把中華郵政公布的國內橫式、直式信封範例並排來看，兩張圖幾乎左右顛倒。橫式信封把郵票貼在右上角，直式信封卻貼在左上角；橫式的郵遞區號自成一行寫在地址上方，直式則要一格一格填進紅色框格裡。平常寄慣了某一種，換個信封時就很容易把兩套規則混在一起寫。
信封寫法其實就是三件事，收件人與寄件人的資料放在哪個位置、每一格的行序怎麼排，以及姓名後面接什麼稱謂和啟封詞。前兩件由中華郵政規定，關係到郵件分揀時好不好辨認；第三件屬於書信禮俗，寫錯雖然照樣寄得到，收件的長輩、老師或客戶讀了卻可能不太舒服。
只要先認出手上是哪一種信封，後面該照哪一套規則寫也就跟著確定了，所以先從辨認信封的形式開始。
信封寫法跟著信封本身的形式走
判斷要照哪一套規則寫，最快的方法是看信封正面有沒有印紅色框格。印了紅框格的，是直式信封，要由上而下直書；沒有框格的白信封或牛皮信封，橫著寫、直著寫都可以，但日常寄件最通用的是橫式。至於開口在長邊、信封蓋呈弧形的西式信封，常見於帳單、喜帖和活動邀請，它是依外形分出來的一類，書寫方式則看寫的是中文還是英文地址。
| 信封形式 | 怎麼辨認 | 書寫方向 | 郵票位置 | 郵遞區號寫法 |
|---|---|---|---|---|
| 直式信封 | 正面印有紅色框格 | 由上而下直書 | 左上角 | 填進右上角（收件人）與左下角（寄件人）的紅框格 |
| 橫式信封 | 沒有框格的白信封、牛皮信封最常見 | 由左而右橫書 | 右上角 | 自成第 1 行，寫在地址上方 |
| 西式信封 | 開口在長邊、信封蓋呈弧形 | 中文地址照橫式寫；英文地址照國際郵件格式寫 | 右上角 | 中文照橫式；英文寫在鄉鎮縣市那一行 |
中華郵政把「國內郵件橫式信封書寫方式」、「國內郵件直式信封書寫方式」和「國際郵件橫式信封書寫方式」分成幾份各自公布，本身就說明了這幾種信封格式各有各的規則，而不是同一套規則換個方向寫。橫式與直式之間的差異幾乎是鏡像，郵票一個在右上、一個在左上，郵遞區號一個獨立成行、一個填進框格。
也因為兩套規則彼此對稱，混著寫最容易出問題。例如在直式信封上把郵遞區號接在地址尾巴、不填紅框格，或在橫式信封上照直式的習慣把郵票貼到左上角，外觀看起來好像沒什麼不對，但郵遞區號本來就是讓郵件分揀更快、更準的線索，放在規定以外的位置，等於把這條線索藏了起來。拿到信封先認清形式，再從頭到尾照同一套規則寫完，是最保險的做法。
橫式信封寫法：收件人、寄件人和郵遞區號的位置
橫式信封格式是目前最通用的一種，位置規則也最單純。依中華郵政的「國內郵件橫式信封書寫方式」，收件人的地址、姓名寫在信封中央偏右，寄件人的地址、姓名寫在左上角，郵票貼在右上角；不論收件人還是寄件人，書寫順序都是第 1 行郵遞區號、第 2 行地址、第 3 行姓名或商號名稱。
| 區塊 | 位置 | 行序 |
|---|---|---|
| 收件人 | 中央偏右 | 第 1 行郵遞區號、第 2 行地址、第 3 行姓名或商號名稱 |
| 寄件人 | 左上角 | 同樣是郵遞區號、地址、姓名，字級比收件人小 |
| 郵票 | 右上角 | 不寫字，只貼郵票 |
實際寫的時候有兩個地方最常出錯。第一個是郵遞區號的位置，不少人習慣把它接在地址後面，甚至乾脆省略，但規定是讓它自成第 1 行、寫在地址上方。第二個是收件人的位置，規定寫的是「中央偏右」，把收件人資料擺到信封正中央，整體會往左偏，跟左上角的寄件人擠在一起，兩個區塊反而不好分辨。
橫式信封收件人的三行順序是郵遞區號、地址、姓名
把規定落到收件人這一格，寫起來是這個樣子（示範地址為虛構範例，郵遞區號只列前 3 碼，實際寄件時請補齊 6 碼）：
| 行序 | 內容 | 示範 |
|---|---|---|
| 第 1 行 | 郵遞區號 | 100 |
| 第 2 行 | 地址 | 臺北市中正區範例路 1 段 23 號 5 樓 |
| 第 3 行 | 姓名＋稱謂＋啟封詞 | 王小明 先生 台啟 |
地址比較長時，可以分成 2 行寫。中華郵政自己的橫式範例就把「台北市大安區」和「金山南路 2 段 55 號」拆成上下 2 行，重點是郵遞區號仍然在最上面、姓名仍然在最下面，行序不能顛倒。
第 3 行的姓名後面，通常還會接上稱謂（先生、小姐、老師）和啟封詞（收、台啟、安啟等）。中華郵政的範例就寫成「陳○○ 小姐啟」，可見啟封詞是收件人姓名那一行的一部分，橫式信封一樣要加。範例只寫了單一個「啟」字，不過不少書信教材認為單寫「啟」帶有指使的語氣，多半只用在晚輩身上，寫給其他對象時，還是依身分挑一個合適的啟封詞比較得體。啟封詞怎麼依對象挑選，跟直式信封是同一套用法，後面講直式信封時一併說明。
寄件人字級建議明顯小於中央偏右的收件人
寄件人這一格的行序跟收件人一樣，第 1 行郵遞區號、第 2 行地址、第 3 行姓名，只是位置移到左上角。姓名後面習慣加「寄」或「緘」，表示這封信是自己寄出、親手封好的；寄件人不替自己加「先生」、「小姐」這類敬稱，這是書信上的習慣做法。
字級方面，建議寄件人的字明顯寫得比收件人小。這樣安排一方面是禮貌上的謙讓，把最醒目的位置留給對方；另一方面也很實際，郵務人員拿起信封，一眼就能分辨哪一組是收件人、哪一組是寄件人。中華郵政在地址名條的規定裡，同樣要求寄件人名址用較小的字體，而且範圍不要超過信封長與寬的一半，道理是一樣的。
寄件人的資料放在正面左上角是標準位置。中華郵政部分信封範例的說明寫的是寄件人資料書於「左上角或背面」，寫在背面並不算錯，不過寫在正面，郵差和收件人都能第一眼看到，地址萬一寫錯需要退回時也最好找，所以還是建議優先寫在正面左上角。
橫式信封的公司抬頭順序，先寫公司名稱再接部門和職稱
公司信封寫法跟寄給個人最大的差別，在於收件人姓名那一行要多交代單位。寄給公司、機關或學校時，習慣的順序是公司名稱（或機關全銜）、部門、姓名、職稱、啟封詞。以寄給龐果設計有限公司的行銷部經理為例，寫成「龐果設計有限公司 行銷部 王小明 經理 台啟」；單位名稱太長時，可以把公司和部門放在同一行、姓名和職稱另起一行，但由大到小的順序不變。
職稱通常放在姓名之後。信封上的職稱其實是對收件人的敬稱，現代信封多寫成「姓名＋職稱」，就像「王小明 先生」不會寫成「先生 王小明」；傳統直式信封另有一種「姓＋職稱＋名」的寫法，例如「王經理 小明」，同樣把職稱放在姓的後面。職稱放在最前面、寫成「經理 王小明」雖然也看得懂，但在寫給個人的信封上比較少見。
不知道承辦人是誰時，只寫到部門為止再加「收」也完全可以，例如「龐果設計有限公司 人資部 收」。中華郵政對橫式信封第 3 行的規定本來就是「姓名或商號名稱」，只寫單位名稱同樣符合規定。寄給政府機關或學校時，機關全銜要寫完整，別只寫口語上的簡稱，同一個簡稱可能對應好幾個單位，寫全名才不會讓收發人員猜測。
橫式信封的郵遞區號自成一行，寫在地址上方
郵遞區號在橫式信封上的位置很明確，就是第 1 行、地址的上方。最常見的兩種錯誤，一是把郵遞區號接在地址後面，寫成「臺北市中正區範例路 1 段 23 號 5 樓 100」；二是因為覺得地址已經寫得夠清楚，就整個省略。這兩種寫法都讓郵遞區號離開了規定的位置，分揀時少了一個一眼就能讀到的依據。
目前使用的郵遞區號是 6 碼的「3+3 郵遞區號」。中華郵政自 2020 年 3 月 3 日起實施這套新制，前 3 碼是「行政區編碼」，維持原本的 3 碼不變；後 3 碼是「投遞區段碼」，由原本的 2 碼增加為 3 碼，目的是把投遞區段規劃得更細、簡化處理作業、增進分揀效率，並提高投遞的準確度。
換句話說，郵遞區號寫滿 6 碼，郵件能被分到更精確的投遞區段。前 3 碼通常比較好記，後 3 碼則會因為路段、門牌單雙號而不同，不確定時可以到中華郵政全球資訊網的「3+3 郵遞區號查詢」，輸入縣市、區域和路名就查得到；寄件量大的公司，還可以下載郵局提供的郵遞區號轉碼軟體批次查詢。
直式信封寫法的三段式版面與紅框格郵遞區號
直式信封格式由上而下直書，常用在喜帖、寫給長輩或師長的信，以及傳統的公文封。中華郵政的客服問答也把這種印有紅框格的信封稱為中式信封，所以一般說的中式信封寫法，指的多半就是這一套。依中華郵政的「國內郵件直式信封書寫方式」，收件人姓名寫在中央，地址寫在右側，郵遞區號以阿拉伯數字端正寫在右上角的紅框格內；寄件人地址、姓名寫在左下側，郵遞區號寫在左下角的紅框格內；郵票貼在左上角。
整個版面可以看成三段。右側是收件人地址，中央是收件人姓名，左下側是寄件人資料；再加上兩組紅框格，右上角那組給收件人的郵遞區號，左下角那組給寄件人的郵遞區號。
| 區塊 | 位置 | 書寫重點 |
|---|---|---|
| 收件人地址 | 右側 | 直書，從右上紅框格下方起筆 |
| 收件人姓名 | 中央 | 直書，全信封字體最大 |
| 寄件人地址、姓名 | 左下側 | 字體最小，姓名後加「緘」 |
| 收件人郵遞區號 | 右上角紅框格 | 阿拉伯數字端正逐格填寫 |
| 寄件人郵遞區號 | 左下角紅框格 | 阿拉伯數字逐格填寫 |
| 郵票 | 左上角 | 位置跟橫式相反 |
跟橫式比起來，直式信封的規則幾乎完全鏡像，而且多了禮俗上的講究，例如收件人的姓名一定置中、字體最大。也因為常用在正式或喜慶的場合，啟封詞怎麼選、寄給公司時抬頭怎麼寫，是直式信封最常被問到的兩件事。
直式信封收件人姓名置中且字體最大
收件人姓名直書在信封正中央，字體是整個信封上最大的。中華郵政的直式範例甚至把收件人姓名框在一個長條框裡，從上到下依序是姓、名、稱謂和啟封詞，例如「陳○○ 小姐 啟」；寫的時候可以想像信封中線上有這麼一條欄位，讓姓名落在正中間。
收件人地址寫在姓名的右側，同樣直書。習慣上地址從右上角紅框格的下方起筆，起筆的高度大約跟收件人的姓齊平，傳統上講究右側地址不要高過收件人的姓，一路往下寫到門牌號碼；地址較長時，可以在右側分成 2 行，但不要侵佔到中央姓名的位置。
直式信封最常寫錯的其實不是字，而是郵票。不少人憑著寫橫式信封的印象，把郵票貼到右上角，但直式信封的郵票要貼在左上角，右上角留給收件人的郵遞區號紅框格。貼錯位置時，郵票會壓住紅框格，連帶讓郵遞區號也看不清楚。
直式信封寄件人字級全信封最小
寄件人的地址和姓名寫在信封左下側，同樣直書，姓名後面加「緘」，例如「王小明 緘」。中華郵政的直式範例也是這樣寫，寄件人的地址和姓名擠在左下方一小塊區域，跟中央的收件人姓名形成明顯的大小對比。
字級的安排有一套層次，收件人姓名最大，收件人地址次之，寄件人最小。這個層次本身就是直式信封的禮儀邏輯，收件人越受尊重，名字就寫得越大、越居中，寄件人則把自己放在不顯眼的角落，傳統書信禮俗上把這視為一種謙讓。
實際動筆時，建議先把中央的收件人姓名寫好，再寫右側地址，最後才寫左下的寄件人。先確定最大的字寫在哪裡，後面兩段比較容易抓出大小比例，不會寫到一半才發現寄件人的字比收件人還大。
收件人和寄件人的郵遞區號分別對應右上與左下的紅框格
直式信封上那兩組紅色框格不是裝飾，而是填寫郵遞區號的欄位。收件人的郵遞區號填在右上角的紅框格，寄件人的郵遞區號填在左下角的紅框格，規定都是用阿拉伯數字書寫，收件人那一組還特別要求「端正」書寫。中華郵政的直式範例印的是 6 個格子，中間用短橫線隔開，正好對應「3+3 郵遞區號」的前 3 碼與後 3 碼。
填寫時一格寫一個數字，不要寫成國字，也不要把幾個數字連筆寫在一起、跨出格子外。郵遞區號是分揀時辨認的依據，字寫得端正、落在格子裡，才容易被正確讀取。
另一個常見狀況是把兩組框格填反，把收件人的郵遞區號寫到左下角。直式信封的收件人與寄件人資料一在右、一在左下，框格也跟著各自的資料走，只要記得「郵遞區號跟著地址那一側」，右上角配右側的收件人地址、左下角配左下的寄件人資料，就不容易填錯。
直式信封的公司抬頭順序與橫式相同，只是改成直書
收件人是公司、機關或學校時，直式信封的抬頭順序跟橫式完全一樣，依序是機關或公司全銜、部門、姓名、職稱、啟封詞，差別只在於改成由上而下直書。姓名的部分一樣置中、字體最大，公司名稱和部門傳統上跟地址一起寫在右側，起筆高度與中央收件人的姓齊平；現在也常見直接寫在姓名上方。
機關全銜同樣要寫完整，不用簡稱。寄給學校的老師時，啟封詞用「道啟」比單純寫「收」更得體，表示對師長的敬重，例如「王小明 老師 道啟」；如果是寄給學校的教務處、學務處這類行政單位，沒有指定收件人，寫「收」就可以了。
直式信封本來就常用在比較正式的場合，抬頭寫得完整、啟封詞選得恰當，收件人一拿到信就能感受到寄件人的用心。寄給公司時如果不知道承辦人，跟橫式一樣，寫到部門再加「收」即可。
啟封詞「敬啟」是常見誤用，依對象換用詞才得體
啟封詞是寫在收件人姓名（和稱謂）後面的那一兩個字，意思是請收件人拆信。橫式與直式信封都適用同一套用法，傳統書信禮俗上會依收件人的身分選用不同的字：
| 收件對象 | 常用啟封詞 |
|---|---|
| 晚輩；寄給公司行號、機關單位而不指定收件人時也常用 | 收 |
| 平輩、朋友、同事 | 台啟、大啟 |
| 祖父母、父母等親屬長輩 | 安啟 |
| 一般長輩 | 賜啟 |
| 長官、尊長 | 鈞啟 |
| 師長 | 道啟 |
| 私人或機密信件，限本人拆閱 | 親啟 |
最常見的誤用是「敬啟」。很多人以為加個「敬」字比較客氣，但照字面來看，「敬啟」是請收件人恭敬地打開這封信，等於要對方對自己畢恭畢敬，意思跟原本想表達的客氣正好相反。傳統書信禮俗上的看法是，這個「敬」字不該用在收件人身上。
想表達客氣，該在寄件人自己的署名下工夫。寄件人姓名後面一般接「緘」或「寄」（明信片沒有封口，只用「寄」）；寄給長輩或需要特別慎重的對象，改用「謹緘」就能把謙恭的語氣放在自己這一側，而不是要求收件人。
西式信封寫法與英文地址、回郵地址的格式
西式信封的開口在長邊、信封蓋呈弧形，常用在帳單、喜帖、跨國文件和商務信函。它是依外形分出來的一類，書寫規則則要看寫的是中文還是英文地址，分成兩種情況。
寫中文地址時，西式信封格式直接套用前面的橫式規則，沒有另一套獨立的規範。寫英文地址或寄往國外時，才需要改照中華郵政的「國際郵件橫式信封書寫方式」，收件人的姓名、地址及郵遞區號寫在中央偏右，寄件人的姓名、地址及郵遞區號寫在左上角，郵票同樣貼在右上角。這套格式的行序跟中文地址恰好相反，也是寫西式信封時最容易寫反的地方。
英文地址由小到大書寫，最後一行是全大寫國名
西式信封地址寫法要依中華郵政的「國際郵件橫式信封書寫方式」，英文地址的書寫順序分成 4 行：
- 第 1 行：姓名或商號名稱
- 第 2 行：門牌號碼、弄、巷、路街名稱
- 第 3 行：鄉鎮、縣市、郵遞區號
- 第 4 行：國名
以一個虛構的臺北地址為例，「臺灣臺北市中正區範例路 1 段 23 號 5 樓 王小明」譯成英文會寫成下面這樣：
| 行序 | 示範 |
|---|---|
| 第 1 行 | Wang Xiaoming |
| 第 2 行 | 5F., No. 23, Sec. 1, Fanli Rd. |
| 第 3 行 | Zhongzheng Dist., Taipei City 100 |
| 第 4 行 | TAIWAN (R.O.C.) |
中文地址是由大到小，從縣市、區、路、門牌一路寫到樓層；英文地址剛好相反，從最小的樓層、門牌開始，最後才寫到城市和國家。這是最容易寫顛倒的地方，常見的錯誤是照著中文的語序直接逐字翻譯，把 Taipei City 寫在最前面。
國名的寫法，萬國郵政聯盟（UPU）的地址格式建議，寄往國外的郵件要把目的地國名寫在地址最後一行，並使用大寫字母，讓各國的郵務人員一眼就能看到該送往哪個國家。中華郵政的國際信封範例也把收件國寫成大寫的「U.S.A.」，獨立放在最後一行。
中文地址不知道怎麼譯成英文時，可以用中華郵政全球資訊網的「中文地址英譯」查詢，選好縣市、鄉鎮市區和路名，就能查到對應的英文寫法。依教育部的「中文譯音使用原則」，中文譯音以漢語拼音為準，查詢頁面也附有「國外郵政國名／地區名中英文對照表」，不確定收件國的英文名稱時可以一併參考。
中文西式信封仍套用橫式規則，差別只在信封本身的造型
西式信封上如果寫的是中文地址，例如公司寄出的帳單或國內的喜帖，書寫規則就是橫式信封那一整套。收件人寫在中央偏右，寄件人寫在左上角，郵票貼在右上角，行序一樣是郵遞區號、地址、姓名或商號名稱。
會搞混，是因為「西式」這兩個字有兩種用法。中華郵政的客服問答把橫著寫的信封稱為西式信封、直式紅框格信封稱為中式信封；印刷與文具業講的西式信封，則多半指開口在長邊、信封蓋呈弧形的外形。不論用的是哪一種意思，中華郵政的橫式信封書寫規定都不區分信封外形，只要是橫著寫的國內郵件都適用，所以不需要為了西式信封另外學一套中文規則。
真正要留意的只有一點，西式信封的弧形信封蓋在背面，正面是一整片平整的空白，橫向的版面通常比較寬。寫的時候別因為版面寬就把收件人寫得太靠左，依然維持中央偏右的位置，讓左上角的寄件人和右上角的郵票各自有足夠的空間。
回郵地址就是寄件人資訊，國際信件一定要寫在左上角
回郵地址（return address）聽起來像一個新名詞，其實就是寄件人的姓名、地址與郵遞區號。依國際郵件的書寫方式，它寫在信封左上角，作用是郵件萬一因為地址有誤、查無此人而無法投遞時，郵局能依照這組資料把信退回給寄件人。
國際信件尤其要確實填寫回郵地址。信件跨國寄送，中間經手的郵政單位更多，一旦無法投遞，沒有回郵地址的信件很難找得到原寄件人；就算有寫，退回的路程也比國內信件長上許多，寫得清楚完整才不會讓一封信下落不明。
回郵地址最保險的寫法，是跟收件人一樣用英文書寫，中華郵政的國際信封範例就是這樣，寄件人以英文寫在左上角，最後一行寫上「Taiwan(R.O.C.)」。如果只能用中文寫寄件地址，至少國名一定要用英文寫清楚，讓國外的郵務人員知道這封信該退回哪個國家，信件回到臺灣後，國內的郵務人員自然看得懂中文地址。
大信封、卡片和回郵信封的書寫差異
大信封、卡片與喜帖信封，以及回郵信封，是寫信封時最常遇到的三種特殊情境。它們都不是另一套獨立的書寫規則，依然沿用前面的橫式或直式寫法，只是各自多了一個要留意的細節。
大信封要注意的是地址名條的黏貼位置，卡片與喜帖要注意姓名後面多出來的一層稱謂，回郵信封則要先替對方把收件資訊寫好、郵資貼足。掌握這幾個細節，就不必為了每一種信封重新學一次規則。
大信封沿用橫式或直式規則，重點是名條的黏貼位置
大信封寫法跟一般信封沒有兩樣，寄履歷正本、證書或大量文件用的大型信封袋，書寫位置同樣是橫式照橫式、直式照直式。唯一的差別是信封變大了，字級也要跟著等比例放大，別用寫一般信封的字級寫在大信封上，整個版面會顯得空蕩失衡，收件人資料也不夠醒目。
企業、學校大量寄送時，常直接列印地址名條貼上去，中華郵政對名條另有一份「國內橫式信封地址名條之印製及黏貼位置」規定：
- 名條尺寸：不得小於長 70 毫米、寬 25 毫米。
- 字體大小：地址字體長寬不得小於 4 毫米；郵遞區號字體縱向 2.4 毫米至 6 毫米，各數字等間距，間隔 0.6 毫米以上。
- 行序：第 1 行印郵遞區號，後面不要打印其他編號，並與寄件人名址至少相距 15 毫米；接著印收件人地址（可占 2 行），再印姓名或公司、行號名稱；各行間隔 2 毫米以上，名址以外的其他資料編號印在名條最下方。
- 寄件人：名址印在信封左上角，用較小的字體，不要超過信封長與寬的一半。
- 黏貼位置：名條要貼在規定的虛線範圍內，上下位差 1 毫米、傾斜度在 5 度以內；距信封左緣 15 毫米、距右緣 40 毫米，上緣距寄件人名址 15 毫米。
- 條碼留白：信封下緣要保留 20 毫米，供機器噴印條碼。
這些數字看起來很細，目的都是讓名條符合機器閱讀。名條貼歪、貼得太靠邊，或把信封下緣塞滿字，機器讀取時就會受影響。
直式信封也可以貼地址名條，但依中華郵政的「國內直式信封黏貼地址名條之方式」，這時名條應該按橫式列印，再依郵局示意圖的方向貼用。也就是說，直式信封配橫式名條是規定的做法，並不是將就；紅框格和郵票位置則維持直式信封原本的安排。
卡片與喜帖信封的稱謂比啟封詞多一層親疏分別
卡片信封寫法跟一般書信最大的不同，是收件人姓名後面除了啟封詞之外，通常還會多一層依身分關係決定的稱謂，喜帖信封也是一樣。稱謂在前、啟封詞在後，兩者是不同的東西，例如「王小明 先生 台啟」，其中「先生」是稱謂，「台啟」是啟封詞。
傳統禮俗上常見的稱謂，對一般男性用「先生」、女性用「小姐」或「女士」；邀請夫妻兩人一起出席，常寫「先生夫人」或「賢伉儷」（「賢伉儷」是對別人夫婦的尊稱）；邀請對方全家時，可以用「闔府」（尊稱別人的全家人）。這一層稱謂等於交代了邀請的範圍，一般會理解成寫「先生」是邀請本人，寫「闔府」是全家都在邀請之列，收件人也會據此判斷要幾個人出席。
這層稱謂在喜帖、節慶賀卡這類場合，比一般書信更常被講究，因為它同時傳達了親疏與邀請的對象。寄出前最好先確認對方的婚姻與家庭狀況，稱謂寫對了，後面的啟封詞再依對方是平輩、長輩或師長挑選即可。
回郵信封要先幫對方寫好收件資訊並貼足郵資
回郵信封跟前面講的回郵地址是兩回事。回郵信封是寄件人另外準備一個信封放進信裡，讓收件人處理完之後，能直接用這個信封把東西寄回來，常見於申請文件的退件、抽獎回函和問卷回收。
寫回郵信封時，角色要反過來想。對方收到後會把它當成一般信封寄出，所以這個信封上的「收件人」要寫寄件人自己的郵遞區號、地址和姓名，寫法照一般橫式或直式規則；自己的姓名後面寫「收」即可，不必替自己加敬稱或台啟這類啟封詞。
郵資要在寄出前就先貼足，不能讓對方代墊。郵資會隨中華郵政的公告調整，貼之前請以郵局現行的資費為準；如果不確定對方會寄回多少文件，信封尺寸和郵資都要留一點餘裕，免得對方收到後才發現裝不下，或因為郵資不足而寄不回來。
信封上的字只有短短幾行，卻同時要讓郵局分揀得快、讓收件人讀得舒服。先看清楚手上是有紅框格的直式、沒有框格的橫式，還是要寫英文地址的國際郵件，再照同一套位置和行序寫到底，最後替收件人挑一個合適的稱謂與啟封詞，一封信就能寄得穩當又得體。下次提筆寫信封前，花幾秒確認郵票該貼哪一角、郵遞區號該寫在哪裡，大部分的錯誤都能在動筆之前就避開。