint 2016 到 Microsoft 365 都能嵌入，Mac 版則限 Microsoft 365、PowerPoint 2024 與 PowerPoint 2021。

如果簡報只需要被看、不需要別人編輯，輸出成 PDF 也能固定字型的外觀，細節在另存格式的部分。

內嵌大型 Excel 資料會讓簡報變重

簡報裡的圖表或表格，常常是從 Excel 活頁簿複製貼過來的。這是比較少人想到的體積來源，Microsoft 明說，處理大型 Excel 檔案時，內嵌會讓簡報膨脹得很大。

貼上時會跳出幾個貼上選項，包括使用目的樣式、保持來源格式設定、內嵌、圖片、只保留文字，名稱以畫面為準。其中差別最大的是內嵌與圖片：

• 內嵌：簡報裡保留一份表格的副本，之後可以再開啟 Excel 編輯資料，代價是簡報會比較重。
• 圖片：貼成一張圖片，不會把活頁簿的副本帶進簡報，可以像圖片一樣調整格式、加效果，但貼上之後無法再編輯資料。

另一條路是用「插入」、「物件」、「由檔案建立」，並勾選連結。這樣簡報會顯示連結活頁簿中作用中、最上方那個工作表的資料，所以活頁簿存檔前，要先確認開啟時看到的是正確的工作表；連結的檔案若被移動，簡報就可能找不到來源。

判斷順序其實很簡單，資料還在修改，就用內嵌或連結；定稿之後要寄出，貼成圖片比內嵌省空間，也不用擔心對方打開後看到你沒打算公開的 Excel 內容。

範本留下的大圖與用不到的版面配置

從別人給的範本或舊簡報改出來的檔案，常帶著一堆用不到的版面配置，其中有些版面還貼了大張的背景圖或裝飾圖。母片與版面配置本身就能放圖片，這些大圖會跟著簡報一起占用體積；反過來說，版面只有文字框與色塊時，刪掉對檔案大小的影響不大。

清理的做法在 Windows 與 Mac 上一樣：

1. 到檢視索引標籤，選擇投影片母片。
2. 在左側的縮圖窗格選取要刪除的版面配置。
3. 到投影片母片索引標籤，按刪除。
4. 完成後關閉母片檢視。

動手之前先另存一份，因為刪掉的版面可能影響日後想用的版型。

Windows 桌面版的 Microsoft 365 訂閱者另有一項輔助功能。開啟含 25 個以上投影片母片、且其中有未使用母片的簡報時，PowerPoint 會跳出訊息，提議代為移除未使用的母片，你可以接受，也可以略過。

另存格式的選擇會影響體積與可編輯性

圖片、影片、字型都處理過，檔案還是太大，或是對方根本不需要編輯簡報的時候，就可以換一種儲存形式。四種做法各有效果和代價，判斷時最關鍵的是對方需不需要編輯。

舊版 .ppt 另存成 .pptx 本身就可能變小

手上的簡報若是舊的二進位格式 .ppt，另存成 .pptx 本身就可能讓檔案變小。前面提到，Microsoft 說明 Open XML 格式會自動壓縮，某些情況下最多可縮小 75%，這是上限而不是保證，實際縮小多少，要看簡報的內容。

做法是到檔案、另存新檔（或儲存複本），把檔案類型改成 PowerPoint 簡報（*.pptx）。.pptx 的「x」表示不含巨集，簡報若有巨集要保留，就要存成 .pptm。網頁版 PowerPoint 開啟 .ppt 只能唯讀，要編輯就得先另存成 .pptx。

輸出 PDF 給只需要閱讀的對象

對方只需要看、不需要改的時候，PDF 是最直接的縮小方法，不過 Windows 與 Mac 的差別不小。

Windows 版的路徑是檔案、匯出，選擇建立 PDF/XPS 文件，再按建立 PDF/XPS。在最佳化的選項裡，「標準」是較高的品質，適合列印；「最小值」可以縮小檔案，適合當成電子郵件的附件（字樣以畫面為準）。

Mac 版沒有縮小檔案的設定，只能調整列印品質，位置在 PowerPoint 選單的偏好設定、一般，預設是高。更需要注意的是，Mac 版 PowerPoint 輸出的 PDF 不保留超連結；備忘稿、講義、隱藏投影片也都存不進去。Microsoft 建議的替代做法，是先把簡報存到 OneDrive，再用網頁版 PowerPoint 匯出，這樣超連結會保留，檔案通常也比較小。

PDF 無法編輯，對方如果還要改簡報內容，這個做法就不適用。

壓成 ZIP 對 .pptx 幫助有限

很多人會想到對簡報檔按右鍵壓縮。Windows 的做法是在檔案總管對檔案按右鍵、傳送到、壓縮的（zipped）資料夾。Microsoft 的說法是，壓縮後可以縮小簡報，並保留原始品質。

不過，.pptx 本身已經是壓縮過的容器，再壓一次通常省不了多少。真正占體積的仍然是圖片和影片，要回到前面的壓縮圖片與壓縮媒體處理。

ZIP 比較實際的用處是多檔打包，例如簡報和連結的影片放在同一個資料夾，一起壓縮後寄出，對方解開就能維持路徑不變。

PowerPoint 圖片簡報會把每張投影片轉成圖片

Windows 版的另存新檔格式清單裡有一項「PowerPoint 圖片簡報」。Microsoft 說明，這個格式會把每張投影片轉換成圖片，以它儲存可以縮小檔案，但部分資訊會遺失。

所以這是最後的手段，用之前務必另存一份可編輯的原檔。檔案的副檔名仍然是 .pptx，容易被誤認成可以編輯的簡報，建議在檔名上加註，提醒自己和收件的人。

支援 .pptx 直接壓縮的 4 款線上工具與免費限制

搜尋 ppt壓縮的人，幾乎一定會碰到各式各樣的線上壓縮網站。不論網站怎麼設計，使用時都得先把簡報上傳到別人的伺服器，檔案也就離開了自己的電腦；前面各節介紹的內建功能，則全部在本機完成。

因此第一個要判斷的不是哪個網站好用，而是這份簡報能不能離開自己的電腦。內容可以公開，例如已經對外發表的簡報，上傳的風險相對低；內容一旦含有客戶資料、未公開的財報、個資、內部策略或尚未發表的設計稿，就不適合上傳，改用前面的內建做法比較穩妥。

確定可以上傳之後，挑網站時先看三件事：

1. 能不能直接壓縮 .pptx。有些做法是先把簡報轉成 PDF，再壓縮那份 PDF，例如 Adobe 線上工具的流程就是這樣，拿回來的已經不是能編輯的簡報。
2. 壓縮後的檔案還能不能繼續編輯，也就是輸出是否仍維持 PowerPoint 格式。
3. 免費版的檔案大小上限，以及上傳的檔案會在對方伺服器上留多久。

簡報裡藏著的資訊比畫面上看到的多

畫面上看得到的只是一部分，會跟著簡報一起被上傳的東西，常見的有這幾類：

1. 備忘稿裡的講者備註，可能寫著不該給外人看的說明。
2. 註解會留下同事之間的討論和修改意見。
3. 隱藏投影片放映時看不到，檔案裡卻都還在。
4. 被裁掉的圖片部分仍留在檔案裡，裁切只是把它隱藏起來，Microsoft 提醒這些內容有可能被他人看到。

上傳之前，拿手上的檔案逐項對照，確認這些位置沒有不該外流的資訊。

4 款線上工具的格式、檔案上限與保存時間

下面 4 款都能直接上傳 PowerPoint 檔壓縮，免費就能使用。依各工具網站上的說明並列整理，網站沒寫到的項目標為網站未載明：

幾款的差別主要在三個地方。第一是能不能自己決定壓多少，Aspose 可以選低、中、高三種壓縮程度；WeCompress 與 YouCompress 是上傳後由網站自動處理；SlideSpeak 則寫明圖片品質固定壓到 75%。這些都沒辦法像前面的內建功能那樣，指定 150 ppi 或只處理某幾張圖。

第二是影片。SlideSpeak 會把內嵌影片降到 480p，相當於 PowerPoint 壓縮媒體裡最低的 Standard 一級，用電子郵件寄送沒問題，要在現場大螢幕放映的簡報就要先想清楚。

第三是檔案留在對方伺服器的時間，從 WeCompress 的最多 3 小時、Aspose 的 24 小時，到 SlideSpeak 隱私權政策寫的預設 180 天，差距很大；SlideSpeak 的說明也提到可以申請提前刪除。另外，SlideSpeak 的壓縮工具原始碼公開在 GitHub，網站說明不想上傳的人可以在自己的電腦上執行。WeCompress 單檔超過 50 MB 時，網站則是引導改用同公司的桌面版 NXPowerLite。

免費額度與保存時間以各網站當下的說明為準。壓完拿回來的檔案，記得打開逐頁看過圖片、影片與字型是否正常，原檔也要先另存一份，確認沒問題再寄出。

不能上傳時改用本機壓縮或雲端連結

簡報不適合上傳、檔案又太大的時候，有三條出路。第一條是回到本機，用前面的內建壓縮處理圖片、影音和字型，全程不離開自己的電腦。

第二條是拆分檔案，把一份大簡報按章節拆成幾份，每份各自符合附件的限制。第三條是根本不壓縮，改把原檔存到雲端，再用連結分享。Microsoft 說明，含有高品質圖片的檔案可以存到雲端，再從 OneDrive 分享，不受附件大小的限制。

遇到 ppt壓縮的需求，含機密的簡報留在本機用內建功能處理，可以公開的簡報才考慮交給線上工具；真的要上傳，也先確認過簡報裡藏著哪些內容，這個順序最不容易出錯。