用 Word合併列印把 Excel 名單套進信封、標籤與獎狀：格式與規則

考卷的題目全班都一樣，只有左上角的姓名欄每張不同。如果老師要替 80 位學生各準備一張，最直接的辦法是複製貼上 80 次、逐張改名字，而合併列印做的就是把這個動作交給 Word，版面只做一份，名字從名單一筆一筆填進去。

信封、獎狀、活動名牌、邀請函，幾乎都是同樣的結構。版面固定，真正會變的只有姓名、地址、名次這幾個欄位。手動處理的麻煩不在製作，而在重複，印到第 50 張時漏改一個名字，往往要整張重印。合併列印把「資料」和「版面」拆成 2 份，Excel 名單負責提供每一筆資料，Word 負責把資料放進版面並逐筆輸出，名單是 3 筆還是 300 筆，設定的工夫差不多。

不過這個功能出錯的地方，多半不在 Word 的按鈕，而在名單長什麼樣子，以及版面上的欄位和名單的欄名有沒有對上，所以先弄清楚名單和版面怎麼分工，後面每一步的選擇才有依據。

合併列印是什麼？

Microsoft 對合併列印的說明是，它可以建立一批針對每位收件者個人化的文件。資料來源可以是清單、試算表或資料庫，與文件相關聯後，文件裡的預留位置稱為合併欄位，用來告訴 Word 要在哪個位置放資料來源的資訊；完成合併後，資料來源中的每個名稱都會各產生一份個人化版本。

拆成實際操作，就是 3 樣東西的分工。主文件是含有合併欄位的版面，信封、獎狀、名牌都屬於這一類；資料來源最常見的是 Excel 試算表，也可以用 Outlook 連絡人；合併後的結果則是一份份填好資料的成品，可以輸出成新文件、直接送印，或當成電子郵件寄出。

Word 能做的成品種類不少。信件會依每位收件者各印一張紙，信封與標籤的姓名地址來自資料來源，目錄則是把資料來源每個項目的資訊列成清單，像是印一份通訊錄。適合用的情境只有一個條件，就是版面是重複的，而且只有少數欄位不同。如果每份文件的內容都要各自撰寫，這個功能就派不上用場。

Word合併列印的核心只有「版面加名單」2 件事，後面的信封、標籤、證書都是同一套組合的變化。選單名稱以 Windows 版 Microsoft 365 Word 的「郵件」索引標籤為準，Office 2016 以後的版本，選單位置大致相同。

名單先在 Excel 整理成 Word 讀得懂的樣子

合併列印出錯，多半是名單的問題，所以建議先整理名單，再開 Word。

Microsoft 列出的準備要點裡，有 3 項和名單結構直接相關：所有要合併的資料放在活頁簿的第一張工作表；試算表的欄位名稱要能和之後插入的合併欄位對得上；對名單的任何變更或新增，都要在連結到 Word 之前完成。

第一列放欄位名稱，之後一列只放一個人

名單的結構很單純，第一列放欄位名稱，例如姓名、稱謂、公司、郵遞區號、地址、電話，從第二列開始才是資料，一列就是一份成品。下面是一份示範名單的樣子：

標題列不會被當成一筆資料印出來。以這份名單來說，沒有排序或篩選時，預覽看到的第一筆就是 Excel 的第 2 列，也就是欄位名稱底下的第一個人。欄名要取得清楚，因為它們日後會原封不動地變成 Word 裡合併欄位的名稱。

取欄名時有 2 個小原則。名稱不要重複，否則 Word 分不出要抓哪一欄；名稱也盡量用能一眼看懂的詞，「姓名」「公司」比「欄位 A」「欄位 B」好認得多，插入欄位時才不會挑錯。

姓名、稱謂、地址拆成各自獨立的欄位

資料拆得越細，版面越好排。Microsoft 舉的例子是把名與姓分成不同欄，這樣才能只用名字稱呼收件者。台灣的名單可以套用同樣的思路，把姓名和稱謂（先生、小姐）分欄，把郵遞區號和地址分欄，信封就能只放姓名與地址，名條只放姓名與公司，證書只放姓名。

反過來說，把整段地址加電話塞進同一個欄位，之後想只取地址就做不到了。拆欄不用事後補救，在 Excel 裡一開始就拆好最省事。稱謂獨立成欄還有一個好處，後面「規則」那一節會用它讓 Word 自動判斷要印「先生」還是「小姐」。

電話開頭的 0 要先用文字格式保住

這是整理台灣名單時很容易踩到的坑。手機號碼是 09 開頭，Excel 如果把它當成數字儲存，開頭的 0 就會消失。Microsoft 對郵遞區號的說明是，開頭為 0 的郵遞區號若沒有設成文字格式，合併時前導零會被丟掉。同樣的道理也適用於電話和以 0 開頭的其他編號，台灣的郵遞區號 3 碼或 3+3 碼本身不以 0 開頭，需要留意的主要是電話這類欄位。

做法是先設格式再輸入。選取該欄，在「常用」索引標籤的數值格式下拉選單選「文字」，然後才輸入資料。已經輸入完的數字，改格式之後並不會把 0 自動補回來，Excel 的文字格式只對之後輸入的內容有效，所以要在設成文字之後重新輸入，或是在號碼前面加一個半形單引號 ‘，讓 Excel 把它當成文字。

名單檔放在本機，連結之前先把資料改完

還有 2 個容易被忽略的前置工作。第一，名單檔要放在這台電腦或區網的共用資料夾，Microsoft 說明資料來源檔案不支援存在 HTTP 位置，所以直接拿網路上的雲端連結當來源是行不通的，要先把檔案下載到本機。

第二，名單的增減要在連結 Word 之前處理完。連結後才發現漏了一位、地址打錯，也還能回頭修正，只是要多走幾步。在 Excel 改完存檔後，回到 Word 打開「編輯收件者清單」按「重新整理」，再預覽確認一次。

在 Word 啟動合併列印並連結 Excel 名單

共用流程的前半段，是決定文件類型，再把名單接進來。Word合併列印的入口都在「郵件」索引標籤，選單看起來項目很多，其實真正會用到的只有「啟動合併列印」「選取收件者」「插入合併欄位」「預覽結果」「完成與合併」這幾個。

郵件索引標籤上的文件類型與逐步精靈

在「郵件」索引標籤按「啟動合併列印」，會看到可以選的文件類型。後面會用到的是信件、信封、標籤 3 種，各類型的用途整理如下表。

選擇的順序也有影響。文件類型一旦選定，後面可用的功能就跟著不同，標籤類型會多出「更新標籤」這個功能，信封類型則會連到信封尺寸的設定，選錯類型再改，版面可能要重排。所以先決定要做什麼成品，再選類型，比先排好版面再回頭改類型安全。

除了在功能區逐項設定，也可以走「逐步合併列印精靈」這條路。精靈會在視窗右側開出窗格，一步一步帶著做，第一次使用的人跟著步驟走比較不容易漏掉環節。熟悉流程之後，直接用功能區會更快，因為每一步想改什麼都可以跳著調整。

使用現有清單並指定名單所在的工作表

類型選好後，按「選取收件者」，選「使用現有清單」，找到剛整理好的 Excel 檔。接著 Word 會跳出選擇表格的視窗，要指定名單所在的工作表。名單放在第一張工作表時，直接按確定就好；活頁簿裡如果有好幾張工作表，必須選到含有名單的那一張，選錯的話，之後的欄位清單會是空的，或是別張表的欄名。

資料來源的類型不只 Excel，Outlook 連絡人、Access 資料庫也可以接，不過多數人手上的名單原本就在試算表裡，也最容易在連結前先整理乾淨，所以 Excel 仍是最常用的來源。

編輯收件者清單可取消勾選、排序和篩選

連結完成後，建議先打開「編輯收件者清單」看一遍。視窗裡預設每位收件者都是勾選狀態，想排除某幾位，就取消勾選，這是「只印部分名單」最簡單的做法。

清單也可以排序或篩選，方便在人多時找人。點欄位標題可以排序，點欄位旁的箭頭則能篩選，例如只留下公司欄位是「龐果設計」的人，篩選的選項還包含空白與非空白，進階篩選可以設更複雜的條件。這裡調整的是這次合併要用到哪幾筆，臨時需要少數人不印時最好用。如果排除條件是固定的，在這裡設篩選條件，或用後面「規則」一節的做法，都比逐筆取消勾選省事。

插入合併欄位，讓版面位置對上名單欄位

名單接好之後，下一步是在版面上標出資料要出現的位置。把游標放在要出現資料的地方，從「插入合併欄位」選對應的欄名，游標處就會出現像 «姓名» 這樣的標記。

這個標記只是預留位置，要到預覽才會看到真實資料。標記以外的文字、字型、對齊方式，都和平常編輯 Word 文件一樣，沒有特別限制。

單一欄位與地址區塊、問候行的分工

「插入合併欄位」一次放一個欄位，版面排法完全由自己決定，姓名在上、地址在下、郵遞區號放哪裡都可以。「地址區塊」則是一次放姓名加地址，並附有格式選項與預覽。至於「問候行」，插入的是祝賀或問候的那一行。

台灣的收件資料通常依郵遞區號、地址、姓名加稱謂的順序排列。要完全照自己習慣的排法，就逐欄插入；想一次放好、再用符合欄位校正，就用地址區塊。Microsoft 的信封合併流程用的就是地址區塊，插入時可以選擇收件者姓名的顯示格式，並用「下一筆」「上一筆」預覽效果。

放欄位的時候，建議按 CTRL+SHIFT+8 顯示段落標記。看得到段落標記，才分得清楚游標在哪一段、有沒有多出空行，欄位也比較容易排整齊。

用符合欄位手動對應 Word 配不到的欄名

地址區塊會自動去名單裡找對應的欄位，但如果欄名不是 Word 預期的名稱，就會配不到，結果地址缺了一塊。這時可以用「符合欄位」手動指定，對話框左邊是地址與問候的各個元素，右邊是名單的欄名，逐項選擇對應的欄位即可。

不是每個元素都需要配到，沒用到的元素對不上，並不影響結果。反過來，插入了卻沒有資料的欄位才要留意，合併之後會變成空白預留位置，通常是一行空白或隱藏的欄位，名條和信封上就會多出一行空行。

欄位前後的固定文字與符號直接打在版面上

合併欄位前後的稱呼、單位和符號就是普通文字，直接在版面上打。例如在 «姓名» 後面打一個空格再打「先生」，或在金額欄位前面打「NT$」。欄位本身只帶資料，不帶符號，這個觀念在處理數字格式時會再用到。

Microsoft 在準備資料來源的說明中也提到，貨幣和百分比若省略符號，看起來會不完整，要記得在合併欄位前後補上適當的符號。固定文字不放進 Excel，版面才好調整，也不必在名單的每一列重複輸入同樣的字。

預覽結果逐筆核對，輸出前先抓出錯誤

輸出之前一定要先用預覽走一遍。按「預覽結果」，版面上的標記會換成真實資料，這時就能逐筆確認姓名和地址有沒有缺、有沒有超出版面。導覽列有第一筆、前一筆、下一筆、最後一筆可以切換，沒有排序或篩選時，第一筆資料對應的是 Excel 的第 2 列。

要抓特定某個人時，用「尋找收件者」直接跳過去；想看清楚哪些地方是欄位，可以開「醒目顯示合併欄位」，它會把所有欄位標示出來。「自動檢查錯誤」則是在合併前檢查結果，把可能的問題列出來。

預覽時真正該看的是幾種狀況。很長的姓名或公司名會不會換行、擠壞版面；欄位為空值時，是不是留下一行空白；稱謂有沒有和人對得上。最長的那一筆資料特別值得看，因為它最容易把版面撐破，最長的放得下，其餘都不會有問題。

發現資料有誤時有 2 條路。只是不想納入某幾筆，就回到「編輯收件者清單」取消勾選；資料本身錯了，就回 Excel 修正，存檔後再回 Word 重新確認。預覽沒有問題，才進入輸出。

完成與合併的 3 種輸出方式

版面與預覽都確認過，就到「完成與合併」選輸出方式。Microsoft 提供 3 個選項：編輯個別文件、列印文件、傳送電子郵件訊息。每種方式適合的情境不同，也各有要留意的地方。

實際使用時，比較穩的順序是先輸出成新文件，確認內容之後再決定要印出來還是寄出去。合併結果一旦直接送印或寄出，就很難收回；新文件則可以反覆檢查、反覆修改，成本最低。

編輯個別文件，合併成一份新文件再檢查

這個選項會把所有合併結果放進同一份新的 Word 文件。合併記錄的範圍可以選全部、目前記錄，或指定從第幾筆到第幾筆。好處是列印之前能整份看過，個別頁面有問題也能直接在新文件中修改。

新文件和原本的版面檔是分開的，版面檔仍然連著名單，新文件裡的修改不會回流到版面檔，要調整版面時，記得回到原本那份去改。

範圍的選擇也有講究。第一次合併時，可以只選「目前記錄」或從第 1 筆到第 3 筆，先看版面有沒有問題，確認之後再選全部。這樣即使版面需要調整，也不必每次都等 Word 處理整份名單。

列印文件直接送印，正式列印前先試印一頁

「列印文件」會略過新文件，直接把合併結果送到印表機，同樣可以選全部、目前記錄或指定範圍。適合用在已經用預覽確認過、想省下一步的情況。

正式列印前，先用一張白紙試印一頁，確認位置是否正確，標籤和信封尤其需要，因為它們的送紙方式與印表機有關，同一份版面換一台印表機，位置就可能偏移幾毫米。合併後最後多出一頁空白時，就回到版面檔，檢查文件結尾有沒有多餘的段落標記，調整後再合併。

傳送電子郵件訊息，電腦要先安裝郵件程式

要從 Word 寄出合併郵件，依 Microsoft 的說明，電腦上必須已經安裝與 MAPI 相容的郵件程式，例如 Outlook。重點在「已安裝」這個前提，Word 本身不負責寄信，信件是交給電腦上的郵件程式送出。

Word 會替每個信箱各寄出一封獨立的信，這種寄法不能加副本或密件副本，也不能夾帶附件，只能在內文放連結。改拿 Outlook 連絡人當名單的話，Outlook 就必須是預設的郵件程式，版本也要和 Word 相同。

名單這一端也要多準備一欄每位收件者的電子郵件地址，欄名取得清楚，合併時 Word 請你指定哪一欄當收件者才不會選錯，主旨也在這個步驟一起設定。

一人一個檔案沒有內建選項，改用頁範圍逐頁輸出

有些情境需要每個人一個獨立的檔案，例如逐一寄給得獎者。但是「完成與合併」只有上面 3 個選項，沒有把每一筆存成獨立檔案的內建選項。

筆數少的時候，可以先用「編輯個別文件」合併成一份新文件，再用列印的頁碼範圍，或另存 PDF 時指定頁範圍，一頁一頁輸出，每個人拿到的就是自己那一頁。檔名需要手動命名，筆數多時會花一些時間，但不必額外安裝任何東西。

大量要拆檔的話，常見做法是用巨集或附加元件，這已經超出一般操作的範圍。

信封套印要先在空白文件測好版面

信封是最容易印歪的成品，因為送紙方式和印表機有關。合理的順序是先用「信封」功能在空白文件測一張，確認尺寸與位置沒問題，再回頭做合併。

整個流程依序是測版面、啟動合併列印時選「信封」、連結名單、放地址區塊、預覽、列印。寄件人的地址與商標，也可以在測版面的階段加進信封版面。

信封尺寸、送紙方式與寄件人地址的設定

在空白文件上，到「郵件」索引標籤按「信封」，會開出信封的對話框。收件人地址欄先打一個示範地址，寄件人地址欄打自己的地址，再按「選項」開啟信封選項對話框，選擇符合的信封尺寸；沒有合適的就選自訂大小，量出信封實際的寬和高填進去。需要時還可以調整字型，以及收件人與寄件人地址的左、上位移。

送紙方式要到列印選項的頁面確認，依圖示把信封放進印表機。位移是用來微調位置的，第一次印出來若偏右或偏下，就調整左、上位移的數值再試一次，不用動版面本身。打了新的寄件人地址再按「列印」或「新增至文件」時，Word 會詢問要不要存成預設的寄件人地址，選「是」，下次就不必重打。

不要直接拿整批名單來測。先印一張，確認位置之後再合併，避免整批都印歪。不同型號的印表機送紙方式不一樣，實際以手上機器的圖示為準。

信封合併時插入收件人的地址區塊

版面測好後，到「郵件」索引標籤按「啟動合併列印」選「信封」，確認信封選項沒有變動。寄件人地址或商標如果還沒加，這個時間點補上最方便。

接著選取收件者連結 Excel 名單，把游標放在要出現收件人的位置，插入地址區塊並選擇格式。如果地址缺了一塊，就回到符合欄位檢查。預覽幾筆確認沒有問題，再選「完成與合併」的「列印文件」。

存檔後，信封版面仍然連著名單。下次要印新的一批時，換一份名單就能重用。

標籤與名條，一頁放多筆資料的設定

標籤（地址貼紙）和名條（活動名牌）的共同點是一張紙上排了很多格，每格一個人。所以和信封不同，多了「紙張格線」和「一格接一格」2 個問題。名牌其實也用同一套標籤版型，差別只在格子裡放的內容。

標籤版型在 Word 裡本質上是一個表格。每個儲存格靠「下一筆記錄」這個規則帶入下一筆資料。

標籤廠商與產品編號決定版面格線

選了「標籤」類型之後，在「標籤選項」選標籤供應商和產品編號，編號通常印在貼紙的包裝上，Word 就依規格切好格線。走精靈的話，就是選「標籤」，按「下一步：起始文件」，再進「標籤選項」。

買貼紙時要留意包裝上有沒有標產品編號或尺寸，這是後面一整套設定的依據。預覽和列印同樣可以走精靈，不過正式印之前，先拿一張白紙試印一頁，比對位置有沒有對齊貼紙格線。

市售貼紙不在內建清單時自訂標籤

手上的 A4 貼紙如果不在 Word 內建的清單裡，就在標籤選項選「新增標籤」，依貼紙實際的邊界、間距、每頁排列數填入，並替它命名，確定後就會加進產品編號清單，以後可以重複使用。

重點是先量好再填。命名建議用貼紙的品名加規格，方便日後在清單裡找。填寫的數字以貼紙實際尺寸為準，量不準的話，就算規格已經存進清單，印出來還是會偏。

更新所有標籤與下一筆記錄的關係

標籤頁只需要在第一格設定欄位，例如放一個地址區塊。接著按「更新所有標籤」，Word 會把第一格的內容複製到其他格，並在每一格自動補上「下一筆記錄」。有了它，整頁才會填滿不同的資料，而不是同一筆重複。

不建議手動複製貼上，這樣可能弄掉「下一筆記錄」。預覽時若看到同一個人印滿整頁，就是缺了這個規則的症狀。格式方面，字型、字級和段落間距，在預覽時回到「常用」索引標籤調整即可。

證書、邀請函這類一頁一筆的版型

和標籤相反，證書、獎狀、邀請函是一人一頁，版面可以自由設計。用「信件」類型最單純，不用處理格線，也不用處理下一筆記錄。

以龐果協會頒發的獎狀為例，Excel 先建姓名、組別、名次 3 欄，第一列放欄名。頒發單位、日期這些不會變的內容，直接打在版面上，只有會變的才用欄位。

獎狀的姓名與名次欄位放進設計稿

設計稿先做好，固定文字用一般文字。再把游標放到姓名的位置，插入 «姓名»，名次的位置插入 «名次»。字級要預留較長姓名的空間，並且採用置中對齊，這樣長短不同的名字都落在同一個視覺中心。

預覽時特別看最長的那一筆。確認長姓名沒有被擠成 2 行，也沒有蓋到旁邊的邊框，其他較短的姓名就沒有問題。

名次欄的寫法也值得先決定。如果 Excel 裡只填「1」，版面上就要在欄位前後自己打「第」和「名」；如果 Excel 直接填「第 1 名」，版面上就只放欄位。2 種寫法都可以，只要整份名單統一，王小明的「第 1 名」和其他人的名次就不會出現格式不一致。

一頁拼 2 份時補上下一筆記錄規則

想在一張紙上印 2 份相同版面但名字不同（例如半張一份的邀請函），預設兩邊會顯示同一個名字。因為 2 處用的都是目前這一筆，Word 沒有被告知第二份該換下一個人。

解法是 2 處都插入 «姓名»，再從「規則」選「下一筆記錄」，插在 2 個欄位之間。依 Microsoft 的說明，「下一筆記錄」要放在第一組合併欄位之後，否則第一筆資料會被跳過。設定好後，用「編輯個別文件」合併出新文件，翻幾頁確認每頁 2 份是不同的人，再送印。

規則讓同一份版型依欄位內容變化

名單裡不同人要印不同的字、有些人要整筆跳過，或是需要流水號時，就用「郵件」索引標籤的「規則」。Microsoft 列出的規則有好幾種，最常用到的是依欄位換字、略過記錄和流水號 3 種。規則的中文譯名在不同版本、不同說明頁之間不太一致，下面都附上英文原名，在選單裡對照著找即可。

設定規則之前，要先選好收件者、插入合併欄位。規則和欄位一樣，是游標所在位置的一個欄位碼，所以游標放在哪裡很重要。

規則設定完之後，版面上不一定看得出變化，按「預覽結果」才能確認規則有沒有生效。

用 If…Then…Else 依稱謂或性別換字

名單有「性別」或「稱謂」欄時，可以讓同一個位置依內容顯示「先生」或「小姐」。步驟是把游標放在姓名後面，在「規則」選「如果…則…否則」（If…Then…Else），選欄位名稱與比較條件，輸入要比較的值，例如「男」，再分別輸入條件成立與不成立時要顯示的文字，成立時打「先生」，不成立時打「小姐」。

Microsoft 自己的例子是，國家或地區欄位為空白時顯示一句話，不為空白時顯示另一句。欄位值的寫法要統一，男、女不要和 M、F 混用，否則會有人比對不到而被歸到「否則」那一邊。這個做法不需要在 Excel 另外加欄。

同樣的邏輯也能用在別的地方。比方說名單裡有些人沒有填公司名稱，就可以設定欄位為空白時只印姓名，不為空白時印「公司名稱加姓名」，這樣版面上就不會出現一行空白的公司欄。

用 Skip Record If 略過不需要的記錄

這個規則的中文譯名依版本不同，Microsoft 的中文說明頁寫作「如果跳過記錄」，在「規則」選單裡找含「略過記錄」或「跳過記錄」字樣的那一項即可。它和「編輯收件者清單」取消勾選不一樣，是用條件自動排除，例如某欄位為「已取消」的人不印。

步驟是在「規則」選 Skip Record If，選欄位名稱與比較方式，輸入比較值。臨時要排除少數幾個人，取消勾選比較快；排除條件固定，就交給規則。

舉例來說，龐果協會的活動名單裡，有些人報名之後取消，Excel 的「狀態」欄標成「已取消」。設定一次規則之後，這些人每次合併都會被自動略過，名單再增減也不用重新檢查勾選。

這個規則有一個使用限制。Microsoft 提醒 Skip Record If 不要和「下一筆記錄」（Next Record）一起使用，而標籤的每一格、一頁拼 2 份的版面，都是靠「下一筆記錄」帶入下一個人，所以這類成品要排除某些人時，就改用「編輯收件者清單」的篩選或取消勾選。

用合併記錄與合併順序編號產生流水號

需要號碼牌、收據編號這類依序編號時，用「合併記錄 #」（Merge Record #）規則。它的編號反映的是合併前套用的排序或篩選，所以名單排序變了，編號也會跟著變動。

另有「合併順序 #」（Merge Sequence #），依合併文件中記錄的實際順序替每筆記錄編號。簡單來說，前者看的是記錄在名單裡的位置，後者看的是實際輸出時的先後。Microsoft 舉的例子是，名單篩選成 25 筆後再取消勾選 2 人，「合併記錄 #」仍是 1 到 25 中間缺 2 個號碼，「合併順序 #」則是 1 到 23。另外，把「合併記錄 #」放在列印日期欄位旁邊，就能組合出不重複的發票編號。

數字與日期合併後變樣的改法

「合併後的畫面和 Excel 長得不一樣」，是另一類常見的問題。核心觀念是，Word 讀的是 Excel 儲存的原始值，不是儲存格顯示的樣子，所以百分比、金額和日期會變形，要在 Word 這邊補格式。電話開頭的 0 會消失也是同樣的原因，解法就是前面提到的文字格式。

Microsoft 的疑難排解頁說明了原因，Word 收件者清單中的資料以 Excel 儲存的原生格式顯示，不會套用儲存格格式。該頁以百分比 50% 合併成 .5、貨幣 $12.50 合併成 12.5 為例。下表整理常見的變形對照，日期的部分則視版本而定，以預覽結果為準。

百分比和金額變成小數的 2 種處理方式

最簡單的處理是在 Excel 把整欄的格式設成文字，再輸入資料，並在 Word 的欄位前後補上「%」或「NT$」。Microsoft 也提到，百分比格式會把儲存格值乘以 100，若要避免這種乘數，可以把百分比欄格式化為文字。

另一條路是用 DDE 連線，讓 Word 直接讀到 Excel 的顯示格式。操作大致是先到「檔案」的「選項」，在「進階」的一般區段勾選「開啟時確認檔案格式轉換」；啟動合併列印後，選「使用現有清單」並開啟 Excel 檔，在確認資料來源的視窗勾選「顯示所有」，選擇 DDE 的 Excel 工作表選項，再指定儲存格範圍。

2 條路各有取捨。文字格式最簡單；DDE 能保留 Excel 的顯示樣式，但設定較繁瑣。如果在確認資料來源視窗沒看到 DDE 相關的選項，也不必硬找，改用文字格式法就能達到同樣的結果。

日期用格式開關指定樣式

日期合併後，常常和 Excel 儲存格裡看到的樣子不一樣，原因跟百分比相同，Word 拿到的是 Excel 儲存的原始值，不是儲存格設定的顯示格式。Microsoft 的疑難排解頁以 1995-10-22 00:00:00 為例，說明日期會以資料來源原本儲存的格式顯示，在資料來源裡設的格式合併後不會保留，要改在 Word 的合併欄位上設定。做法是在合併欄位碼加上日期格式開關 \@，這個開關區分大小寫，格式字串要放在引號內。

操作是先選取欄位，按 Shift+F9 顯示該欄位的欄位碼（按 Alt+F9 則是切換全部欄位碼），在欄位名稱後面加上 \@ 和格式字串，再更新欄位。Microsoft 頁面上的範例如下：

{ MERGEFIELD date \@ "MMMM d, yyyy" }Code language: plaintext (plaintext)

月份要用大寫 M，小寫 m 代表的是分鐘，兩者不能混用。要改成中文習慣的樣式，就把引號內的格式字串換成自己要的寫法，例如加入「年」「月」「日」。中文字元在不同版本的呈現可能不同，改完務必回到預覽結果確認實際顯示。

如果格式碼一直調不出想要的樣子，也可以退一步，在 Excel 另外做一欄文字日期，用公式把日期轉成文字，再合併這一欄。這樣最穩，只是名單要多維護一欄。

存檔後保留名單連結，下次直接重印

合併列印的版面檔存檔後，仍然連著名單，可以為下一次大量郵寄重複使用。下次開啟時，Word 會提示是否保留連結，選「是」就能重印；選「否」則不載入合併資料，檔案還是能開啟。

換名單時，走「選取收件者」重新指定即可，同一份信封、標籤、獎狀版型都不必重做。

有 2 點要留意。若來源的 Excel 檔移動位置或改名，Word 可能找不到它，把版面檔和 Excel 檔放在同一個資料夾，比較不容易斷掉連結。開啟版面檔時按「是」，Word 會重新從 Excel 讀取資料，所以名單更新之後，重新預覽一次再輸出，比較安心。

整個流程回頭看，合併列印其實就是 3 件事：名單整理乾淨、版面欄位對上、輸出前預覽一遍。信封、標籤、證書只是版面不同，名單和流程是共用的，熟悉一次之後，換成別的成品只需要換版面。下次再遇到一疊要逐張改名字的文件，要做的就不再是複製貼上，而是按一次「完成與合併」。