Notion教學的第一步，其實是先放下「資料夾」這個想法。多數人以為 Notion 是一本功能比較多的筆記本，打開之後卻找不到資料夾，只看到左側一排頁面，頁面裡還能再放頁面，連做好的表格點進去也是一個頁面。
簡單來說，工作空間裡放頁面，頁面由區塊疊成，資料庫則是一批頁面的集合。這套邏輯用一個實際的案子走一遍最容易懂。虛構的設計公司「龐果設計」要替「官網改版專案」建頁面、做一張追蹤進度的資料庫，再分享給負責人王小明，從註冊到手機與桌面版的差異，整個過程都會碰到。
不過在動手之前，得先看清楚這幾層東西是怎麼組合起來的，不然每一步都只是在背按鈕的位置。
Notion 是什麼？
Notion 把筆記、待辦清單、專案追蹤和文件放進同一個工作空間，個人整理資料或團隊一起協作都能用。
它的結構可以想成一間能自己隔間的辦公室。工作空間是整間辦公室，所有事情都在裡面發生；頁面是一張張桌面；區塊則是桌面上擺的東西，一段文字、一張圖片、一個待辦清單，各自都是一個區塊。在新頁面直接打字，產生的就是一個文字區塊，而且任何區塊都能轉成其他類型。
資料庫是最後一塊拼圖。它是一批頁面的集合，每個項目本身就是一個完整的頁面，打開後可以寫內文、放圖片；項目上的日期、狀態、連結這些欄位叫屬性，同一批資料還能用表格、看板、日曆等不同的瀏覽模式呈現。換句話說，資料庫不是另一種檔案格式，只是一群被整理在一起、帶著屬性的頁面。
這個結構也決定了它能做的事。寫筆記、列待辦、追蹤專案進度、整理文件，都是頁面、區塊與資料庫的不同組合，不需要為每種用途各裝一套軟體。
同樣是整理筆記的工具，如果更偏好以本機檔案與雙向連結為核心的做法，就可以另外了解 Obsidian 的思路。
Notion教學的起點，先認識工作空間與側邊欄
剛登入 Notion 時，畫面上已經有一個建好的工作空間和左側的側邊欄，右邊的主畫面則預設停在 Notion AI 的對話畫面，標題寫著「歡迎使用 Notion」，要寫筆記得自己新增頁面。新手容易把工作空間當成最大的資料夾，其實它是容納所有頁面的整個空間，側邊欄則是這個空間的目錄。先弄清楚側邊欄各區段放的是什麼，後面的操作才不會找不到入口。
登入方式與第一個工作空間
註冊從 Notion 官網的登入頁開始。登入選項常見的有 Google、Apple、Microsoft 帳號與電子郵件，實際會出現哪幾種，以登入頁當下的畫面為準。個人使用不必付費就能開始。網頁版、桌面 App 與手機 App 都用同一組帳號登入，換裝置不需要重新建立資料。
登入後就進入工作空間，示範用的工作空間名稱取成「龐果設計」。在個人工作空間新建立的頁面預設是私人的，除非主動分享，否則別人看不到。要留意的是，工作空間彼此獨立，內容無法在不同工作空間之間互相連結。點側邊欄上方的工作空間名稱會跳出選單，裡面有升級、設定、邀請成員與新增帳號幾個選項；需要用另一個電子郵件帳號時，選其中的「新增帳號」。
把介面語言改成繁體中文
第一次登入如果看到的是英文介面，不必重新註冊，到設定改語言就好。桌面版與網頁版的做法如下：
- 點側邊欄上方的工作空間名稱，在跳出的選單選「設定」（Settings），進入「偏好設定」（Preferences）。
- 在「語言與時間」（Language & Time）區塊找到「語言」（Language），展開旁邊的下拉選單。
- 選擇繁體中文。
手機 App 不在 Notion 裡調整語言，而是依照手機系統偏好設定的語言順序決定，想改的話要到手機的系統設定處理。下面各項操作的介面用字都以繁體中文介面為準，部分會附上英文介面的原文，方便使用英文介面時對照。
側邊欄的私人、已共享與團隊協作區決定頁面的可見範圍
側邊欄最上方是幾個固定入口，同一列排著「首頁」「對話」「會議」「收件匣」四個分頁，最右邊是搜尋圖示。首頁集中顯示需要注意的頁面與任務，並有最近瀏覽、最愛等區塊；對話是和 Notion AI 交談的地方；收件匣彙整提及、評論、頁面更新與提醒；搜尋用來找工作空間內的內容，快速鍵是 cmd/ctrl + K（Mac 用 cmd，Windows 用 ctrl）。至於最愛，要先在頁面右上角按星號，把頁面加進去，這個區段才會出現。
往下是真正決定誰看得到頁面的三個區段。私人只有自己看得到，適合個人筆記和任務；已共享放的是你邀請特定成員加入的頁面，邀請過某個人之後才會出現；團隊協作區則給多人共用，會依方案與工作空間的成員人數決定是否出現，單人使用時通常看不到，多人一起用時才會派上用場。
側邊欄下方則是「新增代理程式」「試用 AI 筆記寫手」「媒體櫃」「說明」與「垃圾桶」，設定不在這裡，要點側邊欄上方的工作空間名稱才找得到。頁面可以直接拖曳來重新排序，也能拖進另一個頁面底下，但有一個容易踩到的地方，就是把已共享或團隊協作區的頁面拖進私人，這會讓其他人的存取權被移除。
建立頁面，再用子頁面分層整理
Notion 沒有資料夾，分層靠的是頁面裡再放頁面。龐果設計接到官網改版的案子，就可以先建一個專案頁面，再把會議記錄、素材清單放成它的子頁面，需要時整串展開就找得到。
第一個頁面的建立入口與起手選項
建立頁面有三個入口：畫面左下角的「新頁面」圖示按鈕、桌面 App 的快速鍵 cmd/ctrl + N，以及手機 App 畫面底部的新增圖示。按「新頁面」按鈕會先跳出一個選單，再從裡面選「頁面」；左下角旁邊另有一個「新對話」（Ctrl+O），那是開 Notion AI 對話用的，別按錯。新頁面開啟後，可以先輸入標題再開始寫內容。示範頁面的標題取成「龐果設計 官網改版專案」。
在桌面版或網頁版，空白頁面的底部會有幾個起手選項，可以從其他應用程式或檔案匯入資料、套用範本，或直接建立表格。這些選項先認得名稱就夠，範本與資料庫在後面的操作裡都會用到。
選取一段文字時，上方會跳出工具列，可以更改文字的顏色與樣式、加上評論，或插入超連結。標題與重點先寫下來，再用這個工具列標出需要強調的字句，是最順手的順序。
子頁面取代資料夾的分層方式
建立子頁面有兩種做法。第一種是在頁面內輸入 /page，在目前頁面底下建立一個子頁面，子頁面裡還能再放子頁面，一層層往下整理。第二種是在側邊欄操作，把一個頁面拖到另一個頁面上，目標頁面會出現藍色標示，放開後就成為它的子頁面；把頁面拖出父頁面，則取消巢狀。滑鼠移到既有頁面旁按「+」，也能直接在它底下新增頁面。
示範時，在「官網改版專案」底下放兩個子頁面，分別叫「會議記錄」和「素材清單」。之後在側邊欄展開專案頁面，就能看到這兩個子頁面，專案的所有資料都收在同一條路徑底下。
子頁面預設會沿用上層頁面的分享範圍，所以專案頁面分享給誰，底下的子頁面通常也一起開放，分享時要特別留意這一點。
誤刪的頁面預設保留 30 天，可從垃圾桶還原
刪除頁面的做法有好幾種。可以在側邊欄把滑鼠移到頁面旁，按 ••• 選擇刪除，也可以開啟頁面後按右上角的 •••，同樣選擇刪除。另外，把頁面拖進側邊欄底部的垃圾桶，或選取頁面區塊後按 backspace 或 delete 鍵，也能刪除頁面。被刪掉的頁面不會立刻消失，而是先進垃圾桶。
根據 Notion 幫助中心，已刪除的頁面預設會在垃圾桶保留 30 天，之後才永久刪除。垃圾桶在側邊欄底部；iOS 與 Android App 則在側邊欄左上角的 ••• 選單裡。還原的步驟如下：
- 開啟垃圾桶。
- 用搜尋找到頁面，或用「最後編輯者」「位於」「團隊協作區」這幾個條件篩選。
- 開啟該頁面，選擇還原。
頁面在垃圾桶裡不能編輯，要先還原才改得動。如果頁面已經被永久刪除，就無法再從垃圾桶救回，這時可以點側邊欄下方的「說明」，聯絡 Notion 支援團隊詢問。
區塊是頁面裡最小的編輯單位
前面說過頁面是由區塊疊成的，實際編輯時，做的多半是插入區塊、轉換類型、搬動順序，以及用連結把頁面串起來這幾件事。示範都在「龐果設計 官網改版專案」頁面裡進行。
輸入斜線叫出區塊選單
新增區塊的主要方式，是在空白行輸入 /，叫出區塊類型選單，最近使用與最常用的區塊會排在最上面。接著可以直接輸入名稱篩選，例如 /h1 是「標題 1」，/todo 是「待辦清單」。
在「官網改版專案」頁面裡，可以先用 /h1 建一個標題「專案目標」，再用 /todo 列出三項待辦，最後從選單裡挑「項目符號列表」，補上幾條需求備註。三種區塊各做一次，就大致摸到選單的手感。
斜線後面也能接動作或顏色，例如接 /delete、/duplicate 是刪除或複製目前的區塊，接 /red 這類顏色名稱則是改區塊的顏色。手機 App 的入口則是點「+」按鈕，從清單裡查看所有可以新增的內容類型。
行首符號快速轉成標題、列表與待辦清單
熟悉 Markdown 的人，可以在行首直接輸入符號，再按空白鍵，就會轉成對應的區塊：
| 在行首輸入 | 轉成 |
|---|---|
#、##、### 加空白鍵 | 標題 1、標題 2、標題 3 |
*、-、+ 加空白鍵 | 項目符號列表 |
1. 加空白鍵 | 編號列表 |
> 加空白鍵 | 摺疊列表 |
[] 加空白鍵（兩個括號之間不留空格） | 待辦清單 |
文字中間也能用符號套用格式，用 ** 包住的文字是粗體，用 * 包住是斜體，用 ~ 包住是刪除線，用反引號包住則變成行內程式碼。
不熟 Markdown 也沒有關係，斜線選單都做得到，這些符號只是打字時比較快的捷徑，需要的時候再回來查這張對照表就夠了。
用把手選單轉換區塊類型與調整順序
滑鼠移到區塊左側，會出現六個點組成的把手（⋮⋮）。按住把手拖曳就能搬動區塊，移動時有藍色導引線標示落點，縮排的項目符號與待辦要調整順序時，最常用這一招。
點一下把手會開出動作選單，其中的「轉換成」可以把區塊改成別的類型，例如把項目符號列表轉成待辦清單，或把一段文字轉成頁面。這就是第一節說的「任何區塊都能轉成其他類型」的實際操作，也是 Notion 比一般文字編輯器靈活的地方。寫到一半發現一條備註其實該變成待辦，不用刪掉重打。選單裡另外還有顏色、複製區塊連結、建立複本、移動到、刪除與評論等項目。
習慣用鍵盤的人，選取一個或多個區塊後按 cmd/ctrl + /，就能叫出編輯選單，直接替它們變更類型，不必靠滑鼠。
提及人員與頁面，或用區塊連結到其他頁面
輸入 @ 可以提及人員或頁面。提及人員時，對方會收到通知（對方沒有存取權的頁面例外，例如你的私人頁面），可用在行內文字、評論與討論；提及頁面則是在句子裡建立一個指向工作空間內另一個頁面的行內連結。
另一種做法是「連結到頁面」區塊，它獨立占一行，指向另一個頁面。兩者的差別在於位置，@ 提及的連結嵌在句子中間，連結到頁面則是自成一行的區塊。示範時，在「官網改版專案」頁面寫下「詳細討論見」，接著輸入 @，選擇「會議記錄」子頁面，就得到一個點得進去的行內連結。人員提及要有同事才用得上，單人工作空間裡沒有可以提及的對象，等到多人一起用時再試就好。
選取一段文字後按 cmd/ctrl + shift + M，可以替它加上評論，和提及人員搭配，就是最簡單的討論方式。
資料庫的每一列都是一個獨立頁面
在整套 Notion教學裡，資料庫是最能發揮作用、也最容易讓新手摸不著頭緒的部分。關鍵的觀念只有一個，就是資料庫裡的每一列打開都是完整的頁面，可以寫內文，而表格上的欄位則叫屬性。有了這個觀念，建立表格、設定欄位和狀態，就只是照順序做一遍。
用 /database 建立第一張資料庫
建立資料庫有兩條路，一是在頁面裡輸入 /database，二是在新頁面的「開始使用」下選擇表格。建好之後，第一欄是各項目的名稱，其餘每一欄都是一個屬性。
示範的資料庫取名「專案追蹤」，用「新頁面」新增三筆項目：官網首頁改版、品牌 Logo 提案、名片印刷，負責人都是王小明。
把滑鼠移到名稱欄的儲存格，按「打開」，畫面右側就會開出這一列的頁面預覽，上方是屬性，下方是可以自由書寫的正文。所以「官網首頁改版」除了記錄進度，還可以直接把需求說明、參考圖放進去，連正文裡再放另一個資料庫也行。這正好呼應第一節的說法，資料庫就是頁面的集合。
新手常用的屬性類型與新增方式
屬性決定每個項目要記錄什麼資料。新手用得到的類型大致有這幾種：
- 文字、數字：記錄備註、數量這類沒有固定選項的內容。
- 選取、多選：從事先定好的選項裡挑一個或多個，例如優先順序。
- 狀態：專門用來追蹤進度，規則比選取嚴格。
- 日期：記錄截止日，單一日期或日期區間都可以，時間則是選填。
- 人員：指定工作空間成員當負責人。
- 檔案和媒體、核取方塊、網址：附上檔案、打勾表示完成，或放參考網址。
公式、關聯關係與匯總屬於進階類型，熟悉基本操作之後再學也不遲。
接著替「專案追蹤」加三個屬性：「截止日」（日期）、「負責人」（人員）、「優先順序」（選取，選項設為 P1、P2、P3）。新增屬性的步驟如下：
- 按「新增屬性」；如果已經有屬性，就改按最右側屬性旁的「+」。
- 輸入屬性名稱。
- 從清單挑一種屬性類型。
在表格瀏覽模式裡，也可以點選既有屬性，選「向左插入」或「向右插入」，決定新欄位出現的位置。
屬性建好之後想再調整，就開啟資料庫上方的設定選單，選「編輯屬性」，就能搜尋屬性、新增屬性，或點進某個屬性改名稱、調整這個屬性專屬的設定、複製與刪除。畫面欄位太多時，可以在設定選單的「屬性能見度」（英文介面為 Property visibility），點屬性旁的眼睛圖示，隱藏不常看的屬性。
狀態屬性固定分成待辦事項、進行中與已完成三組
狀態屬性是專案追蹤最實用的一欄，主要分成三組：待辦事項、進行中、已完成（英文介面依序為 To-do、In progress、Complete），新建時三組裡預設的選項依序是「未開始」「進行中」「完成」。這三個主要分組本身不能更改，但每一組底下都可以加上自訂選項，例如在進行中那一組加上「等待客戶回覆」。
它和選取屬性的差別在彈性。選取屬性讓任何人都能隨手加新選項，久了容易出現「進行中」與「處理中」這種意思重疊的標籤；狀態屬性把架構固定下來，要篩選單一狀態很單純，下一節看板的分欄也會比較乾淨。
示範時，把「官網首頁改版」的狀態設成「進行中」，另外兩筆維持「未開始」。這一欄填好之後，看板就能直接拿它分欄。
同一份資料能用表格、看板與日曆呈現
資料庫真正厲害的地方，是資料只有一份，看的方式卻可以有很多種。表格適合逐筆填資料，看板適合看進度，日曆適合看時程，三者看的其實是同一批頁面。
新增瀏覽模式與 11 種版面類型
新資料庫預設是表格。要多一種看法，點資料庫名稱旁的「+」（螢幕比較小時，先點目前瀏覽模式的名稱，再選「新增瀏覽模式」），選擇版面類型並替它命名就完成了。瀏覽模式的數量沒有限制。
可選的版面類型有 11 種：表格、看板、圖庫、列表、圖表、儀表板、時程表、動態、地圖、日曆與表單。新手先熟悉看板和日曆就夠用，其他幾種等到有需要時再試即可。每個瀏覽模式都有自己的名稱、版面、可見屬性、篩選、排序與分組，彼此獨立；想換版面，開啟設定選單的「版面配置」就能切換。
看板依狀態屬性分欄顯示
看板把項目變成卡片，再依某個屬性分欄。資料庫有狀態屬性時，看板預設就用它分欄；沒有的話，會改找選取、人員、多選這類可以分組的屬性，全都沒有就自動建立一個新的狀態屬性。
示範時，替「專案追蹤」新增一個名為「進度看板」的瀏覽模式，卡片會依狀態分成三欄，每張卡片可以顯示負責人與截止日。卡片可以拖曳調整位置。不需要的欄，點欄標題旁的 •••，就能把這一組先隱藏起來。
想改分欄的依據，開啟右上方的設定選單，選「分組」，把「分組方式」換成別的屬性，例如負責人。要用的屬性還不存在時，先到「編輯屬性」新增，再回來選。
日曆依日期屬性排進月曆
日曆需要資料庫裡有日期屬性，項目才排得進月曆。新增方式同樣是點資料庫名稱旁的「+」，選「日曆」。示範用「截止日」，三筆專案就會依截止日排進當月的格子裡。
日曆預設是月檢視。想看週檢視，開啟設定選單的「版面配置」，把「顯示日曆為」改成週。資料庫裡有多個日期屬性時，也在版面配置用「依下列顯示日曆」選擇要以哪一個排列；同一頁還有「顯示週末」，可以決定月曆要不要把週六、週日列出來。
拖曳卡片到另一天就能改日期，把游標移到卡片左右邊緣再拖曳，可以讓卡片橫跨多天。游標移到某一天的日期上，會出現「+」，點下去就能在那一天建立新項目。週的起始日依地區預設，要調整的話，到「設定」→「偏好設定」→「語言與時間」切換「星期開始於週一」。
篩選、排序與分組在各瀏覽模式獨立保存
篩選決定顯示哪些項目，例如只看負責人是王小明的；排序決定先後，例如依截止日排列；分組則決定怎麼分欄。三者的入口都在資料庫右上方的設定選單，分別是「篩選」、「排序」與「分組」。加了篩選之後，資料庫上方會多出一列篩選列，按「＋ 篩選條件」可以再疊加條件。
最容易誤會的是儲存範圍。多人共用的資料庫裡，自己調整的篩選不一定會同步到別人的畫面，要讓所有人打開都看到同樣的結果，得依畫面提示另外儲存；單人使用的工作空間不會出現這個選項，不必理會。另外，每個瀏覽模式各自保存設定，在看板加了篩選，表格那一份不會跟著變。
條件比較複雜時，可以用進階篩選，以 AND 與 OR 組合多個條件。
範本讓重複的頁面不必從頭做
龐果設計每接一個新案子，都要建一份格式相同的案件頁。這類重複的工作適合交給範本。Notion 的範本有三種來源，分別是現成的 Marketplace 範本、資料庫自己的範本，以及依週期自動建立的重複範本。
Marketplace 範本加入後成為自己的副本
註冊之後，Notion 會依入門問卷的答案，在側邊欄放幾個範本，可以保留，不需要就刪掉（頁面名稱右側的 ••• 選「刪除」）。想找更多，側邊欄目前看不到 Marketplace 或範本的入口，要直接到 Notion 官網的範本庫（Marketplace）挑選。
免費範本的按鈕是「加入」，付費範本則會標示「購買」與金額，所以付費與否在頁面上一眼就看得出來。決定之前，可以先預覽範本，看看它的運作方式。
加入之後，範本就成為自己的副本，出現在側邊欄，可以修改封面、圖示與標題；範本裡資料庫的屬性也能改名、新增或刪除，或加上看板、日曆瀏覽模式。常用的頁面格式，也可以在側邊欄留一份空白頁面，需要時複製出來用。
資料庫範本預填屬性與內容
Marketplace 的範本適合起步，但像「每個新案件都要有需求訪談與報價兩個步驟」這種自家固定的流程，用資料庫範本會更貼身。在「專案追蹤」資料庫右上角，找到藍色「新建」按鈕（英文介面為 New）旁邊的下拉箭頭，選「＋ 新範本」。
頁面標題就是範本名稱，這裡取成「新案件」。接著預填屬性，負責人設成王小明，狀態設成「未開始」，內文放上「需求訪談」「報價」兩個待辦。範本裡也可以放圖片、嵌入內容與子頁面。
之後新增項目時，從頁面內的灰色選單選範本，或點藍色「新建」按鈕旁的下拉箭頭選範本，建出來的頁面就會帶著這些內容；記得替它換成自己的標題，再依案件修改內容。範本只能用在建立它的資料庫，數量沒有限制，想編輯、複製或刪除，點下拉選單中範本旁的 •••。
重複範本依日、週、月或年自動建立
範本還能依週期自動新增項目。打開範本的編輯頁，頂端有一行「建立副本頻率：每…」，點開就能選週期，選項有天、平日、週、2 週、月、3 個月、6 個月與年，選好後再依畫面設定開始的日期與時間。
龐果設計每週都有一次專案例會，就可以做一份「例會記錄」範本並設成每週重複，每個星期自動多出一筆例會項目，不必每次手動複製。每月的報表或固定的巡檢清單，也適合這樣處理。
分享頁面分邀請與發布兩條路，權限有 4 個等級
新手最常問的問題，是怎麼讓別人看到頁面，或一起編輯。Notion 有兩條路，一是邀請特定的人，二是發布成公開網址。示範都用「官網改版專案」頁面，被邀請的人是王小明。
邀請成員與外部訪客的步驟
邀請的步驟如下：
- 按頁面頂端的「分享」，開出分享面板。
- 在「電子郵件地址或群組…」輸入框搜尋工作空間成員或群組，或輸入外部訪客的電子郵件。
- 在對象名稱旁的下拉選單選擇權限。
- 按「分享」送出。
被邀請的頁面會出現在對方側邊欄的已共享區段；外部訪客需要有自己的 Notion 帳號才能打開。
一般頁面的權限等級，由大到小是這四種：
- 全部權限：可以編輯所有內容，也能再分享給其他人。
- 可以編輯：能修改內容，但不能分享給別人。
- 可以評論：只能評論，不能編輯，也不能分享。
- 可以查看：只能閱讀，不能評論、編輯或分享。
資料庫頁面另有「可以編輯內容」，擁有這個權限的人能編輯頁面內容與屬性值，但不能更動資料庫的結構、瀏覽模式、排序或篩選；部分付費方案的資料庫頁面還有「可建立」，只能新增項目。
只有擁有全部權限的人，才能把頁面再分享出去。所以給王小明「可以編輯」，他就能修改專案頁面，卻不會順手把頁面轉給其他人。要留意的是，部分權限要付費方案才能給，免費帳號在權限選單裡會看到「可以編輯」旁標著方案提示，選之前先看清楚。日後要收回存取權，在「分享」選單裡對該對象選「移除」即可。
子頁面沿用上層頁面的權限
在頁面內建立的子頁面，會沿用上層頁面的權限，這是新手最容易不小心把整串內容都分享出去的地方。「官網改版專案」分享給王小明之後，底下的「會議記錄」和「素材清單」他也看得到。
想讓某個子頁面例外，要直接進到那個子頁面調整它的權限，只調整上層頁面的權限，並不會讓它單獨例外。還要記得前面提過的另一個踩雷點，把已共享的頁面拖進私人，其他人的存取權會被移除。
發布到網路後任何人都能開啟連結
分享面板裡有「發布」分頁，標題寫著「發布至網路」，在這裡按下「發布」，頁面就會得到一個 notion.site 的公開網址，網路上任何人都能檢視，底下的子頁面預設也會一起公開。另一種做法是在分享面板的一般存取，把預設的「僅限受邀人員」改成任何擁有連結的人都能開啟，還能設定連結過期時間，到期後連結就失效。不論哪一種，訪客若想評論或編輯，都要先登入 Notion。
「發布」分頁裡還有幾個選項可以調整，例如開啟搜尋引擎索引，搜尋引擎才找得到這個頁面；開啟「建立副本為範本」，訪客就能把頁面複製到自己的工作空間；不想再公開時，回到這個分頁取消發布，再確認一般存取沒有還開著「任何擁有連結的人」，不然知道連結的人仍打得開。
發布和邀請是兩條不同的路。邀請特定的人，只有受邀者打得開；發布則是知道連結的人都打得開。公開之前，先確認頁面內容與子頁面的範圍都適合讓外人看到。
手機版、桌面版與網頁版的差異
Notion教學的操作多半在電腦上示範，但同一組帳號可以在瀏覽器、桌面 App 和手機 App 使用，日常編輯的方式一致，只是操作細節與少數功能不同。比較實用的分法是手機適合閱讀、快速記錄與評論，管理類的操作回到電腦上做。
手機 App 無法完成的 6 項操作
手機沒有滑鼠移上去的狀態，所以 ••• 與「+」圖示會一直顯示；桌面版建立的多欄版面，在手機上會收合成單欄。新增區塊時，點「+」按鈕就能看到所有可以新增的內容類型。
根據 Notion 幫助中心，下面這幾件事無法在手機 App 上完成，需要改用桌面版或瀏覽器：
- 一次選取頁面上的多個區塊。
- 匯入資料。
- 變更帳號資料，例如照片、電子郵件地址與姓名。
- 刪除或離開工作空間。
- 編輯工作空間的安全性設定。
- 編輯方案或帳單設定。
桌面版的 Command Search 與通知
桌面 App 有 Mac 與 Windows 版，沒有 Linux 版，Linux 使用者改用瀏覽器即可。到 Notion 官網的桌面版下載頁取得安裝檔，之後應用程式會自動更新。
桌面版的特色是 Command Search（搜尋命令）。它可以用自訂快速鍵、Mac 的選單列或 Windows 的工作列叫出來，不必切換視窗就能搜尋工作空間，或向 Notion AI 提問。這項功能預設開啟，想關掉的話，到「設定」→「偏好設定」關閉「使用搜尋命令」。
桌面版還會發出推播通知，有人提及你、指派任務給你，或你設定的提醒到期時，都會跳出通知。另外，開新分頁時預設會開啟搜尋視窗，方便直接跳到頁面或建立新頁面；不喜歡的話，在偏好設定把「建立新分頁時開啟搜尋」關掉，新分頁就會改顯示「啟動時開啟」所指定的頁面。
離線只能用桌面與手機 App，瀏覽器不支援
離線只能在桌面與手機 App 使用，瀏覽器不支援。要離線看的頁面，得在每一台裝置各自開啟，步驟如下：
- 開啟要離線使用的頁面。
- 點頁面頂端的 •••。
- 開啟「離線可用」。
進度列跑完，頁面就能離線使用。離線時可以建立新頁面，也能檢視並編輯已下載的頁面；但嵌入內容、AI 區塊、表單與按鈕這類需要網路的區塊不能用，離線時也不能分享頁面或變更權限。
有兩個地方容易漏掉。根據 Notion 幫助中心，下載資料庫時只會下載第一個瀏覽模式的前 50 列，所以最常用的瀏覽模式最好排在第一個。子頁面也不會隨上層頁面自動下載，需要一個一個開啟。已下載的頁面可以到「設定」→「離線」查看與管理。
Notion AI 與方案資訊的查看位置
新手在畫面上很快就會看到 Notion AI 的入口與升級方案的提示。Notion AI 是內建在工作空間的 AI 助手，可以協助建立與編輯頁面和資料庫。入口有兩類，一類是側邊欄上方的「對話」分頁與畫面左下角的「新對話」按鈕，登入後預設看到的「歡迎使用 Notion」也是這個對話畫面，另一類是建立資料庫時選單裡的 Build with AI 選項，後者能依你寫的一段描述，先建出一個資料庫的雛形。
Notion AI 的可用範圍與額度會依方案而不同，也會隨時調整，要確認細節，以 Notion 當下顯示的頁面為準。方案是以工作空間為單位，一個帳號底下有多個工作空間時，要分別查看。完整的方案比較，在 Notion 官網的價格頁；工作空間內的入口，則是點側邊欄上方的工作空間名稱，在選單選「升級」，或進「設定」查看目前方案。想降級或取消，到「設定」→「帳單」→「變更方案」。
接下來可以挑一個手邊真的在進行的專案搬進 Notion。建一個專案頁面，把相關資料放成子頁面，再做一張帶著狀態和截止日的資料庫，最後分享給一起做事的人。操作熟了，Notion教學裡提到的看板、日曆和範本，就會自然變成整理工作的日常，而不只是一份功能清單。