一張 A4 的紙，印上名字、事由和一枚印章，就成了會被收進相框的獎狀；少了其中一樣，看起來就只像一份通知。要發獎狀的人通常不缺心意，缺的是這張紙上該寫哪些字、用什麼語氣寫、又該印在什麼紙上。
這件事看似只是填名字，其實同時牽涉 3 個層面：文字內容（欄位與用語）、版面（字級、邊框、尺寸）和印刷（紙張、燙金、送印檔案）。任何一個層面出錯，成品都會讓人一眼看出來，名字寫錯最糟，紙太薄則像收據。
而這 3 個層面的起點都一樣，得先確定手上要發的是獎狀、感謝狀還是結業證書，因為名稱定下來，事由怎麼寫、結語用哪一句，才有標準可依。
獎狀、感謝狀與結業證書各自對應的頒發情境
三種紙看起來都是「一張印了字的 A4」，差別不在版面，而在頒發的目的：是鼓勵、是致謝，還是證明對方完成了某件事。目的一旦弄清楚，後面的欄位與用語就不會選錯。
衛生福利部的書狀規範（適用於部本身與所屬機關）把獎狀的使用時機寫得很具體，機關對於參與競賽活動獲取績優成績，或因特殊表現及貢獻的對象，需要公開表揚時使用。內容欄只列 3 項，分別是受獎單位或個人全名、原因、受獎等第，沒有等第區分的獎項不需要載明等第。換句話說，獎狀的重點是「表揚成績或貢獻」。
感謝狀的重點則是向對方致謝。教育部的《紙類書狀規範》把獎狀與感謝狀歸在同一大類，並說明這類書狀的紋樣設計取「喜慶溫馨」與「申謝致意」之意，襯底略增紅黃暖色系。兩者外觀相近，一個偏鼓勵，一個偏申謝，這個分別會直接影響後面結語的選擇。
結業證書不在這一類。同一份規範的目錄把「證書、證明書與執照」另列一大類，與獎狀、感謝狀分開。結業證書要證明的是某人完成了一段課程或訓練，性質屬於證書，所以不談名次，也不談鼓勵。至於結業證書的內容該怎麼寫，目前沒有一份通用的標準可依，能依循的只有「證書類是證明完成或取得資格」這個一般分類。
| 書狀名稱 | 頒發目的 | 事由要寫什麼 |
|---|---|---|
| 獎狀 | 表揚成績或貢獻 | 活動全名、參與身分、名次或貢獻 |
| 感謝狀 | 向對方致謝 | 對方做了什麼事，具體到期間與場合 |
| 結業證書 | 證明完成課程或訓練 | 課程全名、時數或起迄日期 |
判斷時只要問一件事：這張紙是要鼓勵對方、感謝對方，還是證明對方完成了某段課程。答案決定名稱，名稱再決定事由的寫法與結語的選用。
獎狀上的 6 個欄位與由上而下的排列順序
一張完整的獎狀由上而下有 6 個欄位：
- 標題：書狀名稱，例如「獎狀」。
- 受獎人：個人全名或單位全稱。
- 事由：為什麼頒這張獎狀。
- 結語：固定句型的收束語。
- 頒發單位與日期：誰在什麼時候頒的。
- 用印簽署：印信與簽名。
這 6 欄其實是公部門書狀必備內容的整理。臺北市政府的書狀製發格式列出獎狀、感謝狀與褒揚狀共同的必備內容共 5 項，除了機關專屬的國旗或市徽，其餘是受獎名稱（原因、事蹟）、受獎單位或個人全名、發狀年月日，以及發狀機關及其字號。其他機關的規範列法大同小異，骨幹都是「給誰、為什麼、誰頒的、哪一天」。
民間單位不需要照搬機關的發文字號，但名稱、受獎人、事由、單位、日期這 5 樣缺一不可，少一樣，這張紙就說不清楚自己是什麼。至於各欄位實際要排多大，則是版面設計的問題。
標題與受獎人全名放在最顯眼的位置
標題只寫書狀名稱，例如「獎狀」或「感謝狀」，不夾其他句子。標題一旦混進「恭喜」「榮譽」這類形容語，整張紙的層級就亂了，讀者分不出哪一行是名稱、哪一行是內容。
受獎人要寫全名。衛生福利部的規範寫的就是「受獎單位或個人全名」，個人不縮寫，團體寫單位全稱，不能只留簡稱。姓名後面要不要加「君」「先生」「女士」，各單位的做法不一，常見的是直接寫全名；選哪一種都可以，但同一批獎狀要一致。這裡的示範一律是龐果協會頒給王小明，姓名後不加稱謂。
姓名是整張紙的第一視覺，所以排版前要先確認兩件事：名字有沒有寫對，以及它的字級是不是全頁最大。這兩件事比邊框花色重要得多。
受獎事由的 3 個要素與名次的國字寫法
事由是最常被寫得太簡略的欄位。「比賽優勝」四個字，讀者看完還是不知道是哪場比賽、哪一組、第幾名。事由至少要有 3 個要素：活動全名、參與的身分或組別，以及名次或貢獻。三樣齊了，即使這張紙單獨放在抽屜裡，幾年後打開也看得懂。
名次與等第用國字書寫，寫「第一名」而不是「第 1 名」，這是衛生福利部規範的寫法。同一份規範也提到，沒有等第區分的獎項不需要載明等第。全勤獎、參與獎、志工服務這類沒有名次的獎項，事由改寫成「做了什麼」或「連續多久」就好，不必為了湊格式硬排一個名次。
頒發單位、日期與用印位置收在下方
頒發單位與日期放在下方，印章蓋在日期附近。衛生福利部的規範寫得清楚，用印以蓋在書狀下方中間、並押在發狀日期之上為原則。高雄市政府的參考原則同樣以下方中間為原則，另註明用印在國字「中華民國」的後方。兩相對照，各機關的細節略有出入，但位置都在下方、貼近日期。
印章要預留空間，這是自己動手排版時最容易漏掉的細節。臺北市政府的書狀格式給了一組參考數字，府印是 7.5 × 7.5 公分，市長簽字章是 2.5 × 10 公分的長條形。民間單位的印章通常比這小，量一下自己手上的印章，再多留一圈空白，印出來才不會蓋到文字。
機關版的書狀可以加機關 Logo，民間單位也可以把 Logo 放在頒發單位的上方或旁邊。日期用民國紀年或西元都可以，但一張獎狀內擇一統一，不要上面寫「中華民國」、下面又冒出西元年份。
比賽、表揚與結業三種場合的用語範例
三種場合的獎狀，欄位順序都和上一節的 6 欄一致：標題、受獎人、事由、結語、頒發單位與日期、用印。差別集中在事由與結語這兩欄，其餘欄位沿用同一套寫法即可。
範例用「○」標出可以替換的部分，換成自己的名稱與日期就能使用。這些用語是依常見寫法擬的示範，不是任何機關的正式格式，也不提供下載檔。
特頒此狀的結語，鼓勵與申謝要分開用
公部門書狀的結語有兩句常見寫法。臺北市政府的文件列了「特頒此狀 以資鼓勵」與「特頒此狀 以申謝忱」，並建議這類用語以置中對齊為宜。
兩句的差別在語意，「以資鼓勵」帶的是鼓勵，「以申謝忱」帶的是致謝。前者適合用在表揚成績的獎狀，後者適合用在向對方道謝的感謝狀。這個對應是從字面推得的一般用法，並不是哪個機關指定的固定配對，民間單位照自己的情境選用即可。
排版上有兩個細節。其一，這份文件的結語是用空格把兩個短句隔開，而不是用標點，兩句連成一行置中排列。其二，獎項名稱要放在同一列，如果名稱長到要排成兩行以上，以靠左對齊為原則；置中的是結語，不是獎項名稱。
比賽名次獎狀的範例與多位得獎者的 2 種做法
比賽獎狀的事由要同時交代賽事全名、組別與名次。下面是一份完整範例：
> 獎狀
>
> 王小明
>
> 參加龐果協會第○屆海報設計競賽社會組，榮獲第一名
>
> 特頒此狀 以資鼓勵
>
> 龐果協會
>
> 中華民國○○年○月○日
>
> （用印位置）
要改成其他名次，只需要換掉事由最後的等第：第二名、第三名照樣用國字，優等、佳作、入選這類等第用語也是同一個位置替換。名次永遠寫在事由的尾端，讀者的視線順著句子讀下來，最後落在成績上。
如果同一場比賽有多位得獎者，做法有 2 種，擇一即可：每位得獎者各自一張，姓名與等第都獨立呈現；或是排成同一張的列表，把姓名依名次排列。這兩種都沒有統一的規定，主辦單位依得獎人數選擇。
志工與員工感謝狀的措辭以具體貢獻為主
感謝狀的事由，寫「做了什麼」比寫「名次」重要。措辭以具體貢獻為主，交代期間、場合與內容，不用「表現優異」「貢獻良多」這類放在誰身上都成立的空泛讚美。結語也換成申謝語氣。
志工服務的感謝狀可以這樣寫：
> 感謝狀
>
> 王小明
>
> 協助龐果協會○○年度作品展，於○月○日至○月○日擔任現場引導志工，累計服務○小時
>
> 特頒此狀 以申謝忱
>
> 龐果協會
>
> 中華民國○○年○月○日
>
> （用印位置）
年度員工表揚的事由，則以年資或全勤這類沒有名次的內容為主，寫「連續多久」就夠了：
> 感謝狀
>
> 王小明
>
> 任職龐果協會滿○年，期間連續○個月全勤出席，並負責○○業務
>
> 特頒此狀 以申謝忱
>
> 龐果協會
>
> 中華民國○○年○月○日
>
> （用印位置）
這兩份都是擬的示範用語，不是任何單位的正式格式。實際使用時，把貢獻換成真實發生的事，比套漂亮的形容詞更有分量。
結業證書以課程名稱和時數取代名次
結業證書的核心，是證明某人完成了哪個課程、花了多長的時間。它屬於證書類，和獎狀不在同一個書狀類別，所以事由不寫名次，結語也不用「以資鼓勵」，改用證明語氣。
範例如下，用語是常見寫法的示範，同樣不是正式格式：
> 結業證書
>
> 王小明
>
> 參加龐果協會舉辦之○○課程，課程時數共○小時（○○年○月○日至○○年○月○日），已完成全部課程，准予結業
>
> 特此證明
>
> 龐果協會
>
> 中華民國○○年○月○日
>
> （用印位置）
和獎狀相比，最大的差別在於事由寫的是「完成了什麼」，課程全名、時數與起迄日期缺一不可，這 3 樣正好是日後有人要確認這張證書時最需要查的資訊。起迄日期可以用括號補在時數後面，版面上也比較整齊。
版面設計以受獎人姓名為第一視覺
文字備齊之後，要讓它排起來像一張獎狀，靠的是層級。美國印刷商 4OVER4 的證書用紙指南把原則講得很直接，受獎人的姓名應該是整頁最大的元素，頒發單位次之，其餘像日期、說明、簽署這些，都是用來襯托這兩個焦點的。
這個原則對自己動手排版的設計師或行政人員特別有用。獎狀不是海報，沒有要同時傳達很多件事，收到的人只會看兩個地方：自己的名字，以及是誰頒的。其餘的文字退後一步，字體少、邊框留白足，整張紙就會顯得穩重。
字級由姓名、頒發單位到事由依序遞減
字級不需要背固定的 pt 數，只要掌握相對關係。實務上可以這樣分層：
| 層級 | 欄位 | 相對大小 |
|---|---|---|
| 第一層 | 受獎人姓名 | 全頁最大 |
| 第二層 | 頒發單位、書狀標題 | 次之 |
| 第三層 | 事由 | 中等 |
| 第四層 | 結語、日期、用印區的小字 | 最小，但仍清楚可讀 |
姓名最大、頒發單位次之，這兩層是 4OVER4 的建議；後面兩層是常見排法，各單位可以微調。檢驗字級夠不夠，可以把印出來的樣張拿到一臂遠的距離，姓名還要看得清楚才算合格。
字數太多的時候，先刪字，不要縮小字級。事由若是寫得太長，先檢查是不是塞了形容詞或重複的資訊，把句子精簡到只剩活動、身分與名次，通常比壓縮字級更有用。字級的種類也要控制，衛生福利部的規範把整張書狀的字體大小上限訂在 5 種。
字體限 2 種，標楷體與宋體類最穩妥
公部門的規範對字體種類有明確上限。衛生福利部規定中英文字體各不超過 2 種，粗體、斜體這類變形視為同一種。臺北市政府進一步建議優先採用思源宋體與標楷體。
獎狀偏愛宋體與楷體這一類字體，是因為它們帶有書寫感，筆畫粗細有變化，放大成姓名也不會顯得生硬。4OVER4 的建議也相近，內文用一款襯線字體，受獎人姓名再搭配一款手寫或展示字體，全頁就這兩款。中文獎狀可以更精簡，內文用宋體，姓名用同一款的粗體強調，通常就夠了；想讓姓名更突出，再搭一款楷體，全頁也還在兩種以內。
印出來的獎狀若要大量發放，先確認字體有商用授權。
邊框寬度與四邊留白的實際數值
邊框和留白有 2 組數字，很容易被混為一談，其實兩者出發點不同。衛生福利部的 A4 書狀規定，紙張上下左右四邊各保留 1.3 公分（可有正負 0.3 公分的誤差），邊框寬度為 1.2 公分（同樣可有正負 0.3 公分的誤差）。這組數字管的是邊框的位置與粗細。
4OVER4 的數字管的是另一件事，內容離紙邊至少要有 0.75 英吋（約 19 mm），最好留到 1 英吋（約 25 mm）。這是內容的安全距離，避免裁切誤差或裝框時，文字被切到或被框蓋住。2 組數字放在一起看，若照衛生福利部的數值排，邊框外側留 1.3 公分、邊框寬 1.2 公分，邊框內緣離紙邊大約 2.5 公分，和 1 英吋（約 2.54 公分）相當接近。
所以排版時，邊框裡面的文字還要再離邊框內緣留一段空白。邊緣塞得太滿，裁切後或裝進相框，整張獎狀會顯得倉促。邊框本身也宜簡單，4OVER4 建議簡單的金色或黑色邊框，或是深色的細雙線框，花邊愈繁複愈容易出錯，拿不定主意時就選更簡單的。
獎狀偏暖色，深色文字壓在淺底上
獎狀習慣用暖色。前面提到教育部的書狀規範替獎狀與感謝狀的襯底略增紅黃暖色系，取的是「喜慶溫馨」「申謝致意」的意涵；米白、淡金、暖紅，都是這個脈絡下的常見底色。
比花色更重要的是對比。4OVER4 把對比視為底線，深色字配淺色底，或淺色字配深色底，都可以；它也提到，不少證書最後做成灰色字壓在米色紙上，距離超過 2 英尺（約 60 公分）就沒人讀得出來。放到獎狀上，就是暖色底配深色字，金色留給邊框與燙金。
漸層、小字浮水印、多種花邊疊在一起，會互相搶視線，也會干擾姓名的辨識。一張獎狀有一個主要的裝飾元素就夠了，其餘留白。
獎狀尺寸以 A4 為主，方向與走向另外決定
獎狀最通用的尺寸是 A4，A3 則是臺北市政府書狀規定的上限。尺寸定了之後，還要決定紙張方向與文字走向，這是兩件事，很容易混在一起。
A4 是通用尺寸，直式橫式皆可
A4 是 210 × 297 mm，家用與辦公室的印表機都放得下，也是公部門和一般單位最常用的獎狀尺寸。衛生福利部的規範採 A4 尺度，紙張採直式；高雄市政府的參考原則則寫明紙張得採直式或橫式；教育部的規範同時備有 A4 直式（中文）與 A4 橫式（雙語）2 種版型。
各機關的方向規定不一，代表直式和橫式都有人用，沒有哪一種才是正確答案。民間單位可以依內容挑選：中文為主、事由文字較長時，直式的行數比較充裕；有中英雙語、或姓名較長時，橫式更容易排得開。
紙張方向與文字走向是兩件事
公部門文件裡的「橫式」，容易讓人誤會是紙張橫放。衛生福利部的規範寫的是「書寫方式，由左而右，由上而下之橫式書寫或套印」，同一份規範又規定「紙張採直式」。臺北市政府也使用「由左而右，由上而下之橫式排版」的說法。
也就是說，這裡的「橫式」指的是文字怎麼走，從左寫到右、一行一行往下，並不是紙張方向。讀到「橫式」時，要先分辨它指的是哪一個。傳統中文獎狀另有直書、由右而左的版本，不在這幾份規範的範圍內。
自己設計時，建議先決定紙張方向，再決定文字走向，兩者是獨立的選項，順序反過來容易在排到一半時才發現放不下。
B5 與 A3 的適用場合和尺寸差異
A3（297 × 420 mm）是尺寸的上限，臺北市政府的格式寫的是最大尺寸在 A3 以下。這種大小適合較大型的表揚，例如年度頒獎、需要放在公共空間展示的獎項。
另一端是小尺寸。B5 常被拿來做小獎項，但要小心尺寸系統。ISO 的 B5 是 176 × 250 mm，日本 JIS 規格的 B5 則是 182 × 257 mm，台灣印刷廠報價時也可能拿四六版的 16 開對應 B5，幾種尺寸並不相同。下單前先和印刷廠確認指的是哪一套，以免成品尺寸和相框對不上。
參與獎或小型比賽也可以做更小的尺寸。4OVER4 提到，5 × 7 英吋的迷你證書適合參與獎、工作坊結業或兒童活動，語氣比較不正式。特殊尺寸要連裝框一起考慮，框不好買的尺寸，頒獎之後獎狀只能躺在抽屜裡。
獎狀用紙的磅數、材質與用印條件
要讓一張紙像獎狀，紙要有厚度，要能吸墨，還要經得起蓋章與簽字。公部門用「磅」給範圍，4OVER4 則用 gsm 與紙種分類，兩邊的單位不同，下面並陳原單位，不互相換算。
獎狀用紙的厚度範圍，3 份公部門規範都涵蓋 120 磅
4 個來源給的範圍如下：
| 來源 | 厚度（原單位） | 紙種 |
|---|---|---|
| 臺北市政府 | 100 磅以上、150 磅以下 | 可使用模造紙等 |
| 衛生福利部 | 120～150 磅 | 米色（白色）模造紙或全木道林紙 |
| 教育部 | 120 磅 | 米白色炫光紙 |
| 4OVER4 | 28 lb bond（105 gsm）起跳 | 專業證書多落在 32 lb bond（120 gsm）到 80 lb cover（216 gsm） |
3 個公部門的數字都涵蓋 120 磅，臺北市與衛生福利部的範圍再往上到 150 磅。4OVER4 的建議是，證書至少從 28 lb bond 起跳，低於 24 lb bond 的紙摸起來像收據，而不像一份表揚。薄紙的問題不只是容易皺，更會讓這份獎狀失去分量。
厚紙在家用印表機上有限制。4OVER4 提醒，80 lb cover（216 gsm）這種厚度需要一張一張手送進紙，許多家用雷射印表機甚至不收。打算自己印之前，先查清楚機器能過的紙厚。
需要蓋章簽名的紙面不選雪銅紙
獎狀要蓋印、要簽字，紙面不吸墨，印章的油墨就會暈開、糊成一團，或是久久不乾而沾手。臺北市政府的書狀規定寫得很明確，不得使用不吸油墨的雪銅紙，可使用模造紙等，並應考量文件的保存性與不易毀損性。
雪銅紙是塗佈紙，表面光滑發亮，印照片很漂亮，但印章與筆墨都難以停留在上面。所以獎狀選不塗佈的紙種，像模造紙或道林紙這一類，印刷、蓋章、簽字都能兼顧。至於保存性，獎狀常常要收藏很多年，紙張耐不耐放，是選紙時的前提。
紋路紙適合正式場合，細線稿改用平滑紙
紋路紙給人正式、有質感的印象。常見的紋路有 linen 和 laid，前者是細密的十字紋，常見於正式證書，後者是平行的細紋。它們為獎狀增色，但也有代價。
4OVER4 指出，linen 與 laid 這類紋路會把很細的線條與小字打散。如果設計裡有細邊框或小字，要先打樣一份確認，或是乾脆改用平滑紙，彩色與細節在平滑紙上最能完整呈現。
另一個要注意的是印表機種類。4OVER4 提到，雷射印表機的碳粉在 linen 與 laid 紙面上附著得不夠均勻；噴墨印表機處理紋路紙，多數情況下比雷射穩。用雷射自己印的話，它建議選平滑或消光的紙面，紋路紙交給噴墨或印刷廠處理。
燙金與壓紋加工的選用和檔案設定
燙金與壓紋（在台灣也常叫壓凸，英文是 emboss）是獎狀常見的加工。要考慮的有兩件事，哪些獎狀適合做，以及送檔該怎麼準備才不會被退件或做壞。
這兩種加工都需要壓印機具，桌面印表機做不到。順序上也是先印刷、後加工，所以設計時要預留誤差，檔案也要分層。燙金與壓紋的檔案數值各家印刷廠不一，下面的數字出自單一印刷商或加工廠的規格，實際以送印廠的要求為準。
燙金適合正式獎項，內部表揚改貼燙金貼紙
燙金是用加熱的金屬版，把金屬箔壓到紙面上，讓邊框、印記或標題呈現金屬反光。這種效果很適合正式的獎項。臺北市政府的書狀格式建議，各類書狀的外框採具質感、色澤飽和度高的金屬燙金，用意是彰顯獲頒書狀的莊重與榮譽感。
4OVER4 的看法是，燙金對高規格的獎項、文憑與正式表揚是值得的；但內部團隊的證書或參與獎，可能就是過度投資。不必每一張都燙金，留給真正需要儀式感的獎項就好。
折衷的做法是印好之後，自己貼燙金貼紙，也就是一枚金色的封印貼紙。它不需要任何壓印設備，自己動手就能完成，做出來的效果也比純印刷多一層質感。
燙金稿要獨立成純色實心圖層
燙金的檔案要和印刷檔分開。印刷商 PrintNinja 的說明要求提交 2 份檔案，一份含所有要印刷的內容，另一份只含燙金區域的黑色單色稿。
燙金的部分只能是實心的純色圖形，PrintNinja 指出柔邊或漸層都沒辦法燙金。線條太細、間距太近也不行，圖案元素之間的間距至少要 0.25 mm，否則燙金會糊在一起，業界叫 plugging。至於文字，一般做法是轉成外框、用向量圖形處理，避免字型在加工端缺字或跑位。
另外，燙金元素離裁切線至少要 0.125 英吋（約 3.2 mm），這同樣是 PrintNinja 對卡片與封面燙金的規格。獎狀的邊框燙金如果離裁切線太近，裁切時的誤差可能讓燙金被切掉一角。
壓紋線寬要達紙厚的 2 倍，細圖案改用壓凹
壓紋（壓凸）是用金屬版把紙面壓出浮凸的效果。德國印刷與紙盒包裝廠 Topac 的技術說明指出，壓凸的線寬與字寬必須是材料厚度的兩倍，不足就有壓穿紙面的風險。以它的標準材料 300GC1 為例，厚度 0.474 mm，要求的最小線寬是 1 mm。
壓凹（deboss）的情況不同。壓凹是直接壓在可見的紙面上，細節比較容易呈現，也不用考慮材料厚度。如果獎狀上有很細的圖案或文字，壓凹往往比壓凸更穩。
靠近摺線、溝槽或裁切邊的位置，壓紋會被做淺，避免紙張撕裂。Topac 也建議避免大面積壓紋，與其整片壓，不如做有疏密變化的圖案，更能吸引目光。壓紋可以和燙金疊用，但兩個加工是分開進行的，套位一定有誤差，設計時要預留。
燙金位置與印刷色的套準誤差
燙金是印完之後才壓上去的加工，位置一定有誤差。PrintNinja 的說明指出，這類生產本身存在約 1 至 2 mm 的製造誤差。
這意味著設計時不要讓燙金貼著印刷色塊的邊緣，邊對邊的設計一歪就會露白或重疊。遇到必須對齊的情況，可以考慮把燙金下方的印刷色拿掉，這樣即使燙金稍微錯位，畫面看起來也還是合理。
金箔的顏色也要留意。金箔有自己的色號或色樣，不能靠螢幕上的金色判斷，要請印刷廠提供色樣，或是先打樣，用實物確認。螢幕顏色是發光的，金屬箔是反光的，兩者本來就不會一樣。
送印前的出血、底紙與姓名校對
送印前要檢查的有出血與檔案規格、固定元素先印的底紙做法，以及姓名與事由的校對。後兩件是獎狀特有的工序，也是最常出狀況的地方。
滿版邊框才需要出血，圖片解析度以 300 dpi 為主
邊框或底色一路延伸到紙邊的獎狀，需要出血。出血是把圖案多畫出裁切線外一小段，避免裁切時有白邊露出來。出血一般 1～3 mm，以印刷廠指定為準，不要自己先假定。
圖片的解析度以 300 dpi 為主，字體記得轉成外框，避免在印刷廠端缺字。如果邊框不是滿版、四周還留著白邊，就不需要出血，但仍要留裁切誤差，不要讓文字或邊框貼著紙邊。
底紙先印、姓名事由後補的兩段式做法
獎狀每一張的內容都不同，數量一多，逐張從頭印到尾就很沒效率。常見做法是兩段式：先大量印固定的元素，包括邊框、Logo、單位名稱與標題，之後再補上每張不同的姓名、事由與日期。4OVER4 的指南也提到有單位這樣分工，固定元素交給專業印刷大量印，姓名與日期再用桌面印表機逐張補上。
兩段式要注意紙面的選擇。底紙選平滑或消光的紙，因為雷射印表機對紋路紙不友善；家用機能過的紙厚也有限，厚卡紙要手送，甚至不收，先確認自己機器的規格再決定底紙。
數量也會影響取捨。4OVER4 認為，桌面列印適合約 50 張以下的小量；數量更多時，就要考慮整批委外印刷。這是一家印刷商的經驗值，實際分界依機器與人力而定。
姓名與事由逐字校對再試印一張
獎狀最嚴重的錯誤，是名字寫錯。補印、重做的代價比一般印刷品高，因為每一張都不能共用，寫錯一個字，就是少一張。校對的順序是：姓名、單位全稱、事由，逐字對照原始名單，4OVER4 的建議是每個名字至少核對 3 遍，之後再複查一次。
罕用字與異體字要確認字型有收錄，否則螢幕上看起來沒事，輸出時才變成方框或另一個字。這一點要在排版階段就檢查，而不是送印前一天才發現。
螢幕色與紙張色不一樣，細線與小字更要先打樣。量大的時候，先印一張實物確認紙張、顏色與燙金位置，沒問題再開整批。
獎狀發出去之後，名字、事由和那枚印章會跟著它被收藏很長一段時間。動手前先確定這張紙的名稱，再把名單逐字核對一遍；拿到打樣的那一張時，對著光看過紙色與印章位置，再放行整批。這幾個確認做完，剩下的就只是把它印出來。